- А зачем вообще нужна эта система управления складом? - спросил как-то
директор по снабжению одной небольшой производственной компании.
- Ну как же, чтобы знать, где что лежит...
- А у меня есть кладовщик, который и так знает, где что лежит.
- А когда у тебя склад станет слишком большим для одного кладовщика?
- Тогда я возьму кладовщику помощников, которые будут знать, где
что лежит, а кладовщик будет знать, у кого из них спросить.
Я привожу здесь этот диалог специально для того, чтобы показать комичность самой постановки вопроса о необходимости системы управления складом для средних и крупных предприятий. Действительно, начиная с некоторого размера предприятия в целом и складского хозяйства в частности, автоматизированной системе управления складом не остается никаких альтернатив. Даже целая бригада опытных кладовщиков не сможет в течение нескольких минут рассчитать оптимальные маршруты комплектации для десятков заказов или с уверенностью ответить, хватит ли на складе свободных ячеек для размещения всех запланированных на завтра поступлений. Кроме того, когда объем материальных потоков, проходящих через склад, становится достаточно велик, просто неразумно доверять безраздельный контроль над ним одному человеку или нескольким людям.
- Кладовщик Иванов нравится начальству куда больше, чем Сидоров.
- Почему? Эффективнее работает?
- Да. У Сидорова обычно теряется виски “Блэк лейбл”, а у Иванова - водка, она гораздо дешевле.
Поэтому целью данной статьи является не убеждение читателя в необходимости автоматизации управления складом, а решение более практических вопросов выбора системы. Но прежде чем переходить к анализу преимуществ и недостатков возможных вариантов, давайте определимся, какие цели преследует внедрение складской системы и какие задачи она должна решать.
В случае автоматизации управления складом можно выделить следующие общие мотивы:
- повышение эффективности использования складского пространства и пропускной способности склада;
- сокращение времени выполнения основных операций (приемки, комплектации, отгрузки);
- повышение уровня сложности обрабатываемых заказов (как по ассортименту, так и по количеству);
- снижение складских потерь (пропажи товара, потеря товарного вида, истечение срока годности);
- уменьшение расходов на хранение и обработку товара;
- снижение влияния человеческого фактора, уменьшение количества решений, принимаемых оператором;
- повышение эффективности инвентаризации и сокращение времени ее выполнения.
Для достижения этих целей складская система должна быть способна:
- вести учет размещения товара по ячейкам хранения;
- автоматизировать операции:
- размещать товар на складе;
- пополнять ячейки комплектации;
- выдавать задания на отгрузку и маршруты комплектации товара;
- формировать отгрузочную документацию;
- персонифицировать ответственность сотрудников за выполнение отдельных операций, вести различные метрики для оценки эффективности работы персонала;
- формировать задания на выборочную (технологическую) инвентаризацию ячеек и на полную инвентаризацию склада.
Определив цели и задачи, необходимо ответить на важный вопрос: внедрять ли отдельное складское решение и интегрировать его в общую информационную систему предприятия или расширить имеющуюся КИС модулем управления складом? Сегодня рынок предлагает довольно широкий спектр систем управления складом, как недорогих отечественных, так и сложных зарубежных, предназначенных для крупных складских хозяйств. Кроме того, многие современные системы управления предприятием класса ERP имеют в своем составе модуль управления складом. По какому пути пойти?
Рассмотрим достоинства и недостатки каждого из вариантов.
Отдельная складская система
В качестве таковой может выступать как специализированное складское решение, например advantics от PSI logistics GmbH, так и отдельный модуль ERP-системы (в часности, компонент WMS продукта Axapta от Microsoft Business Solutions). Разумеется, допускается также проектирование и написание системы с нуля. Существенным в данном случае является то, что эксплуатироваться будет отдельное приложение со своей собственной базой данных. Оно получает заказы из торговой программы и выдает документы - приходные и отгрузочные. Возможна также передача дополнительной информации в складскую систему и из нее - об ожидаемых поставках товара или об изменении статуса обработки заказов.
Достоинства
Простота проектирования и дальнейших модификаций. Если система является самостоятельной, свобода в ее проектировании и модификациях ограничена только соглашениями по интерфейсам взаимодействия с другими системами. При оценке объемов работ по созданию и модернизации продукта можно использовать стандартные подходы.
Легкость построения территориально распределенного решения. Действительно, если управление складом уже физически выделено из общей информационной системы предприятия, построение надежного территориально распределенного решения (например, для автоматизации удаленных складов) сводится к согласованию интерфейсов.
Более развитая функциональность, чем у стандартного модуля ERP-системы. Вряд ли можно требовать от последней такого же внимания к деталям, какое свойственно специализированному продукту.
Недостатки
Необходимость разработки и поддержки интерфейсов с другими системами. Настройка интерфейсов сама по себе является серьезной технической задачей, а при взаимодействии разных проектных команд к ней могут добавиться еще и организационные сложности.
Отсутствие прямого доступа ко всему набору корпоративной информации. Каким бы емким ни был интерфейс между системами, передать всю информацию из одной в другую практически невозможно, особенно в режиме online. В самом деле, если менеджеру по продажам неожиданно понадобилось узнать статус процесса комплектации одного из заказов, а доступа к складской системе у него нет, потребуются дополнительные усилия.
Возможные расхождения в данных между системой управления складом и модулем управления запасами. Если управление складом и управление запасами ведется в разных системах, нужно быть готовым к тому, что между ними будут расхождения. Процедуру выявления и устранения этих расхождений необходимо разработать заранее.
