Предпроектное обследование: необходимость или уловка?

КОНСАЛТИНГ

При автоматизации бизнес-процессов заказчика перед ИТ-компанией очень часто возникает необходимость проведения предпроектного обследования. Эта проблема автоматически ставит целый ряд взаимосвязанных вопросов.

1. Нужно ли вообще проводить такое обследование? Что оно даст заказчику и самой ИТ-компании?

2. Каковы задачи предпроектного обследования?

3. Что должно быть его результатом?

4. Делать ли предпроектное обследование бесплатно или брать за это деньги?

5. Как обосновать для заказчика эффективность такого обследования, сможет ли оно окупиться?

Здесь каждая компания принимает решение по-своему: кто-то вообще считает подобное обследование нецелесообразным (“ввяжемся в бой, а там посмотрим...”); другие, проводя его в ходе внедрения, не выделяют эту работу в отдельную статью; третьи проводят его как самостоятельный этап работы, однако денег за это не берут; четвертые справедливо считают предпроектное обследование отдельным коммерческим продуктом. Мой опыт как руководителя и консультанта показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей работ практически любой ИТ-компании, связанной с внедрением систем автоматизации. А от правильной организации и проведения этого этапа порой зависит успех всего проекта.

В рамках данной статьи я попытаюсь ответить на поставленные выше вопросы, основываясь как на собственной практике, так и на опыте клиентов, с которыми мне пришлось общаться, внедряя с нуля технологию проведения предпроектного обследования.

Необходимость предпроектного обследования

Подход некоторых ИТ-компаний к автоматизации бизнеса хорошо иллюстрирует такой анекдот.

Приходит изобретатель в комиссию и предлагает новый аппарат для бритья на улице.

“А как же работает ваш аппарат?” - спрашивают его члены комиссии.

“Очень просто, - отвечает изобретатель. - Бросаешь в прорезь монету, засовываешь в аппарат голову, и два лезвия начинают тебя брить”.

“Извините, коллега, но ведь у людей форма лица разная!” - делают ему замечание члены комиссии.

“Да, - говорит изобретатель, - но это только до первого бритья...”

Главная задача любой автоматизации - сохранить уникальные конкурентные преимущества автоматизируемой компании. Нельзя допустить, чтобы, как в этом анекдоте, все компании после автоматизации стали на одно лицо. Поэтому если мы хотим сохранить уникальные конкурентные преимущества бизнеса заказчика, то при любой модернизации бизнес-процессов обязательно нужно проводить предпроектное обследование.

Конечно, можно произвести глубокий разбор причин, определяющих такую необходимость. Ими могут быть высокая предполагаемая стоимость проекта, потребность в изменении существующих бизнес-процессов при автоматизации, включение в проект работ, объем которых невозможно определить заранее, и т. п. Однако вспомните, как в одной очень поучительной байке полководец прервал доклад генерала о причине поражения:

- Наше поражение было вызвано целым рядом причин, - начал генерал. - Во-первых, порох был сырой...

- Достаточно, - остановил его полководец.

Здесь аналогичная ситуация, так как для проведения предпроектного обследования вполне достаточно того, что у заказчика есть уникальные особенности бизнеса (а они должны быть у каждой компании, иначе бы она просто не выжила на рынке и уступила свое место конкурентам).

Так что глобально вопрос о необходимости такого рода работ решается довольно легко - их надо проводить, если автоматизируемая компания находится на конкурентном рынке.

Что дает предпроектное обследование заказчику и самой ИТ-компании

Как мы все прекрасно знаем, любая работа или услуга будет востребована на рынке только тогда, когда она выгодна и заказчику, и исполнителю. Поэтому давайте кратко рассмотрим, а что, собственно, дает и тому и другому предпроектное обследование.

В ходе предпроектного обследования заказчик может:

- получить детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнить реальный бизнес со своим представлением о нем;

- оптимизировать существующие бизнес-процессы за счет использования того практического опыта, который консультанты из ИТ-компании получили в ходе предыдущих внедрений в аналогичных компаниях;

- оценить степень соответствия функциональных возможностей предлагаемой системы реальным бизнес-процессам заказчика;

- своевременно выделить свои уникальные преимущества и учесть их на этапе внедрения системы, а не после ее ввода в промышленную эксплуатацию;

- уточнить бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок системы под уникальные особенности своих бизнес-процессов;

- оценить ресурсы (как технические, так и человеческие), которые будут нужны на этапе внедрения системы. Своевременно спланировать выделение этих ресурсов для завершения проекта в оптимальные сроки и без превышения бюджета;

- оценить возможные риски, которые могут повлиять на качество работы;

- оптимизировать затраты на развертывание системы за счет возможного выполнения части работ собственными силами;

- получить более точную оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.

