СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Продукт имеет отличную функциональность, но впишется ли он в корпоративную культуру российских предприятий?

До недавнего времени подавляющее большинство систем управления корпоративным контентом не имело развитых встроенных средств обеспечения групповой работы с информацией в режиме реального времени (collaboration). Как правило, они не предоставляли средств мгновенного обмена сообщениями, чатов, досок объявлений, возможностей для совместного использования приложений, ограничиваясь управлением блокировкой документов при их извлечении из хранилища для редактирования, бизнес-процессами (workflow) и версиями.

Вместе с тем в корпорациях, работающих в высокотехнологичных отраслях (фармацевтической, электронной, машиностроительной), и сервисных компаниях часто возникает необходимость создания распределенных проектных команд, взаимодействующих кросс-функционально, через границы структурных подразделений и самих фирм.

Эти территориально распределенные группы пользователей при выполнении общего проекта нуждаются (теоретически) именно в средствах поддержки работы в реальном времени, планирования и управления совместными документами. Типовые задачи, которые они решают, включают управление инновационными процессами проектирования изделий, взаимодействием с поставщиками, планами продаж, маркетинговыми акциями, чрезвычайными ситуациями, проектами создания ПО, а также разработку коммерческих предложений и контроль взаимодействия с заказчиками.

В последние годы на рынке появилось много продуктов, помогающих решать эти задачи. Наиболее известны (в нашей стране) решения компаний IBM (Lotus QuickPlaces, основанное на ПО Domino/Notes, и Lotus Sametime) и Microsoft SharePoint Portal Server and Team Services.

А сейчас наметилась тенденция интеграции подобных продуктов с системами управления документами. Главное преимущество, которое она обеспечивает, - это возможность протоколировать все общение пользователей в корпоративном репозитории контента, что открывает дорогу для дальнейшего анализа причин принятия того или иного бизнес-решения. Один из примеров интеграции дает компания Documentum (www.documentum.com), которая анонсировала на прошедшей в мае в Лионе конференции пользователей Momentum Europe’2003 седьмую версию продукта eRoom, приобретенного ею вместе с одноименной фирмой в декабре прошлого года.

Этот продукт позволяет пользователям в считанные минуты создать виртуальную рабочую площадку - с план-графиками, рабочими документами, страницами виртуального общения, причем связав одни из этих объектов с другими произвольным образом. Существует две его версии - eRoom и eRoom Enterprise. Первая более ориентирована на рабочую группу, одиночный сервер, более проста в развертывании, весь контент управляется самим eRoom. Второй - многосерверный продукт, интегрированный с репозиторием Documentum.

“Логичный союз”

eRoom - по меньшей мере третья попытка Documentum предоставить своим пользователям средства групповой работы. В 1999 г. она выпустила проектный портал iTeam, функционирующий на платформе Documentum 4i, а в сентябре прошлого года представила ПО групповой работы Team Manager, включенное в ее систему управления контентом Documentum 5. В пятую версию своего пакета фирма Documentum также добавила и службы Collaboration Services, позволяющие подключать к приложению управления контентом разные компоненты для совместной работы, например онлайновый чат.

Теперь же ставка сделана на продукт eRoom, вероятно, как более популярный (продано свыше миллиона лицензий, из них - около 230 тыс. Ford Motor, 130 тыс. - Hewlett-Packard, имеется много клиентов, пользующихся eRoom в режиме хостинга). Клиенты, развернувшие iTeam, будут поддерживаться, но вся разработка сейчас сосредоточена на комбинированном продукте iTeam - eRoom. При этом основные возможности iTeam планируется включить в eRoom.

“По мере роста мы обнаруживали, что то, чем мы заняты, касается ряда других областей. Средства collaboration как отдельная категория должны вскоре исчезнуть, став частью более широкого спектра корпоративных решений. И мы решили, что для нашей частной компании лучше капитализироваться на этом, - прокомментировал произошедшее Джефри Бейр, вице-президент компании Documentum, отвечающий за средства совместной работы, ранее он возглавлял компанию eRoom. - Documentum очень силен в области создания инфраструктуры корпоративного контента, но был не так силен в средствах collaboration. И возник логичный союз. [Наше предложение] затрагивает уже не просто collaboration, а еще контент и процессы. Мы пытаемся дать единую платформу для управления неструктурированным контентом. И средства онлайнового взаимодействия - важная ее часть, как и контентные сервисы, workflow и обработка; все это - инструменты для облегчения работы людей в корпорациях”.

