РЕШЕНИЯ
Проблема обеспечения компании средствами печати на первый взгляд представляется сравнительно простой: число производителей принтерной техники невелико (да и представлены в регионе, как правило, не все из них), технические критерии выбора моделей в большинстве случаев достаточно очевидны, и нужно лишь соотнести все это с собственными объемами печати и финансовыми возможностями. Справиться с подобной задачей не сложно, и, если в расчет принимается стоимость и доступность расходных материалов и наличие поблизости сервисного центра, в котором при необходимости можно отремонтировать вышедшее из строя устройство, решение в первом приближении можно считать вполне оптимальным при условии, что речь идет о небольшой фирме с устоявшимся бизнесом. Условие это является принципиальным, поскольку у описанного выше весьма распространенного подхода, фактически ничем не отличающегося от подхода "продвинутого" домашнего пользователя к приобретению персонального принтера, есть слабое звено, обусловливающее его неприемлемость для крупной или быстро растущей компании. Это слабое звено - крайне невысокая масштабируемость решения, следствием чего становится чрезмерный рост эксплуатационных расходов по мере расширения принтерного парка.
"Балтика": здесь варят пиво и: внедряют ИТ-технологии
О главном герое
В справедливости подобного "открытия" многие компании уже убедились на практике. Среди них и один из лидеров российской пивоваренной индустрии компания "Балтика", к опыту которой мы обращаемся не впервые (см. PC Week/RE, N14/2003, с. 45). На протяжении последних нескольких лет ее ИТ-отдел, преобразованный год назад в связи с расширением фирмы (в настоящее время у нее пять размещенных в разных регионах производственных площадок, тридцать одно сбытовое подразделение, пять представительств и одна дочерняя компания в Германии) в ИТ-службу, целенаправленно формирует политику автоматизации и ИТ-обеспечения предприятия, в том числе и в области средств печати. Сегодня только на головном предприятии "Балтики" в Санкт-Петербурге оборудовано порядка нескольких сотен компьютеризированных рабочих мест, обслуживаемых 250 принтерами. С учетом филиалов эти цифры возрастают в 2-3 раза. Вся эта техника, а также серверное и сетевое оборудование, средства коммуникации и многое другое, включая программные средства автоматизации, составляют сферу ответственности имеющихся в каждом филиале и на головном заводе отделов информационных технологий (из 10-12 специалистов), подчиненных центральной ИТ-службе. В ней насчитывается 18 сотрудников, на которых возложены задачи по определению инвестиционной политики в области ИТ, разработке методологических и регламентных процедур, стандартизации и унификации применяемых ИТ-решений, а также консультирование отделов компании и ее филиалов по вопросам ИТ-обеспечения.
Сергей Цыпленко: "ИТ-структура нашего предприятия
начала формироваться в середине 90-х годов
и на первых порах представляла собой "зоопарк",
что определялось общей ситуацией на рынке в те годы.
Теперь у нас есть стандарт, определяющий требования к
оснащению всех наших производственных площадок"
Оптимизация принтерного парка и связанных с его содержанием расходов, далеко не первая по приоритету задача для ИТ-службы. По словам возглавляющего ее Виктора Никонова, в ближайшее время его подчиненным предстоит, например, завершить внедрение базового ERP-контура корпоративной информационной системы, крайне нужной предприятию, объем производства у которого за последние 10 лет вырос почти в 50 раз. И тем не менее еще три года назад ИТ-отдел пришел к выводу о необходимости пересмотра подхода к организации принтерного хозяйства. "Раньше, - рассказывает Сергей Цыпленко, начальник отдела технического обеспечения ИТ, - при закупке печатающего устройства для какого-либо подразделения мы искали недорогой и подходящий именно этому подразделению продукт. Например, в середине 90-х годов самыми дешевыми были струйные принтеры, и таких принтеров у нас было много. В результате из-за дороговизны расходных материалов и необходимости держать большой штат сотрудников для обслуживания разнородной техники эксплуатационные расходы были просто огромными. В какой-то момент мы поняли, что нам необходимо стандартизировать парк оборудования".