Выгоды предпроектного обследования для ИТ-компании:

- повышение уровня удовлетворенности заказчика за счет приведения в соответствие его ожиданий, сформировавшихся на этапе предварительных продаж (когда продавцы предлагают “мечту”), с реальными возможностями системы по поддержке конкретных бизнес-процессов;

- уточнение сроков внедрения системы и необходимых для этого ресурсов, позволяющее заранее спланировать их выделение;

- своевременное выяснение уникальных преимуществ заказчика для их учета при конфигурировании или доработке системы автоматизации;

- сокращение сроков внедрения и уменьшение риска выполнения бесплатных работ. Необходимые доработки системы будут выполняться до начала ее развертывания или параллельно с ним, а не по окончании этапа опытной эксплуатации, на котором обычно и выявляются недостатки. Ситуация, когда несоответствие функциональных возможностей обнаруживается на стадии завершения проекта, автоматически влечет за собой дополнительные незапланированные работы. При этом у заказчика обычно возникают сложности с финансированием таких работ, и для успешного завершения проекта их часто приходится делать бесплатно;

- определение вероятных рисков, которые могут повлиять на качество и сроки внедрения. Своевременное обеспечение мер, необходимых для минимизации влияния этих рисков на успех проекта;

- получение данных для обоснования количества лицензий и структуры проекта;

- фиксация текущего состояния дел в автоматизируемых подразделениях и основных параметров их работы позволит обосновать эффективность применения предлагаемой системы;

- установление личных контактов консультантов с основными исполнителями заказчика по проекту в дальнейшем упростит их совместную работу;

- расширение базы знаний (если таковая ведется) по основным бизнес-процессам заказчиков в данной отрасли.

Конечно, здесь перечислены не все аргументы в пользу предпроектного обследования, однако, как показывает практика, этого вполне достаточно, чтобы убедить заказчика в его необходимости.

Основные задачи предпроектного обследования

У каждой компании свой взгляд на приоритетность задач, связанных с предпроектным обследованием, однако наиболее важная из них, по-моему, - изучение базовых бизнес-процессов заказчика и выяснение основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью системы автоматизации. Самым эффективным инструментом для этого обычно является специально составленный опросный лист, основанный на реальной практике проведения предпроектных обследований. Он позволяет консультанту задать сотрудникам заказчика все необходимые вопросы, касающиеся основных направлений деятельности автоматизируемых подразделений, ничего при этом не забыв. Настоятельно рекомендую по каждому пункту опросить сотрудников разного ранга - от исполнителей до высшего руководства. Мне очень часто приходилось сталкиваться с ситуацией, когда высшее руководство считало, что конкретные бизнес-процессы идут так, как они были изначально задуманы, а в действительности работа в компании велась совершенно по-другому. При этом менеджеры среднего звена имели собственное мнение о функционировании процесса, отличное как от представлений высших руководителей, так и от реальной деятельности конкретных исполнителей, участвующих в этих работах. Такое положение дел обычно вызывает множество эмоций при чтении отчета о предпроектном обследовании. Выяснение истинной ситуации и констатация ее в виде четкого документа помогают укрепить доверие к внешним консультантам и установить доверительные отношения как с руководством заказчика, так и с рядовыми сотрудниками.

Очевидно, что следующая по значимости задача предпроектного обследования - выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Как показывает практика, порядка 75% бизнес-процессов, используемых заказчиком, совпадают с процессами в аналогичных компаниях той же отрасли, 10% реализуют его уникальные конкурентные преимущества, а оставшиеся 15% являются результатом действия второго закона термодинамики :) (следствием “естественного роста хаоса”) и должны быть устранены в ходе проекта. А вот те столь важные для бизнеса конкурентные 10% просто необходимо сохранить при любой автоматизации (естественно, при условии, что эти преимущества можно формализовать). Чаще всего данный вопрос решается конфигурированием системы под заказчика, однако иногда для учета уникальных особенностей бизнеса требуются услуги программистов. Замечу, что здесь речь идет не о заказной разработке, а о внедрении тиражных систем автоматизации.

