ThinkTank повышает продуктивность заседаний

ОБЗОРЫ

Решение компании GroupSystems предоставляет инструменты для эффективного управления дискуссиями

Хотели бы вы повысить управляемость и продуктивность заседаний? Хорошо бы! Но какие из имеющихся инструментов позволяют добиться такого результата? Продукт ThinkTank 1.1 компании GroupSystems во всяком случае дает возможность коллективам приблизиться к достижению этой цели.

Приложение можно установить у себя в компании или получить к нему доступ через сервер GroupSystems. ThinkTank 1.1 предоставляет в распоряжение коллективов набор организационных инструментов для управления ходом обсуждения тех или иных вопросов на онлайновых заседаниях и последующим принятием решений. Цены начинаются от 54 долл. в месяц за каждого участника и 66 долл. в месяц за председательствующего при использовании версии, предоставляемой в аренду (как раз той, которая испытывалась в лаборатории eWeek Labs). Цены на бессрочную лицензию начинаются с 12 тыс. долл. за лицензию на десять пользователей и троих председательствующих. Лицензия на каждого дополнительного председательствующего стоит 1500 долл. Поставки ThinkTank 1.1 начались в сентябре.

Прежде чем перейти к рассказу об инструментах ThinkTank, необходимо дать краткое пояснение: ThinkTank, в отличие от продуктов WebEx компании WebEx Communications или Microsoft Office Live Meeting, не является приложением для проведения Web-конференций. Это скорее ПО для поддержки групповой работы и принятия коллективных решений, предоставляющее инструменты для организации дискуссий, стратегического планирования и принятия решений. ThinkTank будет полезен при решении задач стратегического планирования, управления рисками, составления перечня требований и выработки коллективных оценок.

Инструменты ThinkTank призваны обеспечить участников заседаний перечнями обсуждаемых вопросов и механизмами проведения голосования. ThinkTank может служить дополнением к приложениям для организации Web-конференций либо использоваться автономно. Другие продукты, выполняющие сходные функции, но обладающие различной степенью структурированности, включают ПО для составления карты мнений, системы управления идеями и средства попарного сравнения.

В сущности, ThinkTank служит для структурирования информации, которую председательствующий считает нужным вывесить на доску объявлений. Кое-чего ThinkTank делать не позволяет. Например, он не даст возможности упорядочивать действия (action items) и управлять сопутствующими документами. Тем не менее мы сочли это ПО мощным и эффективным.

Представители GroupSystems сказали, что планируют быстро развивать ThinkTank. Своими корнями данный продукт восходит к ПО поддержки принятия решений GroupSystems II, обладающему Web-интерфейсом. Однако по своим функциям ThinkTank не совсем совпадает с GroupSystems II. Компания планирует обеспечить полное дублирование возможностей в начале 2007 г.

ThinkTank компании GroupSystems позволяет пользователям ранжировать предложения по нескольким критериям

В ThinkTank предусматривается два типа пользователей: руководители и участники заседаний. Руководители обладают административными полномочиями для создания пользователей и сессий. А участники наделены ограниченными правами, позволяющими им создавать, просматривать и редактировать контент конкретной сессии.

В ThinkTank все строится вокруг повестки дня. Выступая в роли руководителей сессий, мы могли формировать повестку дня, выбирая один из четырех видов действий: альтернативный анализ (Alternative Analysis), категоризацию (Categorizer), перерыв (Break), перерыв на ланч (Lunch).

ThinkTank - не слишком сложный инструмент. Мы убедились в этом, действуя в качестве руководителя сессии, создающего новую сессию. Сессии могут быть плановыми или внеплановыми, причем разрешается назначать дату и время начала и окончания сессии. Хотя сессии должны носить интерактивный характер, руководители имеют возможность оставлять их открытыми, чтобы пользователи, не участвовавшие в них в реальном времени, позднее могли оставить свои комментарии или проголосовать.

ThinkTank в рамках одного заседания поддерживает до 50 участников. Несколько бoльшая гибкость в управлении ими была бы весьма полезна. Особенно такая возможность, как создание дополнительных сессий, на которых роль председательствующих поручается другим участникам, - тогда руководители сессий могли бы работать с выделенной группой пользователей, не останавливая общую сессию.

Кроме того, нам хотелось бы несколько более активно управлять действиями участников, например, когда они упорядочивают списки с помощью инструмента Categorizer.

Компания GroupSystems хорошо проработала целый ряд деталей управления собраниями. На экране, разделенном на два окна, перед руководителем выводятся подробные сведения, которые позволили нам на лету редактировать сессии. Мы могли также сохранить сессию на диске в формате XML, создавая по существу шаблон для повторного использования.

ThinkTank предоставляет два инструмента поддержки принятия решений: Categorizer и Alternative Analysis.

С помощью Categorizer руководители и участники могут в процессе "мозгового штурма" создавать списки тем или предложений и управлять ими. А руководители контролируют, кроме того, этапы "мозгового штурма", категоризации, комментирования и голосования.

Выступая в роли участников сессии, при использовании Categorizer мы на каждом этапе имели в своем распоряжении ограниченный набор возможностей. Мы могли только предлагать идеи и давать комментарии, а также упорядочивать их с помощью операций копирования, вырезания, вставки, создания текста с отступом или выступом вправо. Вводимая участниками информация носит анонимный характер, это позволяет исключить влияние политических и личностных факторов на ход обсуждения.    

Вопросы после их упорядочения в модуле Categorizer можно передавать в Alternative Analysis и ставить на голосование. Alternative Analysis может применяться и автономно для проведения тех или иных голосований. Поскольку при подведении итогов используется специальный метод ранжирования (rank file analysis method), участники могут одновременно голосовать за несколько альтернативных решений, руководствуясь различными критериями.

При переходе к другому пункту повестки дня участники имеют возможность сохранить результаты своего голосования. Кроме того, ThinkTank позволяет каждому воздержаться при голосовании. Руководители сессии могут аннулировать итоги голосования, что бывает полезно при проведении пробного голосования. Наличие консенсуса проверяется только по величине стандартного отклонения, а ранжирование по отдельным критериям в данном продукте не поддерживается.

ThinkTank предоставляет два варианта составления отчетов. Первый предусматривает включение в отчет всех подробностей заседания и сохраняется в форматах Microsoft Word или HTML. Кроме того, руководители сессий могут оформить отчет по итогам голосования в формате Microsoft Excel для последующего углубленного анализа либо ранжирования результатов.

Техническому аналитику Майклу Кейтону можно писать по адресу: michael_caton@ziffdavis.com.