Там, где каждый день - рыбный

ПРОЕКТЫ

Группа компаний "Продоптима": новый этап автоматизации

В Волго-Вятском регионе группа компаний (ГК) “Продоптима” - заметный игрок. Будучи ведущим поставщиком морепродуктов, рыбы и продукции из нее (а с недавних пор - и мяса птицы), ГК в 1998 г. начала развивать и свой производственный сектор, открыв предприятие по переработке рыбного сырья “Нижегородрыба”. Новое предприятие, оснащенное первоклассным немецким и итальянским оборудованием, быстро пошло в гору: уже в 2002-м правительство Нижегородской области отметило его как “Лучшее предприятие пищевой и перерабатывающей промышленности по внедрению современных методов контроля качества и новых технологий”.

Развитие группы компаний, формирование и оптимизация холдинговой структуры, быстрый рост оборотов и объемов продукции три года назад привели к ряду управленческих и технических проблем и поставили перед руководством “Продоптимы” задачу, которая потребовала кардинальных изменений системы управления.

Что предстояло менять?

При формировании холдинговой структуры фирмы стало очевидно, что необходима единая информационная среда, единая база данных - ведь одни и те же данные должны были использоваться несколькими компаниями. Поначалу было принято решение доработать продукты “1С”, которые на тот момент использовались в ГК, адаптировав их к новым потребностям. “Однако уже вскоре выяснилось, - вспоминает финансовый директор “Продоптимы” Елена Пянькина, - что штатными средствами “1С” достичь желаемого результата затруднительно. Кроме того, все возраставший объем документооборота (накладных и т. д.) между центральным офисом и торговыми точками, поставщиками и т. п. существенно снизил скорость работы систем в компаниях. Менеджеры организации не имели оперативной информации для своевременного принятия решений - на тот момент они могли использовать лишь данные бухгалтерского учета, откуда можно было почерпнуть сведения о прошедшем отчетном периоде (т. е. с запаздыванием на месяц-полтора). Иными словами, мы имели несколько разрозненных систем (соответственно с многократным вводом одной и той же информации), работающих все медленнее (по причине нарастания объемов), которые не давали руководству качественной и оперативной информации для управления компанией”.

Естественный шаг к переходу на новую, более подходящую ИС начался, по словам г-жи Пянькиной, с тщательного выбора платформы: “Мы изучили несколько предложений от разных компаний, среди них были “Галактика”, “Флагман”, “Аксапта”, однако система “Парус” оказалась для нас оптимальным вариантом и по функционалу, и по предполагаемым срокам внедрения, и по цене”.

Договор с корпорацией “Парус” и ее партнером - Агентством поддержки проектов автоматизации (АППА), осуществлявшим адаптацию системы, обучение сотрудников “Продоптимы” и помогавшим внедрять ИС, был заключен в июле 2004 г. Весь проект разбили на три этапа, в ходе которых были реализованы в системе “Парус”:

- логистика и финансовое управление с удаленным доступом (9 мес.);

- настройка правил массовой отработки товарных отчетов в бухгалтериях (3 мес.);

- логистика и бухгалтерия на производстве (6 мес.).

Прежде всего в начале января прошлого года были запущены модули “Закупки, склад, реализация” и “Бухгалтерский учет”. К этому времени было сделано предпроектное обследование, создан макет системы, проведены тренинги с персоналом соответствующих подразделений, перенесены данные из старых систем в новую. “А с третьего января, - вспоминает руководитель АППА Владимир Буторин, - все сотрудники начали работать в ИС “Парус”. Мы обошлись без параллельного функционирования двух систем: состоялся единовременный переход, после которого мосты были сожжены и началась новая жизнь”.

Рыба есть.

Ее надо переработать и продать

В связи с рыбой вспоминается старый анекдот конца советского периода: “Покупатель спрашивает продавца в магазине:

- У вас случайно рыбы нет?

- У нас нет мяса, а рыбы нет - это в магазине напротив”.