Понимая, каким образом будут поддержаны конкурентные преимущества заказчика, ИТ-компания сможет оценить необходимость и стоимость доработки продукта, а также понять, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.

Важной целью предпроектного обследования является диагностика состояния ИТ-среды заказчика, то есть оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов и т. п. На этом этапе необходимо понять, достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. Здесь мы подходим еще к одной задаче предпроектного обследования - анализу потенциальных рисков проекта и описанию их вероятных последствий. При этом консультанты должны не только зафиксировать все возможные риски, но и предложить заказчику способы снижения каждого из них.

Любая КИС предполагает накопление информации об оперативной деятельности подразделений, поэтому следующей темой предпроектного обследования должен стать сбор требований к документообороту автоматизируемых департаментов.

Накопленная в системе информация останется мертвым грузом, если не будет возможности ее анализировать, поэтому очень важно в ходе предпроектного обследования выяснить, какие виды и формы отчетности необходимы заказчику. Обычно средства автоматизации уже включают в себя стандартный набор отчетов, но каждый заказчик справедливо считает свой бизнес уникальным, поэтому и требует для себя уникальной системы такого рода, реализуемой, как правило, при помощи специального генератора отчетов.

Актуальной задачей предпроектного обследования является уточнение окончательного бюджета проекта и сроков его реализации с учетом всех полученных данных. На эти сроки могут влиять самые разнообразные факторы, такие, как готовность управленческого аппарата клиента к участию в проекте, мотивация представителей заказчика и исполнителя, вероятность саботажа со стороны работников автоматизируемых подразделений, возможное увольнение (или, наоборот, прием на работу) ключевого менеджера через некоторое время после начала проекта, недостаточность существующего парка компьютеров и технологической базы для достижения всех целей автоматизации, отсутствие бюджета на закупку необходимого оборудования и многое другое. Поэтому консультант должен детально выяснить все указанные обстоятельства и отразить их в отчете, в том числе и для внутреннего использования. Составление второго - внутреннего - отчета позволит подробно отразить все нюансы взаимоотношений и рекомендации для специалистов отдела внедрения и интеграции.

Еще одним важным вопросом, который необходимо решить на этапе предпроектного обследования, является выработка рекомендаций по выбору методов реализации проекта. Здесь важно четко зафиксировать, какие из проблем, сформулированных ранее заказчиком, не решаются с помощью предложенной системы автоматизации, и предложить организационные или иные способы выхода из этого положения.

Каждая компания сможет легко добавить еще с десяток задач, которые ей хотелось бы решить на этапе обследования, но, как показывает реальная практика, получение ответов на перечисленные выше вопросы уже делает предпроектное обследование достаточно эффективным.

Что обычно является результатом предпроектного обследования

Основной результат - итоговый отчет о выполненных работах, согласованный и подписанный заказчиком и исполнителем. Давайте рассмотрим необходимые разделы подобного отчета. Если не останавливаться на стандартных разделах, посвященных вводным словам, списку сокращений, акронимам и аббревиатурам, то в отчете можно выделить следующие базовые составляющие:

- описание существующих бизнес-процессов заказчика;

- перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;

- оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ, предоставляемых ИС;

- уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;

- анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления, рекомендации по ее изменению;

- оценка работ по интеграции КИС в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;

- описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;

- оценка возможных рисков при реализации проекта и определение мер, необходимых для минимизации их влияния;

- описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки, оценка времени и стоимости подобной доработки;

- предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта, задание необходимого для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.

Отдельным документом предпроектного обследования должен быть предварительный план-график работ, включающий в себя в том числе согласованный список ответственных лиц (как со стороны заказчика, так и от исполнителя), зоны их ответственности и базовый регламент взаимодействия между ними. Для эффективного внедрения системы рекомендуется составить регламент информационного обмена между сотрудниками заказчика и специалистами ИТ-компании, проводящей обследование, а также, что немаловажно, оговорить сроки и порядок контроля выполнения работ.

Некоторые компании (чаще всего те, что занимаются заказными разработками) по окончании предпроектного обследования предоставляют заказчику проект технического задания.

