Когда бизнес растет быстрыми темпами и развивается не только в мегаполисах, но и в крупных региональных центрах, руководителям компаний приходится много перемещаться по стране — никакие системы мотивации не заменят личного контроля вновь создаваемых филиалов и оптимизации бизнес-процессов. Но вместе с тем возникает и проблема: в отрыве от проводных линий связи необходим полный доступ к информации конфиденциального характера, к электронной почте, офисным документам и данным из корпоративных информационных систем.
Дмитрий Коган: “Я сам являюсь пользователем системы “Мобильный офис” и подтверждаю, что она вполне удобна и проста в использовании”
Именно поэтому перед ИТ-дирекцией национального и инвестиционного банков “Траст” (www.trust.ru) была поставлена задача обеспечить ключевых сотрудников предприятия оперативным доступом к системе электронного документооборота. Решить проблему помогла консалтинговая группа “Борлас” (www.borlas.ru), и теперь руководить 55 филиалами, отделениями и специализированными офисами банка, расположенными в 48 регионах страны, можно круглосуточно вне зависимости от часовых поясов.
Виртуальный офис без проводов
Системы удаленной работы по управлению предприятием с помощью карманных компьютеров, ноутбуков и смартфонов, несмотря на множество предлагаемых вариантов, называют общим термином “мобильный офис”. Комплексным решение становится только в том случае, если имеет набор аппаратных средств и программного обеспечения, благодаря которому пользователь “на выезде” сохраняет возможность работать с данными, хранящимися в корпоративных БД его компании (про опыт внедрения подобных систем в РАО “ЕЭС России” см. PC Week Mobile/RE, № 1/2005, c. 10). Главное, чтобы комплекс управления поддерживал ряд базовых функций. Во-первых, необходимы два параллельных канала связи: у каждого сотрудника есть свой персональный почтовый ящик и телефон — вот по этим двум контактам благодаря мобильной связи и услугам переадресации его можно найти практически в любой точке страны или мира, где есть канал, с помощью которого он может подключиться к центральному серверу электронной почты своего предприятия. Во-вторых, возможность оперативной синхронизации всех элементов системы электронного документооборота: в почтовый электронный ящик сотрудника поступают служебные документы, которые могут потребовать его безотлагательного внимания независимо от того, находится он на работе или за 10 000 км от нее. В офисе для этого можно воспользоваться обычным рабочим компьютером, а в командировке — персональным мобильным устройством, будь то коммуникатор, смартфон или КПК. . При этом важно сохранить возможность решать все оперативные вопросы взаимодействия в режиме реального времени. В-третьих, данное решение должно поддерживать значительное количество мобильных устройств и, самое главное, связь с используемой в компании системой электронного документооборота (подробно о мобильном доступе к корпоративным сетям см. PC Week/RE, № 20/2006, с.18).
Синхронизация почтового ящика, находящегося на сервере электронной почты, осуществляется очень быстро — особенно при подключении через Wi-Fi или EDGE
У нас в стране подобные продукты развивают как операторы связи (об опыте оператора “Мегафон”, www.megafon.ru, см. PC Week/RE, № 45/2006, с. 24), так и сторонние компании-интеграторы и консалтинговые фирмы. В любом случае их внедрение позволяет существенно повысить эффективность руководства компанией любого типа, поскольку у ключевых сотрудников появляется возможность держать руку на пульсе в режиме реального времени.
Одна из самых больших проблем при внедрении такой системы — правильно выбрать не только поставщика, но и платформу будущего решения. “Мы рассмотрели целый ряд предложений, но остановились на варианте “Борласа”, — рассказывает руководитель дирекции поддержки информационных систем банков “Траст” Дмитрий Коган. — Нам импонировало то, что у этой компании мобильные решения являются совершенно отдельным и успешным направлением бизнеса, а не дополнительной услугой, как у остальных. Что же касается самого продукта, то выбор был сделан в пользу “Мобильного офиса”, разработки “Борласа” на базе платформы Intellisync Mobile Suite корпорации Nokia. Оказалось, что это наиболее полнофункциональное решение, которое не зависит от конкретного оператора связи и при этом поддерживает максимальное количество мобильных устройств.
Технологическая схема “Мобильного офиса”
Например, аналогичный продукт Microsoft работает только с операционной системой Windows Mobile, в то время как у каждого из наших менеджеров свои предпочтения, и нельзя заставить их всех использовать смартфоны и коммуникаторы только с этой системой управления; мы искали кроссