Наверное, несколько банально начинать рассуждения о презентации фразой: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Тем более это и не совсем верно, ведь презентации не ставят задачу стать альтернативой для слушателей/зрителей (или видеть, или слышать), а скорее ищут способ наиболее эффективного воздействия как на органы слуха, так и на органы зрения. Одновременное воздействие на два важнейших органа восприятия позволяет достичь гораздо большего эффекта, нежели тот, который можно получить при последовательном воздействии. По данным Центра прикладных исследований Вортоновской школы (Wharton School) Университета штата Миннесота, человек запоминает 20% услышанного, 30% увиденного и более 50% того, что он видит и слышит одновременно.
Считается, что для большинства первых лиц компаний публичное выступление - один из самых неприятных моментов в жизни. Можно быть прекрасным руководителем всем известной фирмы, но совершенно потеряться на первой же пресс-конференции. К счастью, современные методы презентации развиты достаточно хорошо - разнообразное программное обеспечение, разработанное как для новичков, так и для профессионалов (не только в области презентации, но и в деловой, и научной деятельности) позволяет нивелировать отсутствие лекторских навыков.
Трудно себе представить, что программы помогают человеку общаться не с компьютером (что привычно), а с человеком. Вместе с тем мультимедиа действительно позволяет значительно облегчить процесс коммуникаций.
Зачастую самую большую сложность в публичном выступлении составляет необходимость постоянного нахождения в центре внимания аудитории. Боязнь совершить ошибку на глазах у многих людей приводит выступающих в состояние сильного стресса. Конечно, практика позволяет избавиться от этого страха. На первом же этапе (а как впоследствии увидим, и на последующих этапах) использование мультимедиа значительно повышает как комфортность лектора, так и степень восприятия его аудиторией.
Представьте, что во время выступления вы постоянно получаете передышку благодаря появлению на экране изображений, иллюстрирующих ваш доклад. Самые трудные процессы становятся более понятными слушателям и требуют от лектора гораздо меньших усилий в объяснении, если их сопроводить видеоматериалами. Использование звука создает настроение и повышает уровень доверия к лектору, столь необходимого для адекватного восприятия информации. Анимационные эффекты позволяют удержать внимание аудитории в течение длительного времени.
Факультет систем организации информации Университета Аризоны провел исследование, в котором участвовали два презентатора, один из которых обладал средними презентаторскими способностями, а второй - способностями выше средних. Выяснилось, что использование мультимедиа презентатором со средними способностями повышало его рейтинг восприятия информации аудиторией, который был равен или выше рейтинга презентатора со способностями выше средних, не пользовавшегося вспомогательной поддержкой. При этом второй презентатор значительно потерял в оценке его аудиторией, так как не использовал высокотехнической поддержки, соответствующей его уровню.
Если цель выступления - убедить аудиторию, не стоит забывать о том, что использование мультимедиа позволяет обеспечить доверие к лектору, повысить понимание информации и улучшить ее запоминание, что в конечном счете влияет на принятие решения слушателями.
Исследования Вортоновской школы бизнеса (Wharton Business School) показывают, что использование визуальных средств при демонстрации ускоряет принятие коллективных решений, сокращает продолжительность переговоров и помогает быстрее достигнуть согласия в процессе групповых коммуникаций.
Если вы решили следующее свое выступление провести на высоком уровне, то в качестве программы подготовки презентации можно выбрать Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance, Micrografx Charisma, Software Publishing’s Harvard Graphics, Alpha Software Bravo, WordPerfect Presentations, Asymetrix Compel и Gold Disk Astound. Некоторые графические программы, как Corel DRAW 5.0 и 6.0 корпорации Corel, имеют специальные презентационные модули, которые позволяют отнести эти пакеты к этой же категории.
Большинство этих программ базируется на понятии "слайд-шоу" (демонстрация слайдов), привычном каждому. Большинство из них содержат возможность вывода на 35- мм слайд или прозрачную пленку для проектора.
Набор разработанных дизайнерами шаблонов позволяет не заботиться о том, какой будет цвет фона, шрифт и где надо расположить надписи на экране. Достаточно выбрать наиболее понравившийся шаблон из галереи. Некоторые сложности возникают при необходимости писать по-русски - нет никакой гарантии, что именно такой кириллический шрифт установлен на вашем компьютере. Однако смена шрифта на существующий позволяет решить проблему с небольшой потерей качества.
Структура слайдов, из которых вы составляете будущую презентацию, позволяет в значительной мере структурировать собственный ход мыслей. Однако одно из главных преимуществ презентационных программ в том, что не надо менять привычный способ мышления. Написав доклад, вы можете быстро трансформировать его в форму слайдов с помощью формата outline, куда вы можете импортировать текст из текстового процессора. В результате этого действия выбранный шаблон слайда окажется заполненным и готовым к демонстрации.
Большинство презентационных пакетов имеют встроенные средства построения графиков на основе данных, представленных в электронных таблицах. А пакет Gold Disk Astound предлагает на выбор различные анимационные поведения графиков, что позволяет с большей наглядностью продемонстрировать цифры, используемые в докладе.
Изменить последовательность демонстрации можно с помощью сортировщика слайдов, для чего надо выбрать мышью нужный слайд и перетащить его на желаемое место. Печатать изображения слайдов вместе с текстом, который произносится во время демонстрации, позволяет не запутаться в докладе даже неопытному лектору.
При подготовке презентации необходимо помнить о том, какие технические средства вы будете использовать во время доклада: слайд-проектор, обыкновенный проектор, жидкокристаллическую панель, жидкокристаллический или трехлучевой проектор. Технические характеристики этих средств позволят вам решить вопрос о том, следует ли включать анимацию, звук и видеоклипы в вашу презентацию или же ограничиться иллюстрациями и текстом. Время, когда аудитория должна была, вытянув шею, вглядываться в монитор, давно ушло в прошлое.
Анна Зуева
