ДОКУМЕНТООБОРОТ
От упорядоченности документооборота в значительной степени зависит эффективность работы любого предприятия, будь то производство, торговля или сфера услуг. Правда, обычно управлению документами отводится вспомогательная роль, а на первом месте стоит основная деятельность. Однако бывают исключения. Ведь есть организации, для которых обработка документов и является этой самой основной деятельностью, и им особенно важно автоматизировать документооборот. Именно к этому типу предприятий относится юридическая компания "Городисский и Партнеры", недавно завершившая внедрение системы управления документами фирмы Cognitive Technologies.
"Городисский и Партнеры" занимаются правовой охраной интеллектуальной собственности: патентованием изобретений, регистрацией товарных знаков, доменов, авторских прав и т. д. Сотрудники этой компании работают с колоссальными объемами входящей и исходящей корреспонденции и печатных материалов, связанных с заявками на изобретения и на товарные знаки. Каждое дело требует общения и с клиентом, и с патентным ведомством. При этом необходимо четко соблюдать сроки исполнения работ, так как от этого зависит, получит ли заявитель патент или регистрационное свидетельство, удастся ли своевременно оплатить пошлину для перерегистрации товарных знаков, какой приоритет будет присвоен изобретению или товарному знаку и т. п. Если учесть, что в портфеле компании более 25 тыс. патентов и около 40 тыс. товарных знаков, а в архиве свыше миллиона документов, то становится ясно, что без эффективной системы документооборота ей никак не обойтись.
После сканирования документы снабжаются штрих-кодом,
чтобы их было легче находить в электронном архиве
Однако найти такую систему непросто. Как рассказал старший партнер Сергей Дудушкин, решение внедрить современное ПО было принято несколько лет назад, когда выяснилось, что существующая система не справляется с растущими объемами делопроизводства. Проведя обследование рынка, сотрудники компании выяснили, что универсальные готовые продукты не удовлетворяют их уникальным требованиям, а предложения коллег из других аналогичных организаций не подходят из-за необходимости обеспечить взаимодействие с имеющимися программами фирмы "Городисский и Партнеры". В результате выбор пал на компанию Cognitive, которая взяла на себя обязательство вникнуть в специфику деятельности патентных поверенных и в короткие сроки внедрить заказную систему.
Проект стартовал в октябре 2000 г., а минувшей весной была реализована система делопроизводства и документооборота, а также средства регистрации, распознавания и сортировки документов. По словам Михаила Потапенко, руководителя отдела электронного документооборота фирмы Cognitive, к уникальной особенности проекта относится огромный объем входящей корреспонденции. Чтобы свести ее ручную сортировку к минимуму, был организован автоматический разбор и интеллектуальный анализ отсканированных бумажных документов, сообщений электронной почты и факсов для извлечения из них ключевых слов и их дальнейшего использования при регистрации документа в архиве, последующем поиске и маршрутизации в соответствующие подразделения. Для этого применялись базовые технологии системы "Евфрат-Документооборот" (например, морфология русского языка) и методы обработки гибких форм FlexyDocs. В результате сейчас 95% документов разбирается автоматически и лишь 5% - вручную. При этом поддерживается не только русский, но и английский, немецкий и французский языки. Кроме того, система поддерживает глобальную базу данных, отражающую все этапы прохождения документов: в ней хранятся сведения о каждом зарегистрированном документе и связанных с ним документах, информация об исполнителях, участвующих в процессе документооборота, предприятиях и организациях, с которыми они ведут переписку. С помощью этой БД реализуется контроль за соблюдением сроков работы с патентной документацией.
Говоря о ближайших планах, г-н Дудушкин сообщил, что в настоящее время идет подготовка к внедрению системы в региональных отделениях компании "Городисский и Партнеры" и к увеличению пользовательских мест в московском офисе с 200 до 300. А в дальнейшем, отметил он, не исключено, что фирма будет предлагать эту разработку другим аналогичным организациям, в том числе и зарубежным.