К единению

На данный момент eRoom довольно слабо интегрирован с платформой управления контентом Documentum. Например, eRoom использует Microsoft SQL Server, а Documentum более ориентирован на СУБД Oracle. Также eRoom не поддерживает язык Java - один из ключевых элементов архитектуры Documentum.

Изменение продукта планируется производить поэтапно. Вначале средства интерактивного общения, работы с контентом, управления исполнением проектов через Web смогут сохранять весь контент централизованно в репозитории Documentum. “Слияние произошло три месяца назад, и сделать много за это время трудно. Основной задачей было сделать так, чтобы контент лишь виртуально управлялся eRoom, а на самом деле - Documentum. Это 75% того, что ожидают потребители”, - сказал г-н Бейр.

Второй этап наступит с выпуском версии 7, предварительный образец которой демонстрировался на конференции. В нее интегрированы средства workflow - возможность утверждать документы, управлять рабочим циклом документа через eRoom. Можно будет также обращаться и к другим сервисам Documentum, в частности, к управлению файлами, мультимедиа-данными и пр.

На третьей фазе Documentum 5i и eRoom действительно сольются. eRoom преобразуется в три вещи - типы collaboration-контента, управляемые Documentum; встроенные в ядро Documentum web-сервисы, предоставляющие функции поддержки групповой работы; поверх всего этого - интерфейс для совместной работы.

Уже сейчас API-интерфейс eRoom позволяет подключать его к различным приложениям автоматизации предприятия. По мере интеграции с Documentum 5i делать это станет проще. Появятся более мощные коннекторы между контент-сервером и корпоративными приложениями. И можно будет переключаться между данными транзакции и неструктурированным контентом, а также отслеживать взаимосвязи на всем жизненном цикле транзакционного приложения.

Эта возможность позволит, например, в ходе исполнения транзакции в ERP-системах поставлять пользователю определенный неструктурированный контент или помогать разрешать исключительные ситуации бизнес-процессов, обслуживаемых транзакционной системой, с помощью дискуссий и обмена контентом. Подобные ситуации возникают, например, при смене чертежей заказного изделия. (Надо сказать, что ERP-вендоры, например фирма SAP, уже самостоятельно интегрируют средства collaboration со своими продуктами.)

Будет улучшена и поддержка больших корпораций - благодаря поддержке общей инфраструктуры, современных СУБД, WAP-серверов, порталов. Пользователь сможет обращаться к collaboration-приложению так, как он того пожелает, - через настольные приложения Microsoft, портал, через заказное Web-приложение.

Но эта фаза наступит не так скоро, по крайней мере, не в этом году (см. врезку).

Исполнение проектов

Одно из главных новшеств eRoom 7 - это появление в нем расширенных средств управления проектами. В более ранних версиях проектные графики можно было только просматривать, но не менять. Но и сейчас eRoom сфокусирован не на управлении проектами, а на их исполнении. В нем присутствует менее 20% функциональности Microsoft Project, не говоря уже о более мощных пакетах типа Primavera. Как утверждают представители Documentum, задача подменять специализированные системы у них не стоит.

“Мы интегрируем проектный график с остальными частями проекта - контентом, задачами, конечными продуктами, людьми, задействованными в проекте, и синхронизируем изменения с серверной основой проекта. Мы видим возможность кооперации с этими вендорами, а не конкуренции с ними”, - заявил мистер Бейр.

Более того, в дальнейшем планируется углубить интеграцию со средствами управления проектами, чтобы можно было планировать проект в Microsoft Project и далее управлять им и сравнивать, как выполнение проекта совпадает с намеченными целями, в eRoom. А за счет интеграции с Exchange и Outlook данные о календарных событиях, задачах и уведомлениях могут быть прозрачно синхронизованы и с ними, что существенно облегчит работу пользователей.

