На сегодняшний день практически каждая фирма, начинающая внедрять ERP-систему, уже имеет в своем распоряжении набор информационных продуктов собственной разработки *1 на базе сетевых или локальных решений. Этот факт далеко не всегда положительно сказывается на успехе внедрения. Имеющиеся системы вполне могут удовлетворять потребности заказчика в текущий момент времени (примером таких систем могут быть готовые программы "1С:Предприятие", "Парус" и т. д.), однако не стоит забывать, что решают они исключительно локальные (скажем, учетные) задачи с небольшими функциональными расширениями (в области управления запасами, сбытом и т. п.). Для оценки существующих на предприятии ИС и их влияния на внедрение ERP-решений воспользуемся следующими аспектами анализа:
_____
*1. Под такими системами понимаются как системы, разработанные самим предприятием, так и готовые коробочные решения, которые, как правило, все равно требуют значительных доработок и их также можно отнести к системам собственной разработки (например, "1С", "Бэст" и др.).
· функциональный - насколько унаследованная ИС может способствовать или препятствовать внедрению ERP-системы с позиций информационной поддержки действующих на предприятии бизнес-процессов;
· управленческий - как наличие ИС влияет на управление бизнесом предприятия и как это скажется на управлении будущим ERP-проектом;
· технический - готовность предприятия к внедрению ERP-системы с точки зрения информационных технологий (наличие соответствующих служб, сервисов, инфраструктуры и т. д.)
Функциональный аспект
Как правило, разработка собственных информационных систем осуществляется предприятиями по мере роста потребности в информационной поддержке отдельных бизнес-функций (сбыт, снабжение, производство, бухгалтерский и управленческий учет и т. д.). Основным ограничением для их развития до уровня корпоративных является отсутствие в организации достаточных технических, людских и финансовых ресурсов. В конечном итоге это сказывается на локальном характере решений и обуславливает ряд проблем.
Схема взаимодействия локальных подсистем для информационной
поддержки процесса отпуска готовой продукции контрагентам
В качестве примера рассмотрим информационную поддержку процесса реализации готовой продукции. На предприятии могут быть установлены следующие системы:
· система для регистрации клиентских заказов и выписки соответствующих первичных документов (1);
· отдельная система для бухгалтерского учета расчетов с клиентами (2);
· отдельная программа для регистрации операций с финансовыми ресурсами (расчетный счет, векселя, взаимозачеты) и анализа исполнения бюджета денежных средств (3);
· отдельная программа регистрации операций с наличными денежными средствами (4);
· программа ведения главной книги (5).
Таким образом, указанный процесс поддерживается пятью информационными подсистемами. Схема их возможного взаимодействия приведена на рисунке.
Регистрация операций по отгрузке готовой продукции со склада, в том числе оформление счетов-фактур, выставленных клиентам, осуществляется в системе (1); платежей, поступивших от клиентов, - в системах (3) и (4). Все данные заносятся вручную в программе (2), откуда в конце отчетного периода распечатываются в форме итоговых бухгалтерских проводок для ввода в программу (5) с целью формирования бухгалтерского баланса. Отдельно на предприятии может быть установлена программа для юридических служб, которые регистрируют и ведут договора, заключенные с контрагентами. Подобная организация информационной системы имеет некоторые недостатки, как то:
· дублирование ввода информации;
· недостоверность данных;
· отсутствие оперативной информации;
· работа пользователей в локальном режиме;
· отсутствие единой системы, агрегирующей данные в различных аспектах;
· поддержка нескольких информационных систем ИТ-службами.
