Информационные технологии для финансового директора

ERP

Среди инструментов, которыми пользуется финансовый директор в своей работе, в настоящее время особое место занимают информационные технологии. Что вполне объяснимо: финансовая служба должна получать точные данные, быстро обрабатывать большие объемы информации, применять сложные алгоритмы расчета финансовых показателей. Именно эти факторы обусловливают необходимость использования программных продуктов - ручная обработка информации не удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня.

Какие же ИТ-средства и каким образом могут помочь финансовому директору при выполнении его служебных обязанностей? Напомним основные функции, которые выполняет финансовая служба.

Во-первых, это работа на оперативном уровне: финансовое планирование и контроль текущего состояния предприятия (рассматриваемый временнoй горизонт - от нескольких месяцев до года). К ней относятся:

- составление и контроль бюджета организации по видам деятельности, группам продуктов и услуг, центрам финансовой ответственности, статьям доходов и расходов;

- взаиморасчеты - формирование графиков оплаты дебиторской и кредиторской задолженности и контроль их выполнения, определение приоритета платежей и их осуществление;

- привлечение и размещение денежных средств - краткосрочное кредитование текущей деятельности, поиск сферы вложения свободных финансовых ресурсов;

- составление и консолидация финансовой отчетности предприятий холдинга, подготовка предварительных балансов (в том числе - по международным стандартам);

- контроль показателей финансово-хозяйственной деятельности - расчет различных коэффициентов, описывающих структуру и динамику активов и капитала;

- оптимизация финансовых потоков, налоговое планирование;

- документооборот - документальное оформление финансовой деятельности предприятия.

Во-вторых, это анализ исторических данных и перспективное планирование и прогнозирование (временной горизонт - от года до нескольких лет, причем наряду с основными бизнес-процессами предприятия рассматриваются также пути его совершенствования и развития, например крупномасштабные инвестиции в новое оборудование или реструктуризация бизнеса). Среди решаемых при этом задач:

- многопараметрические анализ и прогнозирование финансового состояния предприятия (в зависимости от курсов валют, цен на сырье и готовую продукцию, объема производства и т. д.);

- управление стоимостью бизнеса (анализ влияния различных параметров на стоимость акций и привлекательность их для инвесторов, принятие решений по управлению данными параметрами);

- оценка инвестиционных проектов.

Главный инструмент

Как показывает опыт, выполнение основных оперативных функций финансового директора могут эффективно обеспечить ERP-системы. Программные продукты такого рода позволяют планировать нормативные показатели бизнес-процессов, консолидировать их в БД, фиксировать реальные результаты и предоставлять пользователям аналитические возможности (например, проводить сравнение плановых и фактических показателей).

ERP-системы, как правило, содержат функции управления запасами и материальными потоками, производственными мощностями, снабжением и сбытом, проектированием, планово-предупредительными ремонтами, качеством, сервисным и гарантийным обслуживанием, транспортом, персоналом и пр. В подобных системах функции финансового директора тесно интегрированы с другими контурами управления. Благодаря этому удается избегать двойного ввода данных и проблем интеграции разнородных приложений, уменьшается количество ошибок, повышается скорость доступа финансовых служб к нужной информации.

Для осуществления взаиморасчетов финансовый директор должен располагать плановыми графиками входящих (получаемых от отделов сбыта) и исходящих платежей (от отделов снабжения). Эти графики формируются автоматически в процессе ввода в систему соответствующими подразделениями заказов и прогнозов на продажу или закупку (с использованием хранимых в единой БД договорных или плановых цен, согласованных сроков оплаты). Оформляя впоследствии реальные платежи, финансовый отдел формирует фактический график оплат и отслеживает выполнение условий сделок.

Полученные графики помогают также принимать решения о привлечении или размещении денежных средств. Поскольку в те периоды, когда предполагается интенсивное погашение кредиторской задолженности, собственных средств предприятия может не хватить, финансовый директор должен планировать привлечение краткосрочных кредитов. В противном случае требуется предусмотреть варианты размещения свободных денежных средств (например, в краткосрочные банковские депозиты). ERP-система поможет финансовому директору рассчитать приемлемый процент по кредитам или депозитам, создать план платежей и выдаст нужные напоминания (например, о следующем сроке уплаты процентов).

При формировании и консолидации финансовой отчетности следует использовать имеющиеся в каждой ERP-системе механизмы настройки автоматического отражения финансово-хозяйственных операций в планах счетов - российского, международного, управленческого учета и т. д. (благодаря таким механизмам при учете платежа автоматически формируется проводка в плане счетов). Не стоит забывать и о предусмотренных в них возможностях ведения аналитического учета - создания необходимых пользователю измерений, по которым должна классифицироваться учитываемая информация. Единожды определив аналитический план счетов и спроектировав нужные отчеты, финансовый директор получает в свое распоряжение мощный инструмент для анализа информации, отражающей общее состояние предприятия. Поскольку записи учетных регистров формируются по мере ввода первичных документов, такая информация достаточно оперативна, а сведeние баланса осуществляется не только автоматически, но всегда вовремя и без ошибок. Этот же механизм отчетности применим и для контроля финансово-хозяйственной деятельности: расчета требуемых коэффициентов и оперативного их мониторинга.

