Управление проектами - выбор, внедрение и использование ПО в России
Управленческие информационные системы сегодня перестали быть лишь средством повышения эффективности существующей системы управления. Постоянное совершенствование методов управления, подкрепляемое использованием современного ПО является условием успешного функционирования компании. Одна из задач руководителя в наше время - шагать в ногу с прогрессом в информационных технологиях, чтобы не отстать от конкурентов.
В статье "Системы для управления проектами - игрушки для руководителей или полезные инструменты?" (PC Week/RE, №16/96, с. 61) рассматривались общие тенденции и состояние рынка систем управления проектами. Было отмечено, что во многих случаях сегодня традиционные схемы управления, ориентированные на стабильное бизнес-окружение и неизменные бизнес-процессы, должны быть дополнены методами управления проектами. ПО планирования и управления проектами стало доступно для российских организаций, и теперь на передний план выходят задачи выбора, эффективного внедрения и использования подобных систем.
Выбор системы для управления проектами
К решению о приобретении ПО для управления проектами в различных организациях приходят разными путями. Самый короткий лежит через рекламную информацию продавца системы, обещающую помощь в планировании и осуществлении работы в заданные сроки и в рамках бюджета, оптимизацию управления имеющимися ресурсами и т. п.
Рекламные брошюры поставщиков средств управления проектами удивительно похожи друг на друга. За последние годы даже выработался стереотип представления нового пакета, в соответствии с которым каждая новая версия системы рекламируется как та, долгожданная и единственная, которая "максимально приближена к реальным процессам управления в современной компании" и которую "можно легко внедрить и реально использовать".
Определенную помощь в выборе системы могут оказать сравнительные обзоры ПО, публикуемые в компьютерных изданиях. Однако необходимо иметь в виду, что в этих обзорах продукты преимущественно оцениваются с "программистской" точки зрения. Вопросы же "управленческой" эффективности отходят на второй план.
Развитие информационных технологий практически свело на нет различия между системами по "мощностным" показателям (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить различия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.
Что же нужно знать пользователю о предлагаемом ПО и собственных потребностях для того, чтобы сделать правильный выбор?
Во-первых, следует понять, для решения каких задач потребуется система управления проектами. Руководителю необходимо проанализировать характер деятельности собственной организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления. Какая деятельность может планироваться в виде проектов? Насколько детально требуется планировать и контролировать проекты?
На рисунке показан обобщенный жизненный цикл проекта и управленческие функции, связанные с различными стадиями проекта. Для поддержки различных управленческих функций используется различное ПО.
Например, на стадии выполнения особую важность приобретают эффективный обмен информацией и оперативное взаимодействие между участниками проекта и соответственно ПО поддержки групповой работы. Однако здесь мы подробно рассмотрим лишь традиционные ПО планирования и управления проектами (выделено на рисунке), которое является основным инструментом менеджера или администратора проекта.
Для укрупненного описания и анализа проекта на предварительной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет оценить основные показатели рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.
Примером такой системы является хорошо известная на российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting. Для описания плана инвестиций в Project Expert используется традиционный метод сетевого планирования, проект разбивается на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы диаграммы Гантта и PERT-диаграммы.
Но успешная разработка технико-экономического обоснования еще не означает успеха всего проекта. Даже весьма перспективный проект может потерпеть неудачу из-за ошибок планирования и реализации. Если есть потребность в контроле за ходом реализации проекта, необходимо использовать ПО управления проектами (УП). Кстати, Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.
Time Line 1.0 Rus. Сетевая диаграмма
Если принципиальное решение об использовании системы УП принято, то для выбора пакета полезно ответить себе на вопрос, какие функции планирования и управления вы хотели бы реализовать:
- только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;
- планирование и контроль только сроков выполнения работ;
- планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;
- детальное планирование использования ресурсов;
- многопроектное управление.
Полезно заранее определить основные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами?
Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными БД и т. п.
Немаловажными являются также требования к квалификации персонала, который будет работать с ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой подготовки пользователей и их дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т. е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для тех же, кто использует пакеты УП лишь время от времени для планирования небольшого комплекса работ, важна простота использования и быстрота получения результата. От таких пользователей трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Как правило, в крупных организациях можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, допускающих обмен данными.