Проблемы недостоверности данных и дублирования ввода информации непосредственно связаны между собой. При наличии указанной схемы взаимодействия информационных систем итоговые данные в бухгалтерском балансе могут не совпадать с данными в какой-либо подсистеме. Обусловлено это, в частности, тем, что пользователи могут вносить изменения в уже созданные документы или полностью удалять их. Для такого случая в каскадном режиме должно быть предусмотрено обязательное изменение/удаление документа во всех связанных системах. Однако ввиду того что ввод данных осуществляется самими пользователями, вступает в силу общеизвестный человеческий фактор, порождающий ошибки, выявить которые крайне трудно из-за возможного различия в структуре данных различных систем. Для обеспечения достоверности информации принимается решение о ее вводе в бухгалтерские системы по завершении отчетного периода, когда все изменения первичных документов произведены. Однако такая информация становится неоперативной, а нагрузка на сотрудников получается неравномерной.
Работа пользователей в локальном режиме, т. е. каждого в своем программном обеспечении, позволяет им изменять информацию в рамках своей локальной системы независимо от других систем. Для них это вполне удобно, поскольку они могут "подгонять решение под ответ", однако с точки зрения общей информационной системы информация получается недостоверной, а в некоторых случаях и противоречивой.
Таблица 1. Внедрение системы: определение момента,
когда требуется проводить организационные
изменения в зависимости от предметной области*
Именно из-за этой проблемы на предприятиях отсутствует единый интегрированный источник данных о его деятельности в различных разрезах: финансовом, бухгалтерском, управленческом и т. д. Вся описанная совокупность информационных подсистем не позволяет организовать информацию по принципу drill down, т. е. с возможностью просмотра от наиболее общего уровня агрегирования (например, месячных или годовых отчетов) до самых частых (например, до отдельной операции), что, в свою очередь, не обеспечивает базу для принятия решений руководством высшего звена.
С достаточной степенью достоверности можно утверждать, что подобный список проблем будет иметь место и в случае другой организации информационных подсистем (отличной от приведенного примера). Предприятие рано или поздно столкнется с необходимостью создания единой интегрированной ИС. Инициатором этой работы будут скорее всего ИТ-службы, так как именно с их позиции наиболее четко прослеживается несоответствие представляемой информации и именно эти службы обязаны поддерживать различные ИС. Таким образом, предполагаемый спонсор внедрения ERP-системы (как правило, это все-таки руководитель бизнес-подразделения, например финансовый директор, генеральный директор, директор по экономике и т. д.) может и не осознавать целесообразность внедрения корпоративной информационной системы. С его позиции существующая информационная система до определенного момента будет вполне удовлетворять текущим потребностям бизнес-подразделений.
Таблица 2. Технологические компоненты ERP-системы
Тем не менее наличие подобных информационных подсистем может иметь и ряд положительных эффектов для последующего внедрения КИС.
Одним из них является формализация процедур работы пользователей. Любая информационная система накладывает определенные формальные ограничения на работу пользователей, что в значительной степени облегчает предпроектное обследование для сторонних консультантов и позволяет четко зафиксировать существующие на предприятии бизнес-процессы ("как есть") и уже на этапе эскизного проектирования более точно прописать бизнес-процессы будущие ("как должно быть"). Произведенная формализация бизнес-процедур (например, формализация процесса выписки счетов-фактур клиентам, работы бухгалтерии, финансового планирования) в конечном итоге готовит персонал к совместной работе с использованием ИТ-инфраструктуры.
Функционирование данных информационных подсистем предполагает, что пользователи обладают навыками работы с персональным компьютером. От этого зависят сроки обучения персонала при внедрении КИС.
Управленческий аспект
Управленческий аспект При внедрении интегрированной КИС высшее руководство предприятия интересуется: а что, собственно, ERP-система даст им и владельцам бизнеса? Чем она будет принципиально лучше существующего множества подсистем? В идеале ответом могут служить конкретные цифры, отражающие финансовый результат от внедрения системы. На практике расчет подобных показателей не представляется возможным ввиду ряда факторов, основным из которых является опосредованное влияние ИТ на бизнес предприятия. В общем виде выгоду от внедрения ERP-системы можно сформулировать следующим образом: становится возможным принятие более качественного управленческого решения за счет улучшения качества представляемой информации.
Если на предприятии уже существуют информационные подсистемы, то руководство частично получает информацию именно из них. Внедряемая ERP-система должна по крайней мере не ухудшить существующую информационную поддержку.
