О концентратор, хост, маршрутизатор, что с вами сделал сетевой администратор?
В вас разобраться может только коммутатор, или провайдер, или Господь Бог
Современные компьютерные сети настолько сложны, что, кажется, работать с ними могут только специалисты. А как же быть простому пользователю? Для глобальной сети разработана технология, получившая название World Wide Web (“Всемирная паутина”), которая позволяет работать в сети любому человеку, независимо от его знаний и умений. С 1994 года эта технология стремительно завоевывает мир. С помощью программы просмотра, так называемого Web-браузера, пользователь персонального компьютера получает доступ к необъятным информационным ресурсам. Простой и наглядный интерфейс браузеров позволяет не только легко находить необходимые данные в огромной сети, но и редактировать документы, прослушивать звуковые сообщения, просматривать мультфильмы, запускать программы и делать многое другое.
Все компании, учреждения и организации используют в своей работе множество документов. Чтобы не утонуть в этом море бумаги, ускорить работу компании и увеличить эффективность ее действий, необходимо работать с документами в электронном виде. Для этого нужно обучить сотрудников различных подразделений основам работы с компьютерным оборудованием. Сделать общение с компьютером простым и наглядным поможет Web-технология. Применение механизмов Web во внутренних сетях называется intranet. Intranet-сеть позволяет не только быстро получать необходимую информацию, но и обрабатывать ее. Автоматизация обработки документов устраняет возможность их утери, сокращает затраты, связанные с их печатью, распределением и хранением.
О том, как использовать Web-технологию в различных отделах предприятия, и пойдет разговор в этой статье.
Intranet предприятия
На корпоративных узлах intranet, которые доступны по всему предприятию, можно размещать информацию самого общего характера. Например, служащие компании должны знать, что делает их предприятие и каких успехов оно достигло. Кроме того, в intranet может быть размещена и другая информация, например:
- политика предприятия;
- задачи и цели компании;
- приказы, решения высшего руководства и другие руководящие документы;
- ежегодный отчет о проделанной работе, достижениях и неудачах компании;
- различные внутренние документы (например, списки сотрудников по отделам, их внутренние телефоны и т. д.);
- шаблоны документов, выполненные в едином для всего предприятия стиле;
- другая полезная информация (например, всевозможные подсказки, обмен опытом).
Персональная информация в intranet
Еще одна важная задача - познакомить служащих с коллегами, которые могут им помочь в работе. Публикуя в intranet автобиографию служащего, его обязанности, где его найти и даже его фотографию, можно избежать различных казусов и конфликтных ситуаций. Такая информация поможет служащим поближе познакомиться друг с другом и, естественно, работать более слаженно и эффективно. Однако доступ к персональной информации, по-видимому, необходимо ограничить. Кроме того, intranet упрощает работу отдела кадров, размещая такую, например, информацию:
- телефонный справочник компании (с возможностью поиска);
- данные о работе и должности каждого служащего;
- персональные страницы;
- узел централизованного медицинского обслуживания;
- опросы служащих;
- условия принятия на работу;
- организация конкурсного набора персонала.
Intranet и группы разработчиков
Рассмотрим команду разработчиков, которые ведут исследование по новому проекту. Эта команда часто рассеяна по различным отделам предприятия и, возможно, даже по разным городам. Естественно, что каждый разработчик использует удобный ему компьютер (РС, Macintosh или Unix-машину). Intranet позволяет объединить такую группу и обеспечить ей простой и наглядный обмен информацией. Доступ к информации, связанной с исследованиями по определенному проекту, должен быть разрешен только членам группы. Исследователям пригодится intranet для публикации следующих документов:
- индивидуальные планы;
- спецификации продуктов;
- особенности уже разработанных изделий;
- требования заказчиков;
- список группы и обязанности каждого ее члена;
- планы исследований (возможные направления и дополнения, возникшие в процессе работы);
- материалы по теме разработки;
- обсуждение проблем, возникающих в процессе исследований;
- обсуждение новых идей и выработка новых направлений исследования;
- вопросы, задаваемые заказчиком, отделом маркетинга или отделом работы с клиентами;
- статьи, совместно подготовленные членами группы;
- рабочие записки.
Intranet и маркетинг
Основная задача маркетингового отдела - своевременно сообщать информацию географически рассредоточенной группе людей. Наличие полезных данных в нужный момент ускоряет заключение соглашения, и наоборот, недостаток сведений может вообще расстроить сделку. Вот примеры полезной информации, которую может разместить в intranet отдел маркетинга:
- общее описание товара;
- сопроводительная документация;
- анализ достоинств и недостатков товара и его преимуществ по сравнению с другими аналогичными предложениями;
- план действий маркетингового отдела и коммерческие прогнозы;
- база данных важных заказчиков;
- информация о конкурентах - их слабые стороны, возможная стратегия и другие материалы;
- обучающие материалы и различные рекомендации;
- обсуждение различных маркетинговых программ, удачных решений и предложений по улучшению работы;
- презентации.
Intranet в коммерческом отделе
Для успешной работы компании важно поддерживать прочные связи центрального офиса фирмы с коммерческими представительствами, которые обычно находятся далеко друг от друга. Представительства постоянно обращаются за необходимой маркетинговой информацией или помощью в центральный офис. А сами они выпускают ежедневные отчеты о том, что понравилось заказчику или, наоборот, не удовлетворило его. Раньше трудно было своевременно обмениваться важной информацией между коммерческими агентами и центральным офисом. Сегодня Web-браузеры позволяют решить эту проблему и легко распространять такие данные:
- интересные предложения;
- информацию о товарах;
- шаблоны для заказов и другой сопроводительной документации;
- презентации товара и компании;
- ответы на часто задаваемые вопросы;
- коммерческие отчеты;
- маркетинговую информацию.
Intranet для технической поддержки
Цель групп технической поддержки состоит в том, чтобы решить возникающие у клиентов проблемы, связанные с проданным товаром. Intranet помогает этой службе поддерживать связь с заказчиком, создать централизованную систему технической поддержки и в результате быстрее и эффективнее решать проблемы клиентов. Эта группа может использовать intranet для следующих целей:
- своевременно предоставлять служащим отдела информацию для ответов на вопросы заказчика;
- своевременно предоставлять заказчику информацию о выполнении его заказа;
- немедленно сообщать всем служащим отдела о важных изменениях в стратегии фирмы и проблемах в ее работе;
- организовать интерактивное обучение служащих правильной работе с заказчиками;
- обсуждать удачные и неудачные решения.
Intranet и финансы
Контроль за финансовой деятельностью компании помогает руководству вырабатывать стратегию работы предприятия. Для этого необходим доступ к финансовым отчетам компании. Intranet позволяет финансовым отделам легко и безопасно предоставлять руководству компании финансовые данные.
Отделу поставок может также пригодиться intranet. Ее использование может упростить распределение программного обеспечения и составление счетов.
Заключение
В этой статье перечислены некоторые варианты использования Web-технологии для внутренних нужд компании. Огромный потенциал intranet только начинает использоваться. На сегодняшний день разрабатываются лишь некоторые направления:
- информационная поддержка деятельности компании;
- централизация пользовательского интерфейса;
- электронный документооборот.
Очевидно, каждый руководитель может найти свое, новое применение intranet.
Валерий Коржов
С Валерием Коржовым можно связаться по адресу: oskar@jet.msk.su