В дальнейшем продукт намечается вывести на новый уровень. “Сегодня eRoom концентрируется на проектах. Но что, если у вас много проектов или что-то, что находится над проектом, скажем, корпоративная программа? В версии 7 мы вводим понятие таких программ, возможность выполнять много проектов. Мы можем отобразить всю корпорацию или расширенную корпорацию, сделать срез по проектам”, - сказал мистер Бейр.

У нас свой путь?

eRoom имеет отличную функциональность, но будет ли она востребована в России? Цена продукта и его идеология гарантируют, что потенциальным рынком для него станут только крупные компании. Но глядя на то, с каким трудом прививаются у нас любые электронные системы, требующие структуризации управления бизнесом (и ERP, и СДОУ, и B2B), мы можем полагать, что здесь его востребованность будет относительно узкой. На многих российских предприятиях культура организации работ менеджеров среднего звена, основанная на использовании цифровых инструментов, пока слаба. Часто производительность труда можно в разы повысить просто правильной организацией дел, без применения ИТ вовсе.

Кроме того, для успеха средств collaboration необходимы надежные каналы связи. Если они отсутствуют, то это приводит к необходимости кэширования данных на портативных устройствах. В самом деле, вряд ли кто захочет, чтобы во время деловых переговоров его ноутбук выдал сообщение, что сервер с нужным документом недоступен.

Впрочем, приложения IBM/Lotus QuickPlace (по функциональности аналогичные Room, но они базируются на другой технологической основе - общих сервисах Domino/Notes) и Sametime первыми попали на отечественный рынок, и уже есть некоторый опыт, позволяющий оценить текущую востребованность этого технологического направления в целом.

“Небольшие российские компании не готовы платить за использование виртуальных рабочих групп, создаваемых в режиме хостинга. Начавшиеся несколько лет назад на нашем рынке проекты в этой области были заморожены, - рассказал Андрей Линев, генеральный директор компании “Интертраст”, занимающейся внедрением решений документооборота на базе технологий IBM/Lotus. - Для обеспечения взаимодействия компаний на открытом рынке в абсолютном большинстве случаев оказалось достаточно почты. Внутри же больших корпораций хватает тех возможностей, что дает Notes/Domino и телефонная связь. Сложившаяся в них культура плохо согласуется с приложениями для виртуальных рабочих групп. Но частично эти технологии могут удачно применяться для организации оперативной поддержки пользователей. Например, клиенты компании “Интертраст” могут задать вопрос в ее службу поддержки и оперативно получить ответ при помощи приложения Lotus Sametime. Эта услуга оказалась востребованной”.

Другая компания, LinuxLabs, некоторое время назад приостановила проект по предоставлению услуг на базе хостинга QuickPlaces, начатый пару лет назад. Однако сама IBM видит и положительные тенденции, оценивая перспективы российского рынка систем collaboration не менее оптимистично, чем Documentum.

“Мы наблюдаем рост интереса к подобным продуктам. Они уже используются для организации виртуальных рабочих групп в ряде корпоративных проектов, например в Аэрофлоте и Пенсионном фонде. Нашли применение и средства виртуальной совместной работы, встроенные в порталы, - отметил Николай Дубовицкий, менеджер по продажам ПО Lotus московского представительства IBM. - И хотя основная доля бизнеса ПО Lotus *1 приходится на решения Domino/Notes, доля, связанная с QuickPlaces и Sametime, быстро растет. IBM считает их настолько перспективными, что на июль запланирован выпуск русифицированной версии QuickPlaces. Локализация Sametime закончится в III квартале этого года, а за ней последуют локализованные версии Lotus WorkPlace Messaging System, Lotus Learning Space. IBM делает локализацию только тогда, когда абсолютно уверена, что рынок созрел до работы с подобными решениями”.

_____

*1. По всей видимости, более 95%.

Развитие eRoom

До конца года - Версия 7

I квартал 2004 - Project Dashboard, поддержка Oracle, сервисы совместной работы для платформы Documentum

II квартал 2004 - Унифицированная платформа, eRoom на базе технологии портлетов, расширение возможностей для разработчиков