Кто в "Тереме" живёт? - "ТБ.Корпорация"!

    Продолжаем разговор о технологиях автоматизации, применяемых в оптовой торговле. В предыдущем номере (PC WEEK/RE, N 41/2003, С. 40) мы остановились на использовании ИС в крупных складских комплексах, сегодня разговор помимо этого пойдет об автоматизации управленческой деятельности и оперативного учета в оптовых фирмах.

Нынешний SofTool совпал по времени с двухлетием с момента появления на рынке новой системы "ТБ.Корпорация". Об одном из первых ее внедрений - на производственном предприятии "Анион" - мы рассказывали год назад (см. PC Week/RE, N 24/2002, с. 16). В сегодняшнем тематическом обзоре рассмотрим, как с помощью этой системы была автоматизирована деятельность оптовой компании.

Проблемы встали во весь рост

Год назад руководство компании "Терем" (www.teremopt.ru), занимающейся оптовой торговлей климатическими и сантехническими устройствами (системы отопления, водоснабжения и канализации, сантехника и пр.), ясно ощутило, что для дальнейшего развития бизнеса нужно срочно решать накопившиеся проблемы. Разросшаяся партнерская сеть требовала интенсивного товарооборота (что невозможно без оформления большого количества документов, оперативной отгрузки товаров, контроля за нею и т. д.) и хорошего складского учета; для регулирования ассортимента понадобился оперативный сбор данных от удаленных магазинов (часто - в других городах) и дилеров о динамике продаж, оборотах и других показателях. И всю эту информацию следовало быстро и грамотно консолидировать и обработать, чтобы извлечь из нее сведения, необходимые для планирования дальнейших действий. Имевшаяся на тот момент информационная система с назревшими задачами уже не справлялась: одновременная работа множества пользователей вызывала торможение в программе, ее нужно было постоянно модернизировать.

Начальник планово-экономического

отдела компании "Терем" Елена Ермакова

"Идея внедрения новой ИС исходила от директора предприятия, - вспоминает начальник планово-экономического отдела фирмы Елена Ермакова. - Выступив инициатором, он сумел создать вокруг себя такую команду, которая поняла это, приняла и готова была действовать".

Специалисты "Терема" изучили немало систем, имеющихся на рынке (как отечественных, так и зарубежных), пока не вышли на "ТБ.Корпорацию". Сейчас, видимо, можно сказать, что этот выбор был в немалой мере предопределен именно активной позицией руководителя - ведь данный продукт предназначен в первую очередь для оперативного и управленческого учета, с помощью которого высшее руководство фирмы должно получать информацию, необходимую для принятия решений.

Решение - во владении информацией

К концу прошлого года специалистами "ТБ. Софт" (www.tbsoft.ru) было завершено обследование компании "Терем"; в его ходе определились бизнес-функции, все виды ресурсов и их движение, субъекты хозяйственной деятельности и их экономические роли, типы используемых документов и рабочих мест с привилегиями и правами доступа, и, наконец, была подготовлена общая схема бизнес-процессов, отражающая деятельность предприятия. Вся эта информация была использована для параметрической настройки универсального модуля "ТБ.Управление" (который служит для создания рабочих мест различного типа).

"Дело в том, что "ТБ.Корпорация" - одна из немногих отечественных систем, построенных по методике "от бизнес-процесса", - говорит директор "ТБ.Софт" и главный идеолог системы Борис Бабань. - Ее особенность состоит в том, что большинство рабочих мест по оперативному учету, планированию и контролю можно сформировать с помощью параметрической настройки универсального модуля "ТБ.Управление". Архитектура ИС позволяет завершить первые этапы внедрения в короткие сроки. Последующие его этапы связаны с разработкой различных дополнительных сервисов. В этом случае сроки зависят от требований заказчика. Важно, что эксплуатацию системы можно начинать, не дожидаясь разработки большинства этих модулей".

На внедрение системы в "Тереме" ушло около четырех месяцев (ноябрь 2002-го - февраль 2003 г.). "При составления технического задания мы не ставили перед собой цели изменить структуру компании, - отмечает г-жа Ермакова, - однако в ходе внедрения это фактически произошло: для оптимизации документооборота пришлось на некоторых участках менять схему взаимодействия отделов и функции некоторых сотрудников. В итоге были сокращены трудозатраты на многие операции".

