МАРГАРИТА ФУЗЕЕВА :ПРАКТИЧЕСКИЙ КОНСАЛТИНГ ДЛЯ СМБ
С какими клиентами работать в первую очередь? С какой задачи начать рабочий день, а что отложить напоследок? В современном динамичном мире с этими и другими похожими вопросами приходится сталкиваться всем работникам - от рядовых сотрудников до высшего менеджерского состава.
Выполняя обещание, данное в прошлом номере, я попросила рассказать об инструменте для принятия решений его автора - Александра Фузеева.
Человек часто оказывается перед сложной проблемой, когда приходится выбирать из нескольких задач, претендующих на одни и те же ресурсы. При этом в большинстве случаев каждая задача зависит от нескольких параметров, что серьезно усложняет правильность выбора. Для решения таких проблем нами был разработан "Оптимизирующий квадрат" (ОК). Основа ОК - это квадрат, разделенный на четыре квадранта (рис. 1). Нумерация квадрантов указывает на их приоритетность: I - важнейший, II - менее важный и т. д. В тайм-менеджменте подобный квадрат используется для распределения важных и срочных работ.
Рис. 1. Основа ОК
ОК состоит из нескольких таких квадратов, названных нами образующими. Каждый образующий квадрат основан на одном-двух критериях выбора и служит для формирования итогового оптимизирующего квадрата.
Работа с ОК состоит из следующих этапов.
1. Выделение критериев для создания образующих квадратов.
2. Расстановка весовых коэффициентов для образующих квадратов и строк внутри них.
3. Размещение задач в нужном квадранте каждого образующего квадрата в соответствии с важностью конкретной задачи.
4. Расчет итоговых весовых коэффициентов для каждой задачи по заданному алгоритму с учетом весовых коэффициентов образующих квадратов и строк.
5. Заполнение задачами квадрантов итогового оптимизирующего квадрата на основе их итоговых весовых коэффициентов и правил размещения.
Рассмотрим упрощенный вариант использования ОК для оптимизации рабочего времени. На первом этапе выделим несколько простых критериев, которые позволят нам достаточно просто принимать на их основе оптимальные решения по ранжированию задач.
Первое, что приходит на ум, это известный в тайм-менеджменте принцип распределения дел на важные и срочные (в литературе он нередко упоминается как матрица Эйзенхауэра). На рис. 2 приведен образующий квадрат "важно - срочно", для которого мы установим весовой коэффициент (далее ВК) равным 0,4. Пусть все строки внутри каждого квадранта имеют одинаковый вес: для первого квадранта вес каждой строки равен 4, для второго - 3, для третьего - 2 и для четвертого - 1. Такой квадрат эффективен именно при составлении плана оперативных дел, главный его принцип - не более трех дел в первом квадранте. Это позволяет существенно снизить напряжение и повысить общую эффективность работы.
Рис. 2. Квадрат “важно - срочно”
с общим весовым коэффициентом 0,4
Распределить запланированные дела по категориям "важно - срочно", как правило, не сложно. Но что делать с поручениями от вышестоящего руководства - ведь они обычно приходят с грифом ASAP (as soon as possible)? И как быть с не выполненными вчера задачами, а также с непредвиденно свалившейся проблемой, которая срывает важную поставку? В этом случае необходим как минимум второй образующий квадрат, в котором будет использоваться другой набор критериев для принятия решения. Для этого предлагается использовать квадрат оптимального конечного результата (ОКР), связанного с профессиональной деятельностью. Вариант образующего квадрата "ОКР Работа" представлен на рис. 3. Весовые коэффициенты строк в нем сделаем равными соответствующим ВК квадрата "важно - срочно".
Рис. 3. Квадрат “ОКР Работа” с общим
весовым коэффициентом 0,6
Рассмотрим примерный список дел, запланированных на день.
1. Проверить представленные планы работ сотрудников.