Рынок кардинально изменил ситуацию: рыба есть, ее поймали и привезли, теперь надо ее продать (варианты: переработать и продать, упаковать и продать и т. д.). Иными словами, грамотно построить цепочки движения товара и денег.

В компаниях, связанных с оборотом природных ресурсов, деятельность обычно в той или иной мере имеет сезонный характер. На бизнесе “Продоптимы” это сказывается следующим образом: закупки рыбы осуществляются один раз в год, в путину, для чего привлекаются большие объемы кредитов, которые погашаются в течение года. Продажа и переработка рыбы происходит круглогодично, при этом для отслеживания и поддержания соответствующей нормы прибыли и рентабельности необходимо уделять особое внимание расчету себестоимости и грамотному ценообразованию.

“А теперь давайте рассмотрим раздел «Счета на оплату»”.

Владимир Буторин проводит тренинг

с сотрудниками финансовой службы

В “Продоптиме” рост продаж, увеличившиеся объемы закупок и размеры кредитов потребовали более эффективных механизмов планирования, чем ранее. Одним из инструментов, позволивших компании повысить эффективность деятельности в этом направлении, стала новая ИС.

“Раньше, в прежней системе, нам практически все приходилось делать вручную: ИС позволяла только фиксировать факт прихода товара, его стоимость и поставщика, - рассказывает Елена Пянькина. - Не было точной информации ни о том, за какой товар мы заплатили, ни о том, сколько мы должны перечислить тому или иному поставщику. Фактически это была книга, в которой мы фиксировали договора и проведенные платежи, а дальше мне приходилось каждый день смотреть, какие платежи не оплачены, и планировать все вручную.

Сейчас все кардинально поменялось. В системе мы фиксируем договора с подробной аналитикой - с каким поставщиком, на какой вид продукции, срок поставки и т. п., а также все счета на оплату в привязке к договору. Плановые платежи финансовая служба корректирует с точки зрения наличия свободных ресурсов и выполнения определенных договорных обязательств. На следующий день после платежа этот факт фиксируется в системе. Узнать, сколько заплачено за горбушу на сегодняшний день, мы легко можем, открыв раздел "Счета"”.

Система позволяет накапливать историю цен - это особенно важно в случае сезонного бизнеса. Когда начинается время закупок, менеджер может сам обратиться к базе прошлого года и проанализировать, какие к нему поступали предложения - по ценам, объемам, от каких поставщиков, в какое время. А ведь еще два года назад для этого приходилось поднимать старые договора, в которых к тому же не всегда фиксировалась конкретная номенклатура закупок. Теперь же когда начинается вылов рыбы в июне, менеджеры могут легко отследить объемы и динамику закупок - это очень существенно, так как в данный период буквально каждый день идут миллионные платежи. Таким образом, менеджеры получили инструмент, который позволяет, во-первых, планировать, а во-вторых, обосновывать свои действия в текущем периоде, а также эффективно работать с поставщиками - обосновывать цены и т. д. “Поэтому несмотря на то, что на вылов рыбы влияет много факторов (в частности, природных), нам сегодня удается спланировать нашу деятельность на весьма длительный срок - до года, - подчеркнула г-жа Пянькина. - Кроме того, за последние годы у нас, с одной стороны, сложилась устойчивая система каналов товародвижения, для которой необходимо четко планировать по времени вид и количество товара, а с другой - выявились основные товарные позиции, имеющие высокий и устойчивый спрос, по которым можно было планировать сбыт и закупки. И благодаря системе мы теперь имеем возможность построить долгосрочный план. В основу этого плана (на год) мы положили 13 наших самых прибыльных позиций, дающих нам максимальный доход (по правилу “20 на 80” - 20% ассортимента приносят 80% прибыли).

В системе мы можем задать уровень рентабельности, с которым необходимо торговать для того, чтобы были закрыты все затраты и проценты по кредитам, а также был заработан процент прибыли, определенный собственником для менеджеров компании. Новая ИС помогает нам легко за этим следить, минимизировав все ручные операции”.