Виктор Никонов: "Нам еще предстоит проанализировать
итоги за два-три года, но уже сегодня мы видим, что переход
на более мощные сетевые принтеры дает ощутимые результаты"
Мысли вслух. Андрей Невзоров: |
"В настоящее время все больше заказчиков отходят от принципа минимизации вложений на первоначальном этапе и начинают понимать, что от того, как организован документооборот у них в офисе, зависят не только затраты на расходные материалы, но и оперативность, с которой необходимая информация будет распечатана, скопирована, передана по факсу или электронной почте. Нехватка свободных ресурсов (принтеров, факсов, копиров) сказывается на оперативности работы сотрудников. Неэффективное использование их рабочего времени приводит к довольно существенным "скрытым" затратам, избежать которые можно еще на этапе планирования закупки техники.
Конечно, далеко не все компании сознают эти проблемы. Пока еще основным препятствием к внедрению передовых решений в сфере печати остается отношение к средствам печати как к чему-то второстепенному. Наш опыт показывает, что в этом случае заказчики вынуждены впоследствии тратить немалые суммы на реорганизацию именно этого сегмента". |
Стандарт как средство управления издержками
В полезности корпоративных стандартов на ИТ-обеспечение трудно усомниться - именно они составляют основу политики информатизации предприятия, обеспечивая при правильном подходе согласованное развитие его ИТ-инфраструктуры и исключая ситуации, когда, казалось бы, оптимальные для конкретного места и времени решения в итоге приводят к колоссальным издержкам. Проблема заключается, однако, в том, что понятные на качественном уровне преимущества стандартизации и системного подхода к формированию ИТ-обеспечения крайне непросто выразить в количественных показателях, тем более что без реорганизации бизнес-процессов механическое внедрение даже самых современных технологий зачастую не приводит к экономии сил и средств. В такой ситуации для отвлечения финансовых и людских ресурсов на формирование технической политики предприятия требуется прежде всего политическая воля его руководителей. Проявлению такой воли в отношении организации принтерного парка нередко мешает распространенное отношение к средствам печати как к чему-то второстепенному.
На "Балтике", приступив к формированию и внедрению корпоративных стандартов, исключений делать не стали. Определив требования к средствам печати и заложив их в стандарт, здесь сделали ставку на одного производителя и остановили выбор на компании Lexmark. "Изучив предложения, - говорит Сергей Цыпленко, - мы пришли к выводу, что Lexmark нас удовлетворяет в большей степени, чем другие фирмы. К тому времени мы уже имели опыт эксплуатации продуктов этой компании и представляли их возможности и надежность. Мы также оценивали стоимость печати и владения в той степени, в какой это было возможно". Важную роль в принятии окончательного решения сыграл и еще один фактор. Как отметил Виктор Никонов, у Lexmark уже была выработана хорошая политика в отношении корпоративных заказчиков, что гарантировало привлекательные цены на приобретаемое оборудование, достаточный уровень информационной и технической поддержки, а также решение возникающих в ходе эксплуатации оборудования проблем "по одному звонку".
От поставки оборудования - к поставке решения
Транслятором корпоративной политики Lexmark для "Балтики" стала петербургская компания "Акрополис" (www.acropolis.ru), специализирующаяся со дня своего основания в 1994 г. в области системной интеграции и уже на протяжении ряда лет сотрудничающая с пивоваренным гигантом. "Пока подобным проектам чаще всего уделяется не очень большое внимание, - считает Андрей Заика, генеральный директор "Акрополиса". - В большинстве компаний проблема печати решается от случая к случаю, и подвигнуть их на реализацию комплексного проекта весьма сложно. "Балтика", понимая экономическую выгоду комплексного решения, начала реализовывать такой проект. Мы сотрудничаем с многими поставщиками, но в данном случае, предложив в качестве корпоративного стандарта оборудование Lexmark, исходили прежде всего из имевшихся возможностей для экономии ресурсов заказчика".
| Мысли вслух. Андрей Заика: |
"Основным итогом внедрения комплексной автоматизации на производстве мы считаем разработку корпоративных стандартов на использование техники и ПО, сквозную информационную поддержку бизнес-процессов, повышение эффективности распределения трудовых ресурсов, экономию времени сотрудников. Как составляющую этого процесса, частную задачу повышения эффективности организации печати на предприятии мы решили с помощью техники Lexmark".