Как известно, все хозяйственные операции, регистрируемые в ERP-системах, в конечном итоге находят отражение в главной книге, т. е. в форме бухгалтерских проводок. Тем самым подчеркивается вторичность бухгалтерского учета как вспомогательного бизнес-процесса. Если система настроена правильно, то пользователям надо только регистрировать операции, а бухгалтерский учет будет вестись в фоновом режиме. Однако в этом кроется основная сложность при внедрении ERP-систем - совмещение оперативного и бухгалтерского учета. Фактически операции, уже отраженные в оперативном учете, имеют свое отражение и в бухгалтерском. Практика бухгалтерского учета показывает, что подобное (пооперационное) ведение учета не всегда представляется возможным и как минимум сопровождается дополнительными корректировками. Дело в том, что бухгалтерский учет представляет собой периодическую отчетность, не требующую оперативности. Это сказывается и на структуре информационных подсистем предприятия, которые разделены по принципу: системы для управленческого учета, например (1), (3), и системы для бухгалтерского учета, например (2), (3). Подобная архитектура позволяет вести бухгалтерский учет фактически независимо от оперативного - формировать корректировки "задним числом", производить сторно-записи и т. д. В этом случае финансовый директор получает информацию из системы (3), а главный бухгалтер формирует баланс на основе системы (5). Для каждого из них ситуация вполне приемлема, и внедрение ERP-системы может даже вызвать их недовольство. С трудностями такого рода нередко сталкиваются консультанты, внедряющие систему. Выгоды от ее внедрения можно отследить лишь на самом высоком уровне - уровне высшего руководства, собственников предприятия. Правильно выполненный проект позволит снизить транзакционные издержки на передачу информации между различными подразделениями, не ухудшая ее качества. В приведенном примере ERP-система позволит создать единый информационный поток как для бухгалтерских, так и для финансовых служб.
Здесь мы переходим к следующей проблеме, сопровождающей внедрение систем класса ERP, - проблеме изменения бизнес-процессов. Как известно, ERP-системы построены на основе примеров наилучшей практики (best practice) в области ведения бизнеса. Следовательно, необходимы изменения и в логике ведения бизнеса (см. табл. 1.) Создание собственных систем в большинстве случаев не требует серьезных организационных изменений. Некоторый опыт изменения процессов предприятия конечно же приобретается при создании системы, так как использование ИТ-инфраструктуры невозможно без изменений в работе персонала - пользователей системы. Однако ее создатели полностью ориентируются на конечных пользователей, и система "подгоняется" под существующие на предприятии процессы. Естественно, что представители ИТ-отдела не будут брать на себя ответственность за изменение процессов предприятия. Им проще создать систему, полностью соответствующую существующим.
Внедрение ERP-решения в соответствии с табл. 1 (правый нижний квадрант) скорее всего потребует от организации кардинального пересмотра бизнес-процессов с целью приведения их в соответствие с ERP-моделью. "Подгонка" такой системы под существующие процессы предприятия крайне затруднительна, а чаще всего - просто невозможна. Более того, попытки подобной подстройки не позволят получить всех выгод от ее внедрения и при этом сильно затянут сроки. В то же время созданные на предприятии информационные подсистемы обуславливают значительные сложности для изменения существующих процессов и в конечном итоге препятствуют успешному внедрению. Персонал, привыкший к тому, что система выполняет любое его желание (особенно это касается работы бухгалтерских служб), поначалу с трудом воспринимает строгие рамки, которые накладывает корпоративная система управления.
Технический аспект
По всей видимости, созданные собственными силами информационные подсистемы являются лучшим подспорьем для внедрения ERP-систем именно с позиции технического аспекта. В качестве иллюстрации рассмотрим основные технические компоненты, необходимые для внедрения корпоративной системы.
· Технологии реляционных баз данных. Большинство разработчиков ERP-систем используют в качестве "ядра" реляционные СУБД.