Прежде чем переходить к особенностям того или иного пакета, еще раз отмечу, что каждый из них содержит полный набор базовых функциональных возможностей систем данного класса
Microsoft Project
Пакет Microsoft Project является на сегодня самой распространенной в мире системой УП. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ. Последняя версия системы - MS Project 4.1 for Windows 95 (цена на российском рынке около $400).
Пакет отличается простотой. Разработчики MS Project не стремились вложить в него сложные алгоритмы календарного или ресурсного планирования. В то же время значительное внимание уделяется использованию современных стандартов, позволяющих эффективно интегрировать пакет с другими приложениями. Например, поддержка стандартов ODBC и OLE 2.0 упрощает интеграцию бизнес-приложений.
Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет облегчить и систематизировать групповую работу с проектами. Настройка сообщений для команды проекта включает возможность определения состава проектных данных, пересылаемых участникам проекта по электронной почте, и установку ограничений на коррекцию пересылаемой информации получателями. Хранение проектов в папках Exchange позволяет дополнительно разграничить доступ к файлам проектов.
Для быстрого включения в работу начинающего пользователя MS Project предоставляет, кроме обычных средств помощи, возможность пошаговой разработки проекта (Create Your First Project и Cue Cards) и интеллектуальной подсказки (Answer Wizard). К сожалению, МS Project пока не русифицирован, так что для эффективного использования этих средств необходимо знание английского языка, включая специфическую терминологию управления проектами.
Среди достоинств пакета следует отметить достаточно удобные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Возможность одновременно иметь до шести планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа "что, если...". В то же время MS Project предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами.
Дополнительные возможности MS Project включают импорт/экспорт данных в форматах ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE и FoxPro, средства записи макрокоманд, Visual Basic. MS Project 4.1 является 32-разрядным приложением, эффективно использующим ресурсы Windows 95.
Пакет MS Project можно рекомендовать для планирования несложных проектов пользователями-непрофессионалами и новичками.
Time Line
Другое популярное решение в классе недорогих пакетов - разработка компании Time Line Solutions. Значительное распространение на российском рынке получила русифицированная версия Time Line 1.0 для Windows ($150-200). Сейчас появилась версия Time Line 6.5 for Windows ($650) - более мощная модификация системы.
Time Line 1.0, подобно MS Project, содержит лишь минимально необходимые функции управления проектами, предоставляя пользователю-непрофессионалу максимально простые и ясные средства быстрого создания и расчета несложных проектов.
Начинающему пользователю система предлагает набор базовых расписаний, дающих общее представление о проектах в различных областях (бизнес-план, производство изделия, маркетинг изделия, новостройка и т. д.). Специальная функция "Инструктор" активизирует модуль контроля за логикой работы пользователя. Периодически он выводит на экран запросы, уточняющие назначение проделанных операций, и предложения по дальнейшим действиям.
Пакет содержит полный набор функций управления проектами, однако объем планируемых проектов, как и в MS Project, ограничен 10000 задач и 1000 видов ресурсов. Система предоставляет упрощенные алгоритмы ресурсного планирования.
Средства создания отчетов, кроме табличных и графических (Гантт, PERT), позволяют получать календарный график, который представляет данные в формате настенного календаря. Правила отбора позволяют напечатать индивидуальный рабочий календарь для групп сотрудников или каждого сотрудника в отдельности. Это средство может быть удобно для небольших проектов.
Time Line 6.5. Диаграмма Гантта, совмещенная
с гистограммой загрузки и стоимости ресурса
Для организации коллективной работы с данными проекта ПО Time Line 1.0 можно установить как на рабочих станциях, так и на сервере. Многопроектное управление реализуется только через объединение проектов или связь проектов. Пакет поддерживает импорт/экспорт данных в форматах ASCII, CSV, Lotus 1-2-3, dBASE.
В комплект поставки русской версии Time Line 1.0 входят дополнительные продукты Guide Line и Guide Line Maker, предназначенные для создания и использования инструкций по разработке проектов в конкретных предметных областях.
ПО Time Line 1.0 будет полезно пользователям-непрофессионалам, планирующим преимущественно временные и стоимостные параметры проектов.
Time Line 6.5 - это более мощная версия системы управления проектами, принципиально отличающаяся от версии 1.0 по ряду параметров.
Основными особенностями Time Line 6.5 являются реализация концепции многопроектного планирования в рамках организации, гибкие средства поддержки формирования отчетов и средства настройки на пользовательскую информационную среду. В Time Line 6.5 сняты ограничения на размерность проектов.