"ТБ.Корпорация" - интегрированная система на основе единой базы документов и единой концептуальной модели оперативного и управленческого учета. Модули (проекты) представляют собой специализированное отражение этой базы документов со своими правами доступа и пользовательским сервисом. Базовый комплект содержит модули "Управление", "Бухучет", "Зарплата", "Кадры", "Торговля", "Склад", "Контроль поручений", "Производство".

Результатом первого этапа внедрения системы был запуск примерно 40 рабочих мест в отделах продаж, маркетинга, поставок, планово-экономическом, на складе, а также рабочего места руководителя (директора).

Что даёт владение информацией?

Структура "ТБ.Корпорации" такова, что вся оперативная информация (документы, регистрирующие факты хозяйственной деятельности) вводится в систему "в месте ее возникновения" и, попав в единую базу, становится доступной для дальнейшего использования и обработки. На оперативных данных ведется управленческий учет, который позволяет в режиме реального времени получать аналитическую информацию, важную для руководства, принимающего решения.

Анализ деятельности можно проводить в различных разрезах: по счетам управленческого учета, по видам деятельности, по статьям бюджетной классификации предприятия. При этом "Справочники статей бюджетной классификации" на разных предприятиях могут различаться составом статей и их привязкой к типам документов (как, собственно, и бизнес-процессы в целом).

В ходе внедрения в "Тереме" было создано средство настройки "Справочника статей бюджетной классификации", с помощью которого можно изменять и добавлять статьи. Включенное в стандартный комплект поставки системы "ТБ.Корпорация", это средство позволяет адекватно выстроить структуру финансовых и материальных потоков предприятия, от которой, в свою очередь, зависят показатели управленческого баланса.

На первом этапе автоматизации в компании "Терем" решены следующие задачи:

- контроль прибылей и убытков;

- формирование управленческого баланса;

- бюджетирование денежных средств;

- анализ оборачиваемости товаров;

- оперативное построение отчетов по товарным остаткам, остаткам денежных средств, движению ресурсов и т. д. на больших объемах данных.

Управленческий баланс предприятия отражает всю его финансово-хозяйственную деятельность за определенный период в стоимостном выражении. Особенностью управленческого баланса в "ТБ.Корпорации" является возможность неограниченной детализации его статей. Например, детализировав статью "Денежные средства", можно увидеть текущие остатки и обороты по кассам и расчетным счетам. Детализация статьи "Товары в обороте" позволяет оценить стоимость товаров, находящихся на каждом складе, вплоть до отдельных товарных позиций, а статья "Расчеты с покупателями" покажет руководителю задолженности отдельных покупателей. Здесь же можно узнать автоматически рассчитываемую прибыль по текущей деятельности.

Отчет по прибылям и убыткам строится в разрезе статей доходов и расходов. Соответственно он дает возможность оценить доходы от основной деятельности и выделить наиболее рентабельные, прибыльные направления. Помимо этого прибыли и убытки можно посмотреть как по всему бизнесу, так и по подразделениям и регионам, по товарам, менеджерам и сотрудникам, по контрагентам (и определить тех из них, которые приносят наибольшую прибыль).

"С помощью системы, - отметила Елена Ермакова, - удалось значительно сократить трудозатраты сотрудников, занимавшихся подготовкой отчетов для анализа деятельности. Достигнуты и более конкретные, наглядные результаты: уменьшились остатки на складах, увеличилась оборачиваемость товаров, снизились издержки на продажу и маркетинг".

Следует сказать и о менее очевидном: та информация, до которой прежде невозможно было добраться в принципе, теперь выдается путем нажатия нескольких клавиш. Например, анализ рентабельности по товарным группам позволяет руководству компании принимать оперативные решения о номенклатуре закупок, рациональном использовании торговых площадей и путях развития региональных продаж. Для одних товарных групп выявлены явные сезонные колебания спроса, для других - региональная направленность и т. д.

Проект продолжается

После небольшого перерыва летом компании-партнеры приступили к следующему этапу проекта, который предусматривает подключение всех удаленных филиалов, а также реализацию целого ряда задач - по бухгалтерскому учету, расчету заработной платы, перспективному планированию, дальнейшей автоматизации документооборота. Предстоит также решить, как организовать в системе учет услуг (помимо оптовой продажи оборудования "Терем" практикует его доставку и монтаж у клиента). Однако партнеры по проекту не без основания полагают, что второй этап будет не менее успешным, чем первый.

Версия для печати