Выбор нового поставщика. Если в качестве отдельной складской системы будет использоваться специализированная программа, компанию ждут все трудности, связанные с выбором и построением отношений с новым поставщиком.
Необходимость формирования новой команды. Если это совершенно новое для компании ПО, придется создать группу специалистов, обладающих требуемыми навыками для его поддержки и развития.
Необходимость покупки аппаратных средств. Отдельная система, скорее всего, потребует дополнительного оборудования. Его приобретение неизбежно, если она рассчитана на платформу, не применявшуюся ранее на предприятии.
Модуль в интегрированной системе управления предприятием
В качестве примера можно привести все тот же модуль WMS в системе Axapta или модуль “Управление складом” в Navision. Теоретически его можно разработать самостоятельно и интегрировать в любую ERP-систему, допускающую модификацию и настройку. Важно, что этот модуль является частью одного приложения и использует общую с ним базу данных.
Достоинства
Минимальные затраты на сопровождение приложения и БД. Затраты на сопровождение системы могут существенно различаться в зависимости от того, нужно ли поддерживать одно приложение или два, особенно если они работают на разных платформах.
Использование одних и тех же справочников. Бизнес становится все более динамичным, и справочники (по номенклатуре, клиентам, поставщикам) обновляются весьма интенсивно. Даже при очень надежном интерфейсе иногда происходит задержка обновления справочников и их рассогласование.
Гибкость в выполнении бизнес-процессов. Когда все данные берутся из одного приложения, процессы становятся более гибкими. Например, комплектация заказа для клиента может быть приостановлена, а отгрузка отменена, если уже после размещения заказа превышен кредитный лимит. Менеджеру по продажам не составит труда получить сведения о том, был ли заказ передан в комплектацию, сколько паллет занимает собранный заказ и т. д.
Использование стандартных механизмов для получения комбинированных отчетов, включающих информацию как о физической обработке товара, так и о его финансовых характеристиках и особенностях логистики. С помощью стандартных, доступных пользователю инструментов можно получить ответы на такие, в частности, вопросы:
- сколько ячеек в среднем потребуется для размещения поступления товаров от данного поставщика?
- какова средняя стоимость одного укомплектованного паллетоместа на текущий момент?
Получение услуг по внедрению и сопровождению модуля от того же поставщика. Если он устраивает вас, к чему рисковать с новым?
Использование накопленных знаний. Если у компании есть команда, уже имеющая опыт работы с системой, освоение нового модуля потребует меньших усилий. Даже если такой команды еще нет, сформировать одну группу легче, чем две, не так ли?
Сохранение инвестиций в оборудование. Зачастую новый модуль можно эксплуатировать на уже имеющихся аппаратных средствах, не приобретая дополнительных.
Недостатки
Сложность проектирования и модификации. При разработке необходимо постоянно учитывать, насколько новая функциональность совместима с остальными модулями системы. Сложность и трудоемкость разработки может возрастать в два-три раза.
Взаимное влияние. Так как все модули системы тесно связаны, ошибка в одном из них нередко ведет к нарушению функционирования других. Так, неудачная модификация механизма формирования складских проводок способна вывести из строя все торговые модули системы.
Риск возникновения узких мест. Процедуры управления складом осуществляются в том же приложении и в той же базе данных, что и все остальные. Ресурсоемкий процесс, выполняемый одним модулем, может привести к заметному увеличению времени отклика всей системы. Кроме того, возможны случаи взаимной блокировки процессов на уровне базы данных.
Сложность архивирования данных. В интегрированной системе все складские проводки связаны с соответствующими операциями в модулях “Закупки”, “Заказы”, “Расчеты с поставщиками”, “Расчеты с клиентами”, “Управление запасами”, “Налоги” и, наконец, в “Главной книге”. Если понадобится избавиться от истории товародвижения по ячейкам и переместить ее в архив, сделать это будет не так-то просто.
Какой же вариант больше подходит для вашего бизнеса? Как обычно, универсального ответа нет. Даже не прибегая к утомительным расчетам, можно предположить, что совокупная стоимость владения интегрированной системой, включающей модуль управления складом, будет ниже, чем в случае использования сложной гетерогенной информационной системы с разнородными программами, объединенными посредством многочисленных интерфейсов. Возможно, для автоматизации собственного склада торговой компании среднего размера интегрированный модуль будет лучшим решением. Возможно+ Если только объем и интенсивность операций не слишком велики, если не требуется создавать надежную распределенную систему на базе ненадежных каналов связи и не слишком остро стоит задача последующих модификаций системы с учетом изменений складских технологий, используемых компанией. Если...
С другой стороны, крупной организации с распределенным складским хозяйством, по-видимому, лучше подойдет отдельная складская система. Впрочем, и здесь есть свои “если”. К примеру, в компании, специализирующейся на оказании услуг по хранению и складской обработке товара, используемое решение должно обладать функциями биллинга.
При принятии решения необходимо учесть множество факторов. А если принять во внимание их взаимное влияние, эта задача еще более усложнится. Для правильной и взвешенной оценки этих факторов нужно иметь серьезную подготовку и богатый опыт. Обладает ли ими ваша команда? Готова ли ваша организация в приемлемые сроки найти или обучить специалистов, способных справиться с подобной задачей? Если нет - это не повод отчаиваться. Очень многие предприятия к выполнению проектов такого рода привлекают внешних консультантов. Постарайтесь выбрать себе надежную консалтинговую компанию, имеющую опытных и квалифицированных специалистов. 4
Автор, Илья Прокимнов, является руководителем проектов Columbus IT Partner Russia. С ним можно связаться по e-mail: pcw@columbus.ru.