|
Техническая часть проекта, по словам специалистов отдела корпоративных решений представительства Lexmark в СНГ и странах Балтии и "Акрополиса", формировалась на основе довольно часто декларируемого, но гораздо реже реализуемого на практике принципа: поставлять не оборудование, а решение. Это тоже один из элементов корпоративной политики Lexmark. Как утверждает Андрей Невзоров, менеджер по работе с корпоративными заказчиками компании, сегодня у нее есть ряд оптимизированных решений для различных структур (офисных, банковских, финансовых, медицинских). "Безусловно, важно снижать стоимость печати, начальную стоимость приобретения оборудования и в конечном счете совокупную стоимость владения этим оборудованием, - пояснил г-н Невзоров. - Но если оптимизировать процедуры, связанные с управлением оборудованием и его обслуживанием, а также с печатью, вводом и хранением электронных копий документов, это дает значительный выигрыш за счет уменьшения так называемых скрытых расходов, вызванных неоправданными затратами рабочего времени сотрудников".
Свои аргументы есть и у "Акрополиса". "Если мы изначально опираемся на решение, то потом гораздо легче выстраивать ИТ-структуру предприятия в целом, - утверждает Виктор Михеев, директор по развитию фирмы. - Начальные вложения через какое-то время окупаются, и ИТ-отделы компаний, как правило, это хорошо понимают. Беда, однако, в том, что мнение ИТ-отдела далеко не всегда является решающим. Руководство компании часто думает иначе".
Внутренний аспект (технический)
Что в данном случае понимается под решением? Прежде всего это комплекс аппаратных сетевых средств печати и специализированного управляющего ПО, которое становится органичным элементом системы управления корпоративной сетью в целом и позволяет, с одной стороны, определить права доступа сотрудников к печатающей и копировальной технике, а с другой - наладить оперативный учет ее использования. Значимость специализированного ПО для корпоративного проекта чаще всего остается недооцененной. А зря. Ведь именно оно позволяет получить объективные данные для корректировки и развития инфраструктуры печати, а также эффективно управлять связанными с ее эксплуатацией издержками.
Скажем, на "Балтике" при формировании требований к техническому проекту перехода на сетевые принтеры Lexmark и выборе моделей для различных подразделений исходили прежде всего из накопленного ИТ-отделом опыта. Вполне понятно, что специалисты отдела, отвечающие за повседневную работоспособность средств печати в подразделениях, достаточно хорошо представляют их потребности. Однако в условиях, когда инсталлированы сотни устройств, составить при таком подходе общее представление о состоянии инфраструктуры печати и отслеживать ее изменение не так-то просто. А если в зону ответственности включаются и удаленные филиалы, как это и произошло в данном случае, то задача усложняется многократно. В ИТ-службе предприятия это хорошо понимают, и потому, несмотря на обилие других неотложных задач, в ее оперативных планах на ближайшие месяцы предусмотрена разработка методики применения поставляемого с принтерами Lexmark управляющего ПО MarkVision. (Оно, кстати, позволяет контролировать работу принтеров разных производителей.) Планируется также интеграция MarkVision и используемой на "Балтике" системы управления сетевыми ресурсами Tivoli корпорации IBM. Возможность такой интеграции, с точки зрения "Балтики", - важный фактор, свидетельствующий в пользу продукции Lexmark.
Говоря о проектном подходе к организации инфраструктуры средств печати в крупных компаниях, следует упомянуть и другие полезные возможности, предоставляемые сегодня производителями принтеров. Тот же Lexmark помимо ПО управления сетевыми принтерами предлагает ряд программных и программно-аппаратных инструментов, позволяющих, в частности, органично встроить в общую систему документооборота компании (бумажного и электронного) многофункциональные устройства (ПО Lexmark Document Distributor), обеспечить возможность распечатки изображений (например, сертификатов на продукцию) без запуска графических приложений (решение Web-SIMM), исключить необходимость в заказе бланков, применив печать с использованием сохраненных в принтере электронных форм (Lexmark Optra Forms). Эти и другие средства, как утверждает Андрей Невзоров, позволяют получить разносторонний эффект: обеспечить необходимый уровень удобства в работе сотрудников подразделений, при соответствующей организации бизнес-процессов дополнительно снизить издержки, уменьшить нагрузку на корпоративную сеть и т. д. Все это, в принципе, интересные для системного интегратора и в общем-то решаемые (при поддержке ИТ-службы заказчика) задачи, но требующие, однако, изрядных интеллектуальных вложений в проработку проекта, а платить за это, к сожалению, в России готовы далеко не все.