Пакет Time Line 6.5 позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации, в единой SQL-базе данных, которая кроме описания проектов и единого для организации списка ресурсов содержит все элементы настроек управленческой среды, принятой в компании для работы с проектами. Объекты БД объединены в окне OverView в соответствующих разделах. С помощью этого окна можно просмотреть структуру БД проекта и осуществить доступ к любому элементу, а также создать свои пользовательские элементы в списках.
Time Line 6.5 предлагает достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие средства межпроектного назначения и выравнивания перегрузок ресурсов, гибкие возможности по описанию специфических календарных графиков работы ресурсов. Однако они не позволяют описывать и отображать иерархию ресурсов организации.
Стандартные возможности генерации табличных отчетов по проекту дополнены возможностями включаемой в поставку Time Line 6.5 систем генерации отчетов Cristal Reports 4, создающей практически любые виды отчетов, содержащие данные как из БД Time Line, так и из других БД компании. В систему включены более 30 заготовок стандартных отчетов управления проектами в формате Cristal Reports.
Полезное дополнение системы - средства создания пользовательских колонок и использование собственных формул в электронной таблице задач. К задачам проекта могут быть добавлены любые новые показатели (например, доход или прибыль от реализации задачи, дополнительные коды и т. п.).
Time Line 6.5 работает под Windows 3.1, Windows NT и Windows 95.
Отдельный модуль импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами УП (MS Project, CA-SuperProject, Time Line 1.0 for Windows и 5.0 для DOS), БД (dBASE) и электронными таблицами (Lotus). Time Line 6.5 поддерживает стандарты ODBC, OLE 2.0, DDE и макроязык Symantec Basic.
Сегодня в России распространяется англоязычная версия системы. Time Line 6.5 может быть рекомендован для планирования средних проектов или комплексов малых проектов.
Кроме перечисленных выше систем к классу недорогих и ориентированных на решение управленческих задач средней сложности можно отнести систему CA-SuperProject ($695), доступную по заказу для российских пользователей.
(Продолжение следует)
Алексей Полковников
Базовые функциональные возможности системы для управления проектами
+-----------------------------+---------------------------------------------------------------------------------+
| Средства описания |- Средства описания и типы планирования задач: выполнить "Как можно раньше",|
| комплекса работ |"Как можно позже", работы с фиксированной датой начала/окончания, возможность|
| проекта, связей между|привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов, вычисляемые резервы|
| работами и их |времени (полный, свободный) и т. д |
| временных |- Средства установки логических связей между задачами |
| характеристик |- Многоуровневое представление проекта |
| |- Поддержка календаря проекта, календарей ресурсов |
+-----------------------------+---------------------------------------------------------------------------------+
| Средства поддержки |- Ведение списка наличных ресурсов, возможность задания нормального и|
|информации о ресурсах и|максимального объемов ресурса |
|затратах по проекту и|- Поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых |
|назначения ресурсов и|зависит от длительности их использования |
|затрат по отдельным работам|- Расчет требуемых объемов ресурсов |
|проекта |- Ресурсное планирование: выделение перегруженных ресурсов и использующих их |
| |задач, автоматическое/командное выравнивание профилей загрузки ресурсов (с |
| |учетом ограничений по времени или на ресурс, с учетом приоритетов задач) |
+-----------------------------+---------------------------------------------------------------------------------+
| Средства контроля за|- Средства отслеживания состояния задач проекта: фиксация плана расписания|
| ходом выполнения |проекта, средства ввода фактических показателей состояния задач (процент|
| проекта |завершения) |
| |- Средства контроля за фактическим использованием ресурсов: бюджетное количество |
| |и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и |
| |стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы |
+-----------------------------+---------------------------------------------------------------------------------+
| Графические средства |- Диаграмма Гантта, часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая|
| представления структуры |отображать дополнительную информацию |
| проекта, средства |- PERT-диаграмма (сетевая диаграмма) |
| создания отчетов по|- Средства создания необходимых для планирования отчетов: по состоянию |
| проекту |выполнения расписания, по ресурсам и по назначению ресурсов, профиль ресурса, |
| |отчет по стоимости |
+-----------------------------+---------------------------------------------------------------------------------+
