Ricoh: спрос на консалтинг растёт очень быстро

ИНТЕРВЬЮ

В конце августа в Москве прошла выставка-конференция Ricoh Days’ 2006, на которой были представлены решения компании Ricoh в области офисного документооборота и цифровой печати (см. PC Week/RE, N 32/2006, с. 1). В мероприятии приняли участие менеджеры европейского подразделения Ricoh. Один из них - помощник генерального менеджера и старший консультант по решениям компании Ricoh-Europe Ен Джин (Yoon Jin) - ответил на вопросы шеф-редактора еженедельника PC Week/RE Игоря Кондратьева.

PC Week: Каково соотношение между бумажными и электронными документами в современном офисе?

Ен Джин: Современный офис не является безбумажным в том смысле, что в нем совершенно отсутствуют бумажные документы. Конечно, их относительная доля в общем потоке офисной документации постоянно уменьшается, но, как свидетельствуют различные опросы, объемы печати при этом неуклонно растут. Правда, в то же время лавинообразно увеличивается общий объем информации, и если бы мы до сих пор использовали только бумажные документы, то сегодня вряд ли испытывали бы последствия мощного информационного взрыва: без перехода к цифровому представлению он был бы невозможен в таких масштабах.

Один из самых важных аспектов применения цифровых технологий заключается в большей доступности информации: для получения необходимых данных в электронном виде требуется, как правило, гораздо меньше сил и средств.

Офис, где я работаю, до некоторой степени является безбумажным: там, например, нет архива документов в традиционном понимании. Уже в течение последних десяти лет я не получаю факсимильных сообщений в бумажном виде. И тем не менее время от времени печатать документы приходится.

Ен Джин

PC Week: Если не принимать во внимание переход к цветной печати, то какие наиболее значимые изменения в структуре офисного документооборота вы бы отметили?

Е. Д.: Одна из главных особенностей современного офисного оборудования - наличие у него средств интеграции в сетевую офисную среду. Благодаря этому мы отмечаем в последнее время важную тенденцию: все больше и больше крупных корпораций, работающих в любых мыслимых направлениях бизнеса - могу, скажем, привести примеры из авиа- и автомобилестроения или банковской и финансовой сфер, - переходят к модели совместного использования печатающего оборудования.

Это означает, что если раньше небольшой принтер - зачастую струйный - стоял на столе у каждого сотрудника корпорации (или использовался малой рабочей группой), то теперь все сотрудники подключаются через корпоративную сеть к мощному многофункциональному устройству, которое заменяет собой множество гораздо менее производительных принтеров. При этом экономится не только рабочее пространство - что в некоторых случаях и само по себе немаловажно, - но и снижаются затраты на обслуживание печатающих устройств.

PC Week: Но чтобы оценить возможную экономию, нужно знать, сколько изначально тратилось на печать документов. Между тем, как говорят аналитики, преобладающая часть компаний об этом даже не задумывается.

Е. Д.: Ситуация с оценкой затрат в разных компаниях разная. Те, что традиционно покупали копировальное оборудование, как правило, оценивали свои расходы, поскольку копировальный бизнес всегда ориентировался на себестоимость получаемых копий.

В то же время могу согласиться с тем, что многие компании при покупке печатающего оборудования никакого анализа затрат не проводят. Они придерживаются простого правила: покупают что подешевле, совсем не принимая во внимание последующие расходы на эксплуатацию.

Однако в условиях жесткой конкуренции компании любой отраслевой принадлежности должны повышать эффективность своего бизнеса и снижать затраты, что заставляет их обращаться за содействием к экспертам. По этой причине спрос на консалтинг в области печати и управления документооборотом очень быстро растет, особенно в последние пару лет.

Все чаще предоставляет подобные услуги и Ricoh: наши специалисты с помощью соответствующих программных средств проводят аудит офисного оборудования, выясняя потребность заказчика в объемах печати документов, степень эффективности использования различных устройств, подсчитывая средства, затрачиваемые на бумагу и расходные материалы.

Могу сказать, что заказчик нередко оказывается в шоке после предъявления ему результатов такого всестороннего анализа. Ведь исследования показывают: в настоящее время в крупных корпорациях годовые затраты на печать могут исчисляться многими миллионами долларов, что ощутимо даже для "богатых" компаний. Однако цель нашей работы состоит вовсе не в том, чтобы неприятно поразить заказчика, а в том, чтобы предложить ему реальные пути снижения расходов. Приведу один весьма красноречивый пример.

Нам довелось обследовать крупную организацию, имевшую 12 тыс. копиров. После тщательного анализа мы вышли к ее руководству с предложением о существенном сокращении парка используемого оборудования. Выяснилось, что для выполнения всех стоящих перед этой организацией задач ей достаточно иметь всего четыре сотни копировальных устройств.

PC Week: Но, по-видимому, гораздо более эффективным может оказаться не простое сокращение парка устройств, а некий реинжиниринг бизнес-процессов заказчика...

Е. Д.: Безусловно. Для решения подобных задач у нас имеются аналитики, которые занимаются более глубоким обследованием: в поле их зрения попадают не только работы, связанные с печатью документов, но и все другие бизнес-процессы заказчика. Конечно, рекомендации по поводу изменения бизнес-процессов зависят от конкретных условий.

