Организациям, которые хотят реализовать у себя имеющееся на рынке решение для группового сотрудничества, стоит обратить внимание на хостинг Web-приложений. На их основе несложно создать простую в развертывании платформу, пригодную для организации совместной деятельности даже с партнерами и клиентами.
Вопросы, которые следует включить в запрос предложений на заключение контракта (Request for Proposals, RFP) для оценки хостинговых приложений командной работы, зависят от целого ряда факторов. Здесь следует обязательно оговорить, в частности, необходимый уровень безопасности данных, потребность в сотрудничестве в режиме реального времени и т. д.
Хостинговые платформы сотрудничества обычно представляют собой либо асинхронные приложения, нацеленные на выполнение конкретной задачи, либо, наоборот, синхронные, позволяющие пользователям сообща работать в режиме реального времени на общем экране. Приводимый ниже образец запроса предложений призван помочь менеджерам в оценке асинхронных приложений, с помощью которых пользователи могут объединять свои усилия в работе над документами, в решении текущих и перспективных задач или в реализации проектов. Кроме того, такие инструменты позволяют создавать разнообразные структурированные средства управления производственными процессами, включая системы контроля за выполнением базовых функций или средств управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
В любом запросе предложений нужно обязательно поинтересоваться отзывами тех, кто уже пользуется решениями данного поставщика, а также потребовать, чтобы он доказал стабильность своего положения и свою надежность. Кроме того, здесь необходимо четко определить цели, для достижения которых планируется использовать технологию.
Возможности
- Какие из следующих функций поддерживает предлагаемое решение?
- Управление задачами (указать, индивидуальными или общими).
- Управление проектом (оговорить такие функции, как поддержка таблиц, калькуляция издержек производства и т. д.).
- Управление контактами.
- Наличие группового календаря и планирования (отметить, предусмотрена ли возможность планирования ресурсов).
- Библиотека документов (отметить возможности управления документами, включая проверку их поступления и отправки, а также отслеживание версий).
- Дискуссионные форумы.
- Могут ли пользователи с помощью предлагаемого хостингового решения создавать приложения на основе баз данных и сообща работать с ними?
- Предусмотрено ли в системе сохранение структурированных пользовательских данных?
- Могут ли пользователи создавать комплексные технологические потоки? Если да, то на каком уровне?
- Что из перечисленного ниже поддерживается в предлагаемом решении?
- Технологические потоки на базе правил.
- Запуск операций при наступлении заданных условий (условные триггеры).
- Формулы.
- Роли пользователей в логике работы приложения.
- Другое (указать, что именно).
- Какие из приведенных ниже механизмов уведомления предусмотрены в предлагаемом решении?
Приложения могут сильно отличаться друг от друга гибкостью создания форм ввода данных. Одни из них позволяют включать в такие бланки не более двух колонок, тогда как другие предлагают встроенные редакторы форм с хорошо развитыми возможностями или предоставляют возможность импортировать формы из других приложений, например из Microsoft InfoPath. |
- Электронная почта.
- Внутрисистемные сообщения.
- Задачи.
- Какие возможности создания пользовательских форм предусмотрены в предлагаемой системе?
- Сколько полей можно использовать в одном приложении?
- Каковы предельные размеры базы данных?
- Допускает ли приложение совместную работу с таблицами?
- Какие способы и инструментальные средства могут применять пользователи предлагаемого решения при создании приложений для баз данных?
Приложения на основе баз данных, которые входят в хостинговое решение по умолчанию, могут выполнять самые разные функции, начиная с контроля задач, отчетов и предложений и заканчивая управлением кадрами. Наличие таких предустановленных средств намного упрощает и ускоряет работу пользователей. Кроме того, эти приложения могут послужить образцом для создания других программ такого же назначения. С учетом вышесказанного компаниям следует получить полное представление о том, что именно включил разработчик в свое решение и насколько просто создавать другие приложения на базе имеющихся средств. |
- Импорт из других приложений (в частности, Microsoft Excel или Access).
- Импорт структурированных данных (например, в формате с разделением запятыми CSV).
- Модификация встроенных шаблонов.
- Мастера и помощники.
- Какие средства совместной работы в режиме реального времени поддерживаются?