Разумеется, в ходе проекта возникали ситуации, не предусмотренные первоначальным планом. Так, бизнес потребовал, чтобы с помощью ИС можно было устанавливать и контролировать лимиты продаж для подразделений компании. Эти возможности реализовали сотрудники ИТ-отдела, которые уже освоили технологии, позволяющие делать доработки в “Парусе”. “В отличие от традиционной последовательности выполнения подобных проектов, - рассказал Владимир Буторин, - когда вначале обучают пользователей, затем сотрудников ИТ-подразделений, а на заключительном этапе происходит внедрение системы, мы пошли другим путем. На первом этапе были “погружены” в систему местные айтишники, которые затем в ходе обсуждений и тренингов для пользователей уже были нашими активными союзниками и помощниками. И на этом этапе они со знанием дела могли участвовать не только в создании макета системы, но и делали необходимые доработки функционала, проводили настройку ИС согласно пожеланиям ключевых пользователей. Таким способом в этот период мы достигали сразу трех целей: обучали персонал, настраивали макет системы и силами местных ИТ-сотрудников (разумеется, при поддержке наших специалистов) производили необходимые доработки. Такая методология, опробованная нами на других проектах, хорошо зарекомендовала себя и здесь”.

Что в итоге?

Результатом внедрения ИС стала в первую очередь автоматизация процессов управления закупками, запасами и сбытом. В настоящее время в системе работает около 60 человек; сопровождение осуществляется главным образом собственным ИТ-отделом (четыре сотрудника, в сферу ответственности которых помимо этого входит также поддержка телекоммуникационных технологий и многое другое). Система позволяет точно и быстро обрабатывать большие объемы информации: товарная номенклатура компании насчитывает около 4000 позиций, количество контрагентов достигает 5000. При этом единым информационным полем объединены территориально распределенные объекты холдинга (склады, магазины, цех переработки рыбы, офисы закупки товара во Владивостоке и Мурманске). Вся информация доступна в центральном офисе в режиме on-line. Данные можно видеть как в консолидированном, так и в детализированном виде, что позволяет анализировать их в различных разрезах и в конечном итоге оптимизировать материальные и финансовые потоки. Филиалы получили возможность заказывать товары в режиме реального времени.

Вот так, в тесном сотрудничестве рождался макет системы.

Слева направо: Елена Пянькина, Людмила Буторина

(эксперт-аналитик компании АППА) и

Елена Осипова (главный бухгалтер “Продоптимы”)

Разработан инструмент “Финансовая модель года”, который упрощает планирование показателей рентабельности, прибыли, товарооборота и позволяет видеть динамику роста этих показателей бизнеса. Еще один результат проекта - оптимизирован процесс расчета себестоимости и цены реализации товара. Также в ходе проекта был автоматизирован производственный учет (для цеха по переработке рыбы): информация о товаре поступает в базу данных непосредственно после выпуска, что позволяет сразу же начать его продажи. Это особенно важно для данной компании, так как срок годности рыбной продукции относительно невелик. Производственники также получили в свое распоряжение важный инструмент: теперь можно управлять рентабельностью за счет выбора производителей сырья, способов реализации (в некоторых случаях выгоднее не перерабатывать рыбу, а продавать ее в замороженном виде, теперь решение по этому вопросу мы можем принимать оперативно). Благодаря тому, что в ГК все системы работают в едином информационном пространстве, появилась возможность отслеживать связь между закупками сырья и выпуском готовой продукции; планируется также анализировать эффективность поставщика и качество сырья по коэффициенту выпуска готовой продукции. “Мы можем видеть маржу и прибыль “Нижегородрыбы”, а также себестоимость продукции оперативно, а не по закрытии месяца, - подчеркнула директор предприятия Наталья Пегова. - Кроме того, при отпуске готовой продукции мы уже имеем всю информацию о себестоимости по партии и назначаем отпускную цену внутри холдинга вполне осмысленно. Иными словами, в результате внедрения системы “Парус” мы получили возможность анализировать бизнес и управлять его рентабельностью”. В перспективе планируется расширение производства (в настоящее время строится завод по переработке рыбы), где также будут установлены рабочие места, подключенные к единой корпоративной сети.