DIRECTUM 4.3 - первая версия в новой концепции

     ДОКУМЕНТООБОРОТ

Компания DIRECTUM (www.directum.ru) выпустила версию 4.3 одноименной системы управления документооборотом, в которой впервые нашла отражение новая концепция развития системы. Эта концепция, как утверждают в компании, была создана в прошлом году по результатам анализа потребностей и опыта клиентов. Основные ее положения предполагают сближение механизмов обращения с бумажными и электронными документами; максимальное упрощение работы руководителей с системой; облегчение процедуры ввода документов в систему вне зависимости от вида, в котором они поступили в организацию, а также обмена электронными документами между различными организациями.

Архитектура системы

На сегодняшний день DIRECTUM позиционирует свой продукт как систему поддержки полного жизненного цикла управления документами, позволяющую органично вписать традиционное бумажное делопроизводство в электронный документооборот. Система построена на базе платформы IS-Builder, разработанной НПО "Компьютер" (www.npo-comp.ru) и опирающейся на технологии Microsoft COM и .NET, и имеет многоуровневую архитектуру (рис. 1), основные функциональные элементы которой перечислены ниже:    

- система управления базами данных (СУБД), в качестве которой используется MS SQL Server. Она не только является хранилищем данных и метаданных системы, но и включает серверную часть IS-Builder и так называемую прикладную разработку DIRECTUM. Последний компонент реализует функциональность предметных модулей системы;

- управляющие службы, поддерживающие ряд функций, не связанных напрямую с бизнес-логикой;

- среда выполнения IS-Builder Runtime Environment, реализующая программный интерфейс (API) для доступа к системе. Именно на этот интерфейс опираются компоненты, обеспечивающие работу пользователей;

- клиенты системы, к которым относятся приложения, используемые конечными пользователями, инструментарий разработки и административные утилиты. Клиентом может быть как Windows-приложение, работающее с системой через ее API, так и веб-браузер, взаимодействующий с сервером веб-доступа DIRECTUM;

- файловые хранилища.

Рис. 1. Архитектура системы

Кроме того, в системе имеется ряд вспомогательных компонентов, расширяющих ее возможности: предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder, служба файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services, сервер веб-доступа, расширения для SharePoint, сервер репликации и др.

Работа с DIRECTUM обычно ведется через специальную клиентскую программу - Проводник (рис. 2). До появления версии DIRECTUM 4.3 существовало два Проводника, один из которых осуществлял доступ к документам и задачам, а другой - к компонентам (модулям) системы. В версии 4.3 функции и того и другого сведены в одну программу.

Рис. 2. Окно Проводника DIRECTUM

Организация хранения документов

Система предполагает размещение всех документов в едином информационном пространстве. В результате существенно упрощается поиск файлов, созданных разными пользователями DIRECTUM. При этом каждый из них может организовать удобную лично ему структуру хранения документов, формируя собственные папки, в которых размещаются не сами файлы, а ссылки на них, что исключает появление лишних копий документов.

Сам документ физически может находиться либо в базе данных SQL-сервера, либо в файловых хранилищах (в предыдущих версиях DIRECTUM все документы хранились только в БД). В базу данных обычно помещаются часто используемые документы сравнительно небольшого объема; крупные же, а также те, к которым обращаются редко, целесообразнее размещать в файловых хранилищах. Сами хранилища делятся на оперативные, где находятся постоянно используемые документы, и архивные, предназначенные для размещения требующихся редко. Работа пользователя с документами, находящимися в хранилищах, не отличается от работы с теми, что помещены в БД. По истечении определенного периода времени документы могут автоматически переноситься из оперативного хранилища в архивное.

Безопасность

Информационная безопасность DIRECTUM 4.3 обеспечивается за счет регулирования прав доступа к данным, автоматизированного контроля целостности данных, шифрования важных документов, а также протоколирования работы всех пользователей. Аутентификация пользователей производится либо на уровне системы управления документооборотом (требуется пароль доступа к DIRECTUM), либо на уровне Windows (применяется общий пароль для входа в ОС).

Администратор имеет возможность управлять пользователями и их группами, при этом права могут назначаться как на компоненты системы в целом (справочники, сценарии, отчеты и т. д.), так и на отдельные записи и реквизиты. Сами компоненты можно группировать в папки, что ускоряет и упрощает назначение прав доступа. Средства администрирования интегрированы с Microsoft Active Directory.

Механизм замещения пользователей позволяет делегировать права одного сотрудника другому, например на время командировки или отпуска первого, при этом после наступления контрольной даты замещение автоматически снимается. При необходимости администратор может передать функцию управления замещением любому сотруднику.