Делать предпроектное обследование бесплатно или брать за него деньги?

Ответ на этот вопрос сильно зависит от целей обследования. Если таковой целью является экспресс-обследование для “заманивания” клиента (обычно посредством заполнения заказчиком некого опросного листа), тогда представляется разумным делать это бесплатно.

Если же цель обследования соответствует описанным выше задачам, тогда оно потребует отвлечения значительных ресурсов компании и обязательно должно быть платным. Настоящее предпроектное обследование является полноценной консалтинговой услугой, позволяющей не только оценить необходимость, сроки и бюджет автоматизации, но и оптимизировать существующие бизнес-процессы заказчика.

Как показала практика, услуги предпроектного обследования несложно продавать, если в компании внедрена соответствующая технология и продавцы четко знают (и могут доходчиво объяснить клиенту), с какой целью проводится обследование и какую выгоду от этого получит заказчик.

Как обосновать для заказчика эффективность проведения предпроектного обследования

Вопрос оценки эффективности предпроектного обследования, как, впрочем, и любых других услуг, является одним из самых сложных в бизнесе, поскольку его результат не всегда очевиден заказчику и часто воспринимается весьма субъективно. Для обоснования экономического эффекта консалтинговых услуг - а предпроектное обследование, как уже упоминалось выше, является именно консалтинговой услугой - в каждом сегменте бизнеса существуют свои уникальные алгоритмы и методики. Однако здесь мы рассмотрим другие, более простые и универсальные способы, позволяющие заказчику грубо оценить эффективность предпроектного обследования.

Рассмотрим потенциальные каналы экономии, учет которых может помочь в обосновании необходимости предпроектного обследования.

1. Экономия людских ресурсов и времени:

- при доработке системы под уникальные конкурентные преимущества заказчика на начальном этапе внедрения, а не после ввода в промышленную эксплуатацию;

- на этапе интеграции системы в ИТ-инфраструктуру заказчика за счет того, что вся информация о состоянии ИТ-среды предприятия и о нюансах интеграции выясняется до начала, а не во время внедрения;

- благодаря своевременному выделению материальных и людских ресурсов как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика;

- за счет заблаговременной оценки возможных рисков, способных повлиять на процесс внедрения системы, и разработки мер, необходимых для минимизации их негативных последствий.

Любая задержка хода проекта выливается для заказчика в серьезные дополнительные расходы, которые можно достаточно легко подсчитать в каждом конкретном случае.

2. Возможное уменьшение стоимости внедрения:

- за счет выявления услуг и работ, которые заказчик может выполнить собственными силами;

- посредством корректировки сроков выполнения некоторых работ после уточнения их реальной трудоемкости.

3. Повышение эффективности КИС и производительности труда сотрудников путем оптимизации бизнес-процессов с учетом уникальных особенностей заказчика.

4. Отказ от применения автоматизированной системы, если на этапе предпроектного обследования выяснится, что она не позволит решить задачи заказчика или ее доработка будет стоить слишком дорого.

В моей практике был случай, когда клиенту с весьма специфическими бизнес-процессами по результатам предпроектного обследования было рекомендовано не развертывать КИС, а провести организационные изменения и оптимизировать технологию работы со своими заказчиками, так как эффект от внедрения системы (там требовалась дорогостоящая доработка) не окупил бы затрат. В итоге клиент сэкономил десятки тысяч долларов, а предпроектное обследование окупилось только за счет повышения эффективности деятельности подразделения, изменившего по рекомендации консультантов технологию работы сотрудников.

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов и увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей. Согласно исследованию Standish Group, почти треть из 2,5 тыс. проанализированных ими ИТ-проектов оказались не просто неуспешными*1, а вообще не были завершены. В России такие данные получить гораздо сложнее, но уверен, что доля неуспешных внедрений будет не меньше.

_____

*1 Неуспешными считаются проекты, в которых были сорваны сроки, нарушен бюджет или не получены ожидаемые результаты.

Поэтому если консалтинговая компания не хочет иметь в своем послужном списке нереализованные проекты, то ей просто необходимо проводить предпроектное обследование бизнеса заказчиков. Лучше еще на начальном этапе отказаться от контракта, чем завязнуть в работах и получить в итоге пятно на своей репутации.

С автором статьи можно связаться по адресу: fuzeev@starcons.ru.