Мысли вслух. Виктор Михеев: |
"Если ИТ-отдел компании состоит из двух человек (один - системный администратор, второй ремонтирует компьютеры), то и решения по автоматизации она получает на соответствующем уровне. Если при этом руководство компании воспринимает ИТ как затратную часть своего бизнеса, а не как полноценную его составляющую, то, как правило, ни о какой внутренней технической политике и стратегии внедрения ИТ-технологий здесь говорить не приходится, а вся работа ИТ-отдела сводится к латанию возникающих то там, то тут прорех.
Среди наших заказчиков есть компании, в которых ИТ-отдел рассматривается еще не как бизнес-подразделение, но уже как подразделение по поддержке бизнеса. В таких компаниях и сами отделы больше по численности, и задачи они решают в ином ключе. Я надеюсь, что в недалеком будущем мы увидим множество примеров, когда руководитель ИТ-подразделения станет директором по информационным технологиям и полностью будет соответствовать названию должности: входить в совет директоров и решать с другими директорами бизнес-задачи предприятия. Пока в России таких примеров единицы". |
Внешний аспект (организационный)
Пожалуй, главный аргумент в пользу выбора одного поставщика оборудования - упрощение процедур, связанных с решением проблем, неизбежно возникающих при эксплуатации любых технических средств. Крупный заказчик вправе претендовать на бережное к себе отношение, а следовательно, роль партнера в должной организации обслуживания исключительно высока. "На этапе принятия решения наша задача в том и состояла, чтобы предложить "Балтике" наиболее выгодные условия по предоставлению сервиса, - поясняет Андрей Заика. - У заказчика, как правило, нет каких-то специфических требований к технике. Ему нужно, чтобы она работала, а в случае остановки все проблемы решались по одному звонку. Все это было предусмотрено корпоративным соглашением и определялось необходимостью обеспечить нормальную работу филиалов и представительств компании".
Фактически "Акрополис" стал своего рода интерфейсом между заказчиком и внешней сервисной инфраструктурой, целенаправленно формируемой представительством Lexmark. Кстати, совсем недавно "Акрополис" внес изменения в свою схему работы по обслуживанию "Балтики". Знает ли об этом заказчик? Совсем не обязательно. "Хороший специалист, - считает Виктор Михеев, - это тот, работу которого не видно. Заказчик позвонил нам - и на этом его проблемы закончились. Сколько после этого людей включается в работу и как организована эта кухня, его волновать не должно".
А кухня на самом деле не такая простая: одно дело - Санкт-Петербург, другое - Самара и Хабаровск, где только что открылись новые филиалы "Балтики", изначально оснащаемые в соответствии с корпоративным стандартом принтерами Lexmark. Поиск подходящих партнеров на месте, авторизация их в качестве сервисных центров, организация поставок расходных материалов и запасных частей - все эти задачи представительство Lexmark решает во взаимодействии с европейским офисом корпорации. Так что в понятие "решение" в данном случае, видимо, следовало бы добавить и всю в идеале невидимую для заказчика, но так или иначе задействованную в решении его проблем структуру.
Первые итоги
Этап перевооружения "Балтики" и ее филиалов в соответствии с корпоративным стандартом еще не закончен и продлится некоторое время, пока прежде закупленная техника не выработает свой ресурс. Здесь еще не внедрены автоматизированные средства контроля за использованием принтерного парка, а доля персональных аппаратов (они - первые кандидаты на выбывание) доходит в нем до 35%. Но в то же время локализованы и постепенно сводятся на нет произвольно образовавшиеся очаги цветной печати, а там, где она действительно необходима (подготовка маркетинговых и рекламных материалов, отчетов для топ-менеджеров компании), внедрено легко контролируемое централизованное решение.
Очевидно, в этой ситуации еще рановато подводить итоги, однако кое-что уже можно утверждать с полной определенностью. "Фактически за последнее время при существенном росте объемов печати и количества рабочих мест у нас совершенно не увеличились затраты на расходные материалы, - констатировал Виктор Никонов. - Они занимают не самое большое место в общих расходах на печать, но их легко подсчитать. Вообще говоря, с одной стороны, мы внедряем систему электронного документооборота, с другой стороны, компания растет, а с третьей - меняется логика печати (переход на сетевую печать, последовательная централизация цветной печати). Хочется верить, что общая системная политика, предполагавшая, в частности, переход на мощные сетевые принтеры, является правильной и влияет на бизнес компании в нужном направлении".
