УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Информационные системы (ИС), связанные с учетом материальных ценностей, - начиная от бухгалтерских программ и кончая ERP-системами - находят самое широкое применение, и польза от них ни у кого не вызывает сомнений. Значительно меньше в этом плане повезло приложениям других классов и, в частности, системам управления проектами (СУП). А между тем они могли бы пригодиться даже там, где основная хозяйственная деятельность не носит проектного характера. Об этом шла речь на семинаре "Автоматизация управления проектами развития", организованном компанией "Поликом" (www.policom.ru).
Под проектами развития понимаются главным образом такие мероприятия, которые так или иначе связаны с расширением производства; в качестве типичных примеров можно назвать строительство нового цеха или установку дополнительного оборудования. У них есть свои особенности, такие, как охват сразу нескольких функциональных подразделений организации, отличие проектной деятельности от основного направления предприятия и связанное с этим применение непрофильных технологий (например, швейная фабрика обычно не занимается строительством производственных корпусов и монтажом оборудования), единичность, длительный цикл реализации и высокая стоимость. Все эти факторы нередко затрудняют управление проектом, приводят к лишним финансовым и временным затратам, а иногда и к полному провалу. Ситуация еще больше обостряется в тех случаях, когда параллельно ведется несколько проектных работ и надо осуществлять их координацию, перераспределение финансовых и материальных ресурсов и т. п.
СУП, по мнению специалистов "Поликома", в обязательном порядке должна предоставлять ряд функциональных возможностей: обеспечивать разбиение проекта на группу подпроектов; при необходимости управлять несколькими независимыми проектами одновременно, используя при этом единую классификацию и учет ресурсов; поддерживать взаимодействие между подразделениями, участвующими в планировании и реализации данных работ; позволять централизованно управлять методологией ведения проектов путем формирования типовых метрик, документов жизненного цикла проекта и поддержания проектного документооборота; обеспечивать управление рисками. И наконец, необходима интеграция с корпоративными информационными системами, прежде всего финансового управления.
Однако внедрение СУП - это еще только половина дела, важно уметь правильно ее использовать. И здесь многие организации могут столкнуться сразу с двумя неприятными сюрпризами. Во-первых, зачастую нелегко бывает найти специалистов, имеющих опыт ведения проектов и знающих, как это правильно делать, - ведь основная деятельность большинства предприятий не подразумевает такой работы, поскольку носит планируемый циклический или непрерывный характер. Во-вторых, в процесс управления проектом нередко вовлекается большое количество сотрудников из разных отделов, которые при этом не освобождаются от своих основных обязанностей и вдобавок не обладают опытом работы в проектных командах.
Чтобы уменьшить влияние этих негативных факторов и избежать дорогостоящего обучения методом проб и ошибок, необходим целый комплекс мер, которые должны быть увязаны с процессом внедрения СУП, а не осуществляться потом, когда менять что-либо кардинальным образом уже поздно. Основываясь на своем опыте, "Поликом" предлагает следующую схему автоматизации управления проектами.
Прежде всего необходимо уяснить, нуждается ли организация в СУП вообще и готова ли она к ее внедрению; при этом важно понимать, что этот процесс почти наверняка потребует существенной перестройки привычного стиля деятельности довольно широкого круга сотрудников и для успеха руководству придется проявить определенную волю и готовность пользоваться не только пряником, но и кнутом (впрочем, это относится к внедрению любых корпоративных ИС).
Далее формируется рабочая группа, основная задача которой состоит в анализе бизнес-процессов организации, связанных с управлением проектами, в разработке концепции управления проектами и регламентов бизнес-процессов и проектного документооборота. При этом существующие процессы могут подвергаться корректировке или даже полностью перестраиваться, если в процессе анализа будет обнаружено, что имеющаяся схема неэффективна. На основании этих документов составляется техническое задание на создание и настройку СУП; кроме того, формируются и регламенты работы пользователей с системой.
Поскольку ошибки на этом этапе окажут крайне негативное влияние на всю дальнейшую работу, в состав группы необходимо включать руководителей высшего звена предприятия (без их активного участия внедрение любой ИС почти всегда обречено на провал), будущих пользователей СУП (как правило, это менеджеры высшего и среднего звена), а также экспертов в области управления проектами. В роли последних, скорее всего, будут выступать сотрудники компании, специализирующейся на разработке и внедрении СУП, хотя если в организации есть собственные специалисты необходимого уровня, то можно будет обойтись и своими силами. Опыт "Поликома" позволяет заключить, что на этот этап обычно требуется от четырех до пяти месяцев.
После выработки концепции и необходимых регламентов устанавливается и настраивается ПО и проводится обучение тех специалистов, которые будут участвовать в его опытной эксплуатации, - как правило, основная их часть входит в рабочую группу. Проверка должна продолжаться достаточно долго, чтобы с помощью СУП полностью реализовать хотя бы один проект, а потом запустить еще два-три (в их роли могут выступать, в частности, подпроекты "большого" проекта, появление которого и привело к решению о внедрении СУП). Обычно на это уходит два-три месяца.
На основании полученного опыта в регламенты вносятся необходимые изменения, проводится дополнительная настройка ПО, после чего система запускается в промышленную эксплуатацию и начинается обучение всех пользователей, которые с ней будут работать. Следует заметить, что они будут учиться не на абстрактной, а на уже настроенной системе и по проверенным во время опытной эксплуатации регламентам.
Очень важно, что в результате внедрения СУП по подобной схеме организация получит не только само ПО, но и отработанную методику его применения, закрепленную в соответствующих регламентах, а также специалистов, умеющих с ним работать. По словам сотрудников "Поликома", именно такой комплексный подход позволяет им добиваться успеха при реализации СУП на разных предприятиях.
Что же касается выбора ПО, то этот вопрос не настолько важен, как правильная методика его внедрения. Сам "Поликом", будучи партнером Microsoft, продвигает Microsoft Project 2003 (на сегодняшний день выполнено более двадцати проектов), но это отнюдь не единственный выбор. На стороне этого пакета - наличие у корпорации большого числа партнеров (что позволяет заказчикам выбрать наиболее подходящую им компанию-подрядчика) и простота его интеграции с другими продуктами Microsoft. Однако не следует сбрасывать со счетов конкурирующие решения. Как это обычно и бывает, идеального варианта на все случаи жизни не существует.