2. Написать план статьи для журнала.
3. Подготовить материал по конкурентам.
4. Сделать оперативный отчет по VIP-клиентам.
5. Сделать еженедельный отчет.
6. Составить список компаний по VIP-критериям.
Образующий квадрат "важно - срочно" для приведенных дел показан на рис. 4, а образующий квадрат "ОКР Работа" - на рис. 5.
Рис. 4. Распределение запланированных дел
по квадрату “важно - срочно”
Рис. 5. Распределение запланированных дел
по квадрату “ОКР Работа”
Чтобы получить итоговый ОК, будем использовать простой метод - суммирование весовых коэффициентов, а правила размещения для него установим следующие: в первом квадранте - не более двух дел, во втором - не более трех, в третьем - не более четырех, в четвертом - без ограничений.
На примере одной из задач продемонстрируем, как считать суммарный ВК, по которому впоследствии будет проводиться ранжирование задач в итоговом оптимизирующем квадрате. Возьмем задачу "Составить список компаний по VIP-критериям". Ее вес в строке квадрата "важно - срочно" равен 4. Умножаем его на ВК квадрата и получаем итоговый вес 1,6 (4 х 0,4 = 1,6). Вес этой же задачи в квадрате ОКР равен 2,4, так как она находится в I квадранте и имеет вес 4, а ВК у этого квадрата равен 0,6 (4 х 0,6 = 2,4). Итоговый вес задачи равен сумме полученных значений веса в каждом квадрате (1,6 + 2,4 = 4).
Применим выбранный алгоритм для распределения ВК всех наших задач. Расставив задачи по убыванию итоговых весовых коэффициентов, мы получим ранжированный список задач:
1) составить список компаний по VIP-критериям (4,0);
2) проверить представленные планы работ сотрудников (3,6);
3) сделать оперативный отчет по VIP-клиентам (3,4);
4) сделать еженедельный отчет (2,6);
5) подготовить материал по конкурентам (2,4);
6) написать план статьи для журнала (2,4).
С учетом ограничений на размещение получаем вариант итогового оптимизирующего квадрата, представленный на рис. 6.
Рис. 6. Распределение запланированных дел
по итоговому квадрату
В первую очередь нам надо выполнять дела из первого квадранта, затем из второго и т. д. А что делать при возникновении незапланированных дел (обращения клиентов, приказы руководства, просьбы коллег по работе)? Здесь предлагается несколько подходов, применяемых в зависимости от типа и сложности возникающих дел.
Простой вариант. Внеплановые дела сразу размещаются в итоговом квадрате в нужные квадранты.
Сложный вариант. Внеплановые дела добавляются к первоначальному списку задач, и все задачи перераспределяются заново с учетом вновь добавленных.
Комбинированный вариант. Сложные для ранжирования задачи обрабатываются по второму варианту, а простые потом добавляются сразу в итоговый квадрат.
Из приведенного примера можно понять, что даже упрощенный вариант применения ОК позволяет облегчить проблему выбора.
В настоящий момент для практического применения описанного метода автор использует инструмент, реализованный в Microsoft Excel, но уже начата реализация программного продукта на базе этой технологии. С его помощью можно будет не только оптимизировать персональную деятельность, но и организовать ее планирование, привязывать дела к категориям или проектам, фиксировать выполнение работ, получать разнообразные отчеты о своей деятельности (по выполненным делам за любой период, по запланированным, но не выполненным делам, по внеплановым делам и причинам их возникновения...). Объединение нескольких функций значительно повысит эффект от применения этого инструмента.
Технология оптимизирующего квадрата позволяет повысить эффективность персональной деятельности в любой сфере. С помощью ОК можно оптимизировать процесс принятия решения в тайм-менеджменте, при организации продаж, в маркетинге, при работе с персоналом и во многих других областях бизнеса.
С автором статьи можно связаться по адресу: margo@starcons.ru.
