Размещение документов в Web без учета их формата может закончиться провалом. Но на помощь всегда придет Acrobat

Ожидания оправдываются далеко не всегда. Представьте себе акробата, который долгие годы осваивал трапецию, но во время выступления не смог ее поймать  -  снаряд чуть-чуть недолетел. Та же участь может ожидать и Web-мастера, пытающегося разместить в Web важные деловые документы. Достаточно одной-единственной оплошности при форматировании  -  и весь труд пропадает впустую.

Мигающий текст, эффектная графика, яркие цвета  -  все эти атрибуты в цирке “Всемирной паутины” служат лишь для привлечения внимания к узлу. Когда же дело доходит до размещения серьезных материалов, будь то технические чертежи, финансовые отчеты, юридические и им подобные документы,  -  ситуация коренным образом меняется. Главное теперь  -  обеспечить доступ к материалам и возможность их просмотра в исходном формате. Смазанная строка, смещенная цифра или искаженный угол на чертеже могут привести к юридической, финансовой, а то и к технической катастрофе.

Гарри Финик, аналитик исследовательской фирмы Zona Research (Редвуд-Сити, шт. Калифорния), утверждает: “Наметилась тенденция обеспечивать доступ к документам через Web. В ряде случаев крайне необходимо получить предельно точную копию материала, и предприниматели уже начинают использовать Web в этих целях”.

На острие

Для форматирования важных документов многие компании прибегают к помощи пакета Acrobat фирмы Adobe Systems (Менло-Парк, шт. Калифорния). Это ПО, предназначенное для пересылки документов через Сеть, уже многие годы используется на ПК и CD-ROM. Оно преобразует документы, созданные в средах DOS, Windows, Unix и Macintosh, в собственный формат под названием PDF (Portable Document Format  -  формат переносимых документов), с которым можно работать на других платформах.

Для просмотра PDF-файлов необходимо специальное приложение, бесплатно предлагаемое фирмой Adobe на своем Web-узле (http://www.adobe.com). С его помощью можно не только увидеть содержание документа, ничем не отличающееся от содержания оригинала, но и абсолютно точно воспроизвести его на бумаге. Таким образом, больше не нужно запускать или загружать вместе с файлом приложение, использованное для создания оригинала.

Новый импульс для применения в Web Acrobat получил прошлым летом после появления его версии 3.0. Она избавила пользователей от необходимости загружать весь файл и просматривать его на своем компьютере  -  теперь это можно сделать непосредственно на узле с помощью браузеров Navigator 2.0 корпорации Netscape Communications или Internet Explorer корпорации Microsoft. Кроме того, новая версия позволяет пересылать через сеть лишь отдельные страницы из PDF-файла, что намного повышает гибкость работы с различными материалами.

Безусловно, Acrobat  -  не единственное средство просмотра документов в Сети. Однако, как считает Финик, это ПО обладает рядом преимуществ перед соперниками  -  пакетами Common Ground фирмы Common Ground Software и Envoy корпорации Corel. Особенно явно его достоинства проявляются в Web. “Acrobat вышел на рынок первым, сумел захватить лидерство и завоевать широкую популярность,  -  отметил Финик.  -  Все это значительно усиливает позиции пакета”.

Давайте посмотрим, как используют Acrobat три различные компании, пользователи которых получают из Web документы в их первозданном виде.

Бумажные заторы

Центр потребительской информации и документации фирмы Lucent Technologies (Индианаполис, шт. Индиана), выпускающей сетевое оборудование и оборудование для связи, буквально утопал в печатных документах. На него была возложена координация выпуска и распространения технической документации, справочных руководств, схем, чертежей и других специфических материалов, необходимых клиентам фирмы для установки и эксплуатации приобретенной техники. Выполнить такую задачу было нелегко.

Основная масса материалов поступала в Центр в традиционном печатном виде, и создать электронные копии всей документации было практически невозможно. Один только учет получаемых публикаций отнимал массу сил и времени, ведь на сегодняшний день в Lucent скопилось почти 1,5 млн. документов, 43 тыс. из которых употреблялись наиболее часто.

“Мы хотели избавиться от этих бумажных завалов, и Acrobat предоставил нам такую возможность,  -  вспоминает Дейв Роллер, менеджер по стратегическому планированию и развитию новых технологий Lucent.

Его группа сделала ставку на ПО Adobe Acrobat Capture, позволяющее преобразовывать печатные материалы в электронную форму. Ввод документов в систему осуществляется с помощью одного из трех установленных в центре планшетных сканеров фирмы Fujitsu. Затем все полученные PostScript-файлы пропускаются через специальное приложение сверки, разработанное специалистами фирмы, которое проверяет их целостность и соответствие спецификации. Проверенная таким образом информация с помощью Capture преобразуется в PDF-формат и поступает в базу данных Oracle. Такая технология уже позволила Lucent значительно сократить расходы на рассылку документов: доставка одного комплекта в печатном виде стоит $600, а его PDF-версии  -  всего $42.

Acrobat предлагает и другие возможности устранения бумажных заторов. Сегодня клиенты Lucent обращаются на ее Web-узел, чтобы найти и заказать необходимые материалы, которые затем направляются им обычной почтой в печатном виде или на дисках CD-ROM. Но уже с января можно будет загрузить нужные документы в PDF-формате непосредственно с сервера Lucent, что сократит время ожидания с нескольких дней до считанных минут.