Приведу пример. Центральный офис одного крупного банка каждый день был вынужден обрабатывать (путем сканирования) горы бумажных документов, поступающих из двух тысяч его филиалов. Для выполнения сканирования были задействованы 40 сотрудников центрального офиса, а для доставки документов из филиалов использовалась курьерская почта. После проведенного обследования мы рекомендовали банку осуществлять сканирование документов по мере их поступления на местах и переправлять их в центральный офис уже в электронном виде. При этом сотрудники, ранее занимавшиеся подготовкой документов к почтовой отправке, стали выполнять сканирование документов, полностью освободив от этой обязанности сорок своих коллег в центральном офисе. Все эти меры позволили банку снизить затраты на обработку документации и существенно повысили ее оперативность.

PC Week: Вернемся к офисному документообороту. Как влияет упомянутая вами тенденция перехода к совместному использованию печатающего оборудования на его функциональность?

Е. Д.: Важная особенность разделяемой печати связана с обеспечением защиты персональной информации. Если принтер стоит непосредственно на вашем столе, то проблем с печатью у вас, естественно, не возникает. Однако при использовании общего для нескольких сотрудников принтера то, что вы печатаете, может стать достоянием кого-то другого: он может увидеть или даже - например, по ошибке - забрать вашу распечатку.

Обеспечение защиты персональной информации при печати - один из ключевых вопросов, которые производитель офисного оборудования должен решить при создании таких устройств.

В последнее время мы уделяем также большое внимание обеспечению безопасности нашего оборудования, в частности его защите от несанкционированного доступа (в том числе от проникновения через Интернет) и вирусных атак, используя для этих целей все имеющиеся на сегодня ИТ.

Отмечу и другие изменения функциональности нашего оборудования. Во-первых, мы встроили в него поддержку Unix-среды, благодаря чему его можно использовать в крупных корпоративных сетях. (Изначально наши сетевые аппараты поддерживали только Windows, и в силу этого мы их позиционировали как оборудование для малого и среднего бизнеса.)

Революционным, на мой взгляд, усовершенствованием стало обеспечение открытости архитектуры наших устройств: разработчики Java-приложений имеют возможность обогатить функциональность аппаратов Ricoh, адаптировать их под решение конкретных задач.

Все это привело к тому, что ИТ-отрасль больше не рассматривает, например, оборудование Ricoh как простые копиры. Выпускаемые нами МФУ специалисты по ИТ вполне логично считают многоцелевыми серверами, сочетающими функции принт-сервера, скан-сервера, факс-сервера, Web-сервера и т. п.

Благодаря такой "разносторонности" многофункциональные аппараты становятся центром документооборота, и люди быстро переключаются на их использование.

PC Week: Помимо ввода, вывода и передачи информации решения в области документооборота должны включать в себя средства по организации ее хранения, а также поиска и извлечения необходимых данных. Что в этом смысле может предложить ваша компания?

Е. Д.: В принципе, Ricoh имеет все необходимые технологии для управления процессом офисного документооборота. Однако в зависимости от особенностей региональных рынков мы используем различные подходы.

Так, например, в Японии и США мы предоставляем клиентам полный набор Web-услуг, обеспечивающих хранение и доступ к интересующей их информации. Конечно, при этом мы даем гарантию безопасности и полной защиты данных.

В европейских странах, однако, заказчики по-прежнему хотят иметь данные у себя под боком, внутри своих компаний. Кроме того, в Европе очень много разработчиков, предлагающих свои системы управления документооборотом. Поэтому здесь мы сосредоточили усилия на интеграции наших решений по работе с документами в наиболее распространенное корпоративное ПО (Documentum, Hummingbird, Microsoft, Novell, Lotus и др.) и создаем заказные системы управления документооборотом.

PC Week: В последние годы много говорят об аутсорсинге в ИТ-отрасли. Востребована ли такая модель предоставления услуг, скажем, в области обслуживания печатного оборудования?

Е. Д.: Деятельность, связанная с печатью и сканированием документов, раньше не интересовала ИТ-менеджеров. Теперь же им приходиться управлять и этим видом оборудования, поскольку сегодня принтеры и сканеры интегрируются в корпоративные сети. Однако, как правило, ИТ-менеджеры уже обременены обязанностями по поддержке сложных корпоративных систем, например ERP-приложений. Так что помимо оказания консалтинговых услуг мы иногда по просьбе заказчика занимаемся поддержкой установленного у него печатающего оборудования.

PC Week: Участвует ли Ricoh в выработке открытых стандартов на форматы документов, в частности Open Document Format (ODF)?

Е. Д.: Нет, в создании спецификаций ODF мы не участвуем. Дело в том, что члены соответствующего альянса пока сосредоточили усилия на вопросах обмена информацией между приложениями и совершенно не затрагивают такие важные аспекты, связанные с формой ее представления, как, например, параметры шрифтов. Возможно, разработчики ODF в будущем займутся и этой работой. Тогда мы скорее всего и подключимся к их деятельности.

PC Week: Спасибо за беседу.