Помимо разграничения прав доступа DIRECTUM 4.3 обеспечивает шифрование документов с помощью закрытого ключа пользователя или обычного пароля. Механизмы Microsoft CryptoAPI позволяют интегрировать DIRECTUM с различными системами криптозащиты информации, скрывая тем самым содержимое документов, в том числе и от администраторов.

Коллективная работа с документами

Разработчики новой версии DIRECTUM предусмотрели возможность блокировать попытки изменения редактируемого кем-либо документа со стороны других пользователей системы, сохранив при этом для них возможность его просмотра. После освобождения документа им может быть направлено соответствующее уведомление, что упрощает поочередное внесение изменений в документ. Это можно сделать и в автономном режиме (например, дома): в системе реализован механизм экспорта и импорта документов, а также временной блокировки доступа к оригиналу экспортированного файла.

Если документ экспортирован в специально разработанный открытый формат ESD (Electronic Structured Document - структурированный электронный документ), то для его просмотра можно воспользоваться свободно распространяемой программой DIRECTUM OverDoc. В экспортированном в формате ESD документе сохраняются все его атрибуты, включая электронные подписи (ЭЦП), что важно при передаче документа на согласование в другие организации. После такого согласования документ, заверенный ЭЦП согласующей стороны, импортируется обратно в систему. Таким образом можно организовать электронный обмен документами с ЭЦП между разными организациями, даже если в какой-то из них DIRECTUM не используется.

Управление бизнес-процессами

В терминах DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, которую нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором задания, при этом на каждом отдельном этапе такого маршрута можно разослать его участникам соответствующие уведомления, а также запустить заранее определенный сценарий, описывающий автоматически выполняемые действия над объектами системы (перенос данных в учетную систему, изменение состояния электронного документа и др.).

При "ручном" назначении исполнителей инициатор задания самостоятельно формирует их список из пользователей системы и назначает маршрут прохождения задачи. Для процессов, подлежащих жесткой регламентации или просто часто повторяемых, настраиваются типовые маршруты (в версии 4.3 существенно расширены возможности настройки типовых маршрутов под нужды конкретного заказчика). При этом инициатор задачи всегда может проследить, на каком этапе выполнения находится задача, определить места задержек и при необходимости внести коррективы в ход исполнения.

Возможности интеграции

Документированная структура БД системы DIRECTUM, а также поддержка в ней технологии COM упрощают ее интеграцию с другими корпоративными системами, настольными и веб-приложениями. При этом внутренний язык программирования позволяет организовать обращение из системы к произвольным источникам данных.

Частным случаем интеграции являются расширения DIRECTUM для Microsoft SharePoint. Специальные веб-компоненты обеспечивают работу через веб-интерфейс портала с объектами DIRECTUM (справочниками, документами, задачами), а блоки типовых маршрутов позволяют отслеживать изменения и получать данные из узлов SharePoint, а также публиковать в библиотеках и списках портала документы и справочную информацию DIRECTUM.

Организация территориально распределенной работы

В простейшем случае для дистанционного доступа к системе можно воспользоваться входящим в состав DIRECTUM сервером веб-доступа, который позволяет работать с системой через Интернет с помощью браузера IE версии 5.0 и выше. Альтернативой этому варианту является режим терминального доступа на основе технологий Microsoft.

Помимо организации доступа к системе отдельных сотрудников через Интернет DIRECTUM позволяет развернуть в филиалах и других удаленных подразделениях полноценную систему управления документооборотом с собственным сервером. Для этой цели разработан механизм репликации данных, дающий возможность организовать автоматический процесс обмена данными между удаленными серверами. При этом устанавливать прямую связь между серверами не требуется: информация может передаваться по электронной почте или на физических носителях во время так называемых сеансов связи. Механизм репликации оперирует понятиями DIRECTUM (документ, задача, задание, справочник) и реализован без использования встроенных средств репликации SQL-сервера. Частота сеансов связи определяется потребностями организации в обновлении информации (от одного раза в сутки до нескольких раз в час); между сеансами связи каждый сервер работает независимо.

В целом можно констатировать, что DIRECTUM обладает необходимыми возможностями для организации управления документооборотом и бизнес-процессами в большинстве средних и крупных организаций. При этом к ее недостаткам можно отнести жесткую привязку к технологиям Microsoft и отсутствие штатных средств потокового ввода бумажных документов. Как утверждают в компании, создание таких средств является одной из приоритетных ее задач, а начиная с версии 4.4 для работы с системой можно будет использовать не только IE, но и альтернативные веб-браузеры.