“Это  -  Web-узел следующего поколения,  -  утверждает Роллер.  -  Прежде он представлял собой просто каталог, затем пользователи получили возможность использовать его для размещения заказов. Теперь же они смогут получать все необходимые документы”.

Новые перспективы

Несколько лет назад Федеральная комиссия по ценным бумагам США утвердила новые правила, обязывающие эмитентов облигаций облегчить доступ широкой аудитории к информации о муниципальных займах. Такое решение вызвало недовольство многих компаний, но не фирмы R.R. Donnelly Financial (Хадсон, шт. Массачусетс). Ее руководство решило воспользоваться открывшимися перспективами.

“У нас появилась возможность сделать следующий шаг, а именно перейти к электронному распространению информации”,  -  сказал Билл Фримен, директор передовых технологий фирмы.

С помощью Acrobat Capture в электронную форму было переведено более 10 тыс. печатных документов по муниципальным облигациям, а это  -  более миллиона страниц! Преобразованная в PDF-файлы, информация была размещена на специально созданном в ноябре 1995 года Web-узле.

PDF-архив фирмы под названием Nationally Recognized Municipal Securities Information Repository (хранилище информации о муниципальных ценных бумагах, признаваемых в национальном масштабе) получил одобрение Комиссии по ценным бумагам. В нем содержатся официальные заявления, котировки и годовые финансовые отчеты эмитентов. Все эти данные, как считает Джоан Мэйз Бекер, вице-президент отдела муниципальных облигаций фирмы J.P. Morgan Securities (г. Нью-Йорк), крайне необходимы рядовому гражданину, чтобы принять обоснованное решение о продаже или покупке ценных бумаг.

Мэйз Бекер наблюдала за узлом R.R. Donnelly со дня самого его образования и отметила, что он дает огромную экономию времени и денег. В прошлом она получала котировки облигаций экстренной почтой Federal Express 3 - 5 раз в неделю, теперь же может получить все, что необходимо и когда необходимо.

“Очень важно, что все материалы в точности совпадают с оригиналами. Ведь существует общепринятая структура документа, и получатель знает, где расположены те или иные нужные ему данные,  -  объясняет Мэйз Бекер.  -  Теперь не приходится тратить время впустую при работе с копиями”.

Сейчас плата за неограниченный доступ к документам узла R.R. Donnelly составляет $95 в месяц, однако тариф уже пересматривается.

SQL-база данных фирмы создана на основе языка Visual Basic и размещена на восьми серверах под управлением Windows NT. На сегодняшний день в ней хранится 200 Гб информации, и она постоянно пополняется. Чтобы избежать возможных ошибок, шесть штатных служащих занимаются сверкой сканированных копий документов и их PDF-дубликатов, которые одновременно отображаются на полиэкране монитора. Но даже при таком скрупулезном подходе компании удается ежедневно пополнять свой Web-узел сотней-двумя документов.

“Мы полностью доверяем своей системе,  -  утверждает Фримен.  -  До сих пор у нас не возникало никаких проблем с точностью копирования данных”.

Тактика проталкивания

Ассоциация Student Loan Marketing Association (Рестон, шт. Виргиния), широко известная как SallieMae, является ведущим американским посредником в получении студентами ссуд на образование. Решив не ограничивать свою деятельность распространением информации, эта организация в августе нынешнего года расширила свой Web-узел и выделила на нем отдельную секцию для документации об имеющихся финансовых предложениях. Характер же размещаемых здесь материалов требует абсолютной точности представленной информации.

“В таких документах нельзя допустить ни малейшей ошибки. Все данные должны быть представлены с абсолютной достоверностью”,  -  подчеркнул Грегори Смит, директор корпоративных финансов и систем ассоциации.

Ранее SallieMae сообщала об открывающихся возможностях и финансовых перспективах таким авторитетным поставщикам подобной информации, как Bloomberg, Reuters и Telerate, а те уже доводили полученные данные до своих клиентов, предварительно преобразовав их в собственный формат.

При этом SallieMae приходилось представлять сообщения каждому из посредников в удобном для него виде. Это могло быть и факсимильное послание, и цифровой файл заданного формата, например электронная таблица или текст ASCII. Использование различных средств при подготовке информации не могло не порождать путаницы. К тому же выполнение всех требований посредника вовсе не гарантировало качественной доставки сообщений потребителям. “Клиентов вполне устраивала оперативность получения данных, но не их точность”,  -  отмечает Смит.

Для решения возникшей проблемы специалисты SallieMae с помощью языка HTML, пакета Perl и сценариев CGI (Common Gateway Interface  -  общий интерфейс шлюза) создали расширение для Web-узла ассоциации под названием Investor. При новой схеме работы Acrobat Capture переводит печатные документы в электронную форму, а Acrobat Distiller преобразует файлы PostScript в файлы PDF. Последние вводятся в Investor и размещаются на ЭВМ фирмы Sun Microsystems, работающей в среде Unix. Это позволяет всем посетителям Web-узла получать копии материалов в едином стандартном формате.

По словам Смита, после сравнения с двумя межплатформными пакетами конкурирующих фирм сделать выбор в пользу Acrobat было нетрудно. Главными аргументами при этом стали способность продукта пересылать точные копии исходных документов через Web и возможность бесплатно получить на Web-узле Adobe программу чтения файлов. “Мы хотели предоставить всем своим пользователям возможность свободно читать документы, а Acrobat уже фактически стал стандартом”,  -  заключил он.

Эйлин Кроули

С заместителем редактора Эйлин

Кроули можно связаться через Internet по адресу: aileen_crowley@zd.com.