ERP-система может также оказаться полезной и при проведении бюджетирования. Планирование доходной части бюджета происходит при этом практически в автоматическом режиме и основывается на информации, вводимой в систему сбытовыми подразделениями. Бюджет может строиться по регионам, группам товаров, комиссионным агентам, группам покупателей, филиалам и т. д.

Расходы на приобретение товарно-материальных ценностей планируются на основе информации, выдаваемой теми модулями ERP-системы, которые отвечают за управление производством и снабжением (т. е. исходя из рассчитанной потребности предприятия в сырье, материалах и человеческих ресурсах, а также с учетом плановых цен). Затраты на работы (планово-предупредительный и текущий ремонт оборудования, косметический ремонт помещений) определяются после составления смет этих работ вспомогательными подразделениями. Аналогично оценивается потребность предприятия в финансировании закупок тепло- и электроэнергии, аренды помещений и пр. Таким образом, финансовый директор автоматически получает проект бюджета компании. Его задача - согласовать доходную и расходную части бюджета с центрами финансового учета, а также привести его к заданным плановым показателям.

Незаменимые помощники

Возможно, возникнет необходимость дополнить функциональность ERP-систем в области бюджетирования специализированными программными средствами, умеющими анализировать бюджет при различных параметрах (анализ "что, если"), поддерживать несколько бюджетных моделей, осуществлять "скользящее" формирование бюджетов и т. д.

Одна из задач финансового директора - организация такого документооборота, при котором документы (в первую очередь - платежные) проходили бы заданный цикл согласования и утверждения. Например, каким-либо подразделением оформляется заявка на платеж, затем она согласовывается с руководством вышестоящего департамента, визируется менеджером по бюджету, утверждается финансовым директором и в конце концов превращается в распоряжение на оплату, которое исполняет бухгалтерия. Не каждая ERP-система поддерживает данный жизненный цикл документа. Иногда в этом случае рациональнее не дорабатывать ERP-систему, а "выгрузить" созданный в ней плановый платеж в контур документооборота (например, на базе Lotus Notes) и уже там провести его по всем стадиям согласований и утверждений. Затем утвержденный платеж исполняется в ERP-системе.

Вполне возможно также совместное использование ERP-решений с внешними средствами документооборота и бюджетирования. Имея первичные данные для построения бюджета из контура ERP, финансовый директор может передать их в систему бюджетирования, получить комплект бюджетных документов, затем уже с помощью инструментов документооборота провести весь цикл их согласования, визирования и утверждения, а потом вернуть в систему бюджетирования окончательные бюджетные показатели. Сформированный после этого средствами ERP фактический платеж проходит в контуре документооборота цикл утверждений и попадает в систему бюджетирования, где осуществляется контроль исполнения.

Получив информацию от модулей ERP, финансовый директор может также проанализировать доходность по различным продуктам, видам бизнеса, юридическим лицам и принять решение об оптимизации финансовых потоков предприятия/холдинга (в частности, определить приемлемые трансфертные цены на продукцию и услуги дочерних предприятий).

Немалые возможности предоставляют ERP-системы и в областях, связанных с анализом и прогнозированием состояния предприятия. В то же время именно для решения этих задач нередко приходится обращаться к помощи специализированных программ, которые обладают функциями, отсутствующими в ERP-системах (многомерный анализ и многопараметрическое моделирование). Однако при этом необходимо будет создать интерфейсы, позволяющие специализированным продуктам и ERP-системе обмениваться информацией.

При решении задач управления стоимостью бизнеса, анализа и прогнозирования состояния предприятия финансовый директор использует ERP-систему как источник исторических данных, которые впоследствии обрабатываются специализированными статистическими и OLAP-пакетами. Поскольку такие средства в состав ERP-систем среднего уровня, как правило, не включаются, нередко здесь применяются внешние продукты. Следует подчеркнуть, что БД ERP-системы, являясь источником информации для таких пакетов, должна содержать в себе все аналитические признаки, по которым потом будут производиться выборки данных.

Более рациональным видится использование специализированных программных продуктов и для оценки инвестиционных проектов. Дело в том, что применяемые здесь алгоритмы расчета не только довольно сложны и специфичны, но и слабо связаны с информационными потоками основных бизнес-процессов предприятия, на обработку которых прежде всего ориентирована ERP-система. Особое внимание следует обратить на программы отечественной разработки, в полной мере учитывающие специфику российской системы налогообложения.