- Данные о присутствии (особо отметить, поддерживается ли протокол инициализации сеансов SIP).
- Мгновенные сообщения.
- Постоянно доступный чат.
- Web-конференции.
- Совместный доступ к приложениям.
- Другие (указать, какие).
- Предлагаются ли для предустановленных приложений обучающая и справочная системы?
- Позволяет ли предлагаемое решение самостоятельно составлять онлайновые справки и учебные пособия для заказных приложений?
Отчетность
- Позволяет ли предлагаемое решение использовать настраиваемую домашнюю страницу? Если да, то какие элементы в нее можно включить?
- Ссылки на приложения.
- Задачи.
- Календарь.
- Сообщения.
- Другие (указать, какие).
- Есть ли у администратора возможность создавать политику работы пользователей с домашней страницей?
- Разрешено ли пользователям изменять конфигурацию своих страниц?
- Предлагает ли приложение информационную панель (dashboard) для графического представления показателей производительности?
- Предусмотрены ли в предлагаемом решении пользовательские и административные отчеты?
- Какие инструменты доступа к необработанным данным могут применять пользователи для подготовки отчетов средствами сторонних производителей?
Иногда компаниям приходится представлять данные, которые обычно включаются в административные отчеты (например, сколько минут провел тот или иной пользователь в Web-конференциях). В связи с этим при оценке функций отчетности необходимо учитывать, насколько легко свести в один отчет и административную информацию, и пользовательские данные.
Администраторы зачастую создают отчеты, чтобы выявить возможные отклонения от политики (например, использование в приложении номеров ИНН). Поэтому нужно обязательно выяснить, предусматривает ли предлагаемое решение проверку параметров создаваемых полей и уведомление о нарушении правил. |
- Способно ли предлагаемое решение создавать отчеты и уведомления относительно политики администрирования и безопасности (например, при добавлении и удалении пользователей)?
Техническая поддержка
- Каковы условия общей поддержки и когда ее можно получить?
- Какие предлагаются дополнительные услуги и сколько они стоят?
- Кто из сторонних разработчиков и интеграторов может оказать помощь для ускорения разработки и развертывания заказных приложений, а также для их интеграции с другими решениями?
- Какие справочные и учебные ресурсы доступны в онлайновом режиме?
Анализ рентабельности
- В какую сумму обойдется предлагаемое решение с учетом базовой цены и стоимости дополнительных компонентов и услуг?
- Как изменится цена, если во время действия контракта увеличится количество пользователей?
- Какие материальные выгоды получит организация, выбрав предлагаемое решение?
Защита приложений, особенно при их совместном использовании с внешними партнерами, - крайне сложная административная задача. Обеспечить надежное управление доступом компаниям помогут разнообразные инструментальные средства, включая политику жизненного цикла приложений и генераторы отчетов. Большинство хостинговых решений для совместной работы позволяют клиентам не только добавлять функции и создавать собственные приложения, но и подключать/отключать пользователей. |
Безопасность
- Какие требования к пользовательскому имени и паролю предъявляет предлагаемое решение?
- В качестве имени пользователя может применяться только адрес его электронной почты.
- Имя пользователя может быть ограничено доменным именем.
- Пользователю не разрешается менять свое пользовательское имя.
- Администратор может определить политику относительно сложности структуры пароля.
- Синхронизация каталогов.
- Может ли администратор ограничивать доступ к хостинговым приложениям по дате, времени и дню недели?
- Может ли администратор ограничивать доступ к хостинговым приложениям из определенных доменов и с диапазонов IP-адресов?
- Учитывает ли предлагаемое решение роли пользователей при работе с приложениями и доступе из разных точек?
- Может ли администратор распределять привилегии с учетом того, откуда производится доступ?
- Предусматривает ли предлагаемое решение установку в пользовательских системах обязательных или дополнительных компонентов?
- Может ли администратор блокировать доступ пользователей к отдельным приложениям и ко всей базе приложений сразу?
Отзывы клиентов
Приведите, пожалуйста, отзывы своих клиентов из данной отрасли, которые уже развернули у себя подобную систему примерно с таким же количеством пользователей и приложений.
С образцами других запросов предложений можно ознакомиться по адресу: go.eweek.com/rfp.