· Возможности хранения информации. При разработке собственных локальных систем могут использоваться те же средства обработки и хранения информации, что и при развертывании ERP-систем. Естественно, что требования к этим техническим ресурсам в случае ERP-системы гораздо выше, но сами принципы работы уже известны.
· Архитектура клиент - сервер. Многие локальные системы разрабатываются уже с использованием такой архитектуры.
· Эволюция рабочих станций. Создание на предприятии необходимых физических автоматизированных рабочих мест (АРМ) с возможностью работы в режиме online.
Основные технологические компоненты, лежащие в основе ERP-систем, представлены в табл. 2.
Как можно видеть, все они (кроме ПО, в котором, собственно, и заключена бизнес-логика системы) могут быть уже хорошо знакомы предприятию, внедряющему ERP-систему, а это является гарантией сокращения сроков и облегчения внедрения с технологической точки зрения.
Дополнительно выделим следующие преимущества.
· Возможность построения программных интерфейсов для внедрения отдельных модулей и ввода начальных данных.
Действительно, созданные локальные системы (скажем, системы складского или бухгалтерского учета) позволяют облегчить внедрение ERP-системы за счет уменьшения затрат на ввод начальных данных. Например, если на предприятии функционирует система учета кассовых операций, то сальдо по подотчетным лицам на начало эксплуатации ERP-системы можно загрузить из локальной системы. При этом, однако, необходимо решить две проблемы: 1) структура данных локальной системы должна соответствовать структуре данных ERP-системы (в противном случае ее придется изменять или дополнять при помощи программы передачи данных, если это в принципе возможно); 2) справочники в локальной системе (в приведенном примере это справочник подотчетных лиц) должны быть предварительно структурированы. Последующая "чистка" справочников в ERP-системе представляется более трудоемкой.
· Развитие сетевой инфраструктуры.
По мере развития систем собственной разработки на предприятии параллельно развивается сетевая инфраструктура. В дальнейшем при внедрении ERP-системы это дает возможность снизить временные затраты на системную интеграцию.
· подготовленность персонала ИТ-служб.
Практика создания собственных финансово-экономических систем позволяет персоналу ИТ-служб получить опыт, который впоследствии может быть использован при внедрении ERP-систем (например, знания предметной области, опыт работы с пользователями, навыки по работе с соответствующими технологиями и т. д.).
Хотелось бы выделить и еще одну проблему, с которой сталкиваются ИТ-службы на этапе эксплуатации систем собственной разработки. Ведение множества локальных задач требует наличия соответствующих кадровых ресурсов в ИТ-службе. Если кто-то из персонала, отвечающего за конкретную задачу, уволится, то все знания по ведению данной системы будут утеряны. Ведь каждая локальная система может быть написана на определенном (в силу субъективных суждений ИТ-отдела) языке программирования, иметь собственную платформу и т. д. В этом смысле система стандарта ERP, будучи построенной на единой платформе, позволяет снизить риск появления подобных обстоятельств.
Выводы
Наличие на предприятии унаследованных ИС можно охарактеризовать с позиции степени зрелости организации, т. е. ее подготовленности к внедрению корпоративной системы управления. Оценить степень зрелости предприятия особенно важно при внедрении ERP-систем. Работы по увеличению этого параметра очень часто начинают проводить одновременно с проектом внедрения системы, что усложняет внедрение, увеличивает сроки проекта и может даже привести к его срыву.
Можно выделить следующие факторы для оценки степени зрелости предприятия:
· формализация бизнес-процедур;
· наличие соответствующей ИТ-инфраструктуры;
· опыт изменений или реинжиниринга бизнес-процессов с использованием ИТ;
· степень подготовленности персонала к использованию ИТ в своей работе;
· понимание руководством предприятия целей внедрения КИС.
Чем выше степень зрелости по всем перечисленным пунктам, тем ниже риски при реализации проекта внедрения ERP-системы.
К автору, старшему консультанту БДО "Юнион Консалтинг", можно обратиться по адресу: L.Bondarenko@bdo.ru.
