Лучше один раз увидеть...

СПЕЦИФИКА ОТРАСЛИ

Углубление в детали предметных областей, которого настоятельно требует сегодняшнее состояние международного и отечественного рынка бизнес-приложений, приводит к выпуску отраслевых версий различных программных продуктов, рассчитанных на средний бизнес.

В 2003 г. среди решений такого класса в России появилась локализованная версия специализированной отраслевой системы для автодилеров и сервисных центров Incadea, созданная одноименной немецкой компанией на основе системы Microsoft Navision. Продвижением локализованного продукта занимается единственный в СНГ партнер Incadea - компания "Интеллект-Сервис" (www.bestnet.ru).

Выход в свет новой системы привлек внимание руководителей автосалонов и сервисных центров. Но клиенты нынче пошли осторожные - прежде чем принять окончательное решение о выборе серьезного программного продукта, они желают минимизировать свои риски, например, посмотрев, как это уже работает у кого-нибудь из коллег. Понимая обоснованность подобных требований заказчиков, "Интеллект-Сервис" в начале ноября организовала референс-визит в Германию для руководителей компаний "Инком-Авто" (Москва) и "Спектр-Авто" (Ярославль) с целью изучения опыта использования Incadea в деятельности немецких автодилеров.

Российские гости посетили две компании, торгующие автомобилями Opel: Doerpinghaus в г. Гельсенкирхене (Северная Рейн-Вестфалия), существующую уже 90 лет, и Autohaus Sauerland в г. Хагене. Владелец и управляющий директор Doerpinghaus Фридрих Дерпингхауз продемонстрировал, как работает система Incadea в автосалоне, техцентре, на складе запчастей.

В Autohaus Sauerland финансовый директор и по совместительству ИТ-руководитель Дирк Вайснер познакомил участников поездки с ведением финансового учета и технологией оформления автомашин.

"Мы приехали в непростое для обеих фирм время, - рассказал Владимир Пичугин, генеральный директор компании "Интеллект-Сервис", - автомобильный бизнес Германии переживает кризис. В последние три года финансовые результаты не радуют автомобильных дилеров. Деньги в основном зарабатываются на сервисе, продажи машин прибыли практически не приносят. Для активизации новых продаж дилеры в убыток себе продают машины trade-in (замена старой на новую с доплатой). Продажи частично субсидируются производителем и государством".

Помимо нюансов использования информационной системы российские менеджеры стремились понять другие детали бизнеса коллег из Германии: структуру прибыли, принципы стимулирования персонала, элементы маркетинговой политики и порядок работы с клиентами.

Сразу бросились в глаза различия в ведении бизнеса в России и Германии. Если в отечественных автосалонах консультант, как правило, подходит к посетителю, выясняет, что ему нужно, и предлагает товары или услуги, то в Германии посетитель спокойно гуляет по демонстрационному залу и обращается к продавцу сам, когда возникает необходимость.

По-другому выглядит в Германии и порядок работы сервисного центра. Клиент приезжает, оставляет свою машину, тут же берет другую в аренду и уезжает (если его машина находится на гарантии, то это происходит бесплатно). Таким образом, упрощается планирование работы сервис-центра - в основном расписывается работа по машинам, которые уже находятся в нем. Сложное планирование с учетом записи на определенное время обычно не требуется.

Процессы логистики в обеих немецких компаниях четко отлажены, запасы на складах запчастей оптимизированы: хранится лишь то, что часто используется. Доставка отсутствующих запчастей осуществляется с ближайшего из четырех региональных складов фирмы Opel. Благодаря оптимальному расположению складов все заказанное поступает в любой сервисный центр Германии в течение одной ночи.

Организация работы склада в немецких компаниях также существенно отличается от российского варианта. Подход к стеллажам свободен, контроль за действиями автомехаников, приходящих на склад за нужными деталями, практически отсутствует.

Поддержка информационной системы и компьютерной техники в обеих фирмах передана на аутсорсинг внешней компании, которая занимается обновлением ИС, закупкой техники, организацией каналов связи, инсталляцией требуемых программных продуктов.

В Doerpinghaus система Incadea действует на 86 рабочих местах. На одной базе данных работают центральный офис и, через терминальный сервер, два удаленных отделения и два других автодилера, которые также занимаются автомобилями Opel и используют для своего учета систему, установленную в Doerpinghaus. Все три компании видят в системе склады друг друга и при необходимости могут закупать друг у друга нужные запчасти.

В Autohaus Sauerland система охватывает 90 рабочих мест. В обеих компаниях Incadea - привычный и активно используемый инструмент. Информация вносится в систему по месту ее появления: при оформлении продажи автомобиля, при заказе автомобиля поставщику, на стадии проведения осмотра и диагностики, при планировании ремонтных работ, поставок на склад. Компьютер стоит в комнате мастера по сервису, и каждый механик после выполнения очередной операции подходит к ПК, набирает свой код и получает новое задание (или в системе фиксируется время начала простоя).

По всем операциям генерируются необходимые наборы проводок, автоматически поступающие в Главную книгу, после чего сотрудники финансовой службы анализируют информацию для внутреннего контроля и анализа деятельности. Это дает возможность экономить людские ресурсы, рационально планировать закупки машин, аксессуаров, деталей и позволяет вести бизнес прозрачно.

В Autohaus Sauerland внедрение Incadea длилось три месяца, а в Doerpinghaus - всего две недели. Рецепт столь быстрого развертывания программного комплекса достаточно прост. Все бизнес-процессы дилеров Opel унифицированы и детально описаны производителем (вплоть до каждой выходной формы!). Регламентировано все: порядок оформления заказов, ввода информации и т. д.

На основе единообразно прописанных бизнес-процессов внедряющая компания в соответствии с рекомендуемой MBS методологией ON Target создает типовой вариант настройки системы для дилеров данного производителя с подробными инструкциями. После этого осуществляется несколько пилотных проектов у клиентов, а дальше отработанные технологии тиражируются довольно быстро у других дилеров данного бренда.

Пилотные проекты в новой сети автодилеров длятся примерно по полгода. А тиражирование готового решения идет гораздо быстрее. Основные этапы внедрения готового решения - перенос данных из предыдущей системы и обучение ключевых пользователей. Далее ключевые пользователи обучают остальной персонал, и система запускается в штатную работу. Роль ИТ-руководителя сводится к координации действий ключевых пользователей, в том числе их контактов с внедряющей компанией. Все вопросы, связанные с сопровождением Incadea, решаются с фирмой, внедрившей систему, и исключительно по электронной почте.

Систему Incadea освоили не только дилеры Opel, ее активно используют в Германии и дилеры BMW. Посмотрев своими глазами на работоспособность и полезность этого программного решения у коллег, ИТ-директор "Инком-Авто" Борис Славин тоже признал: "Incadea - идеальное средство ведения внутреннего учета в компаниях, занимающихся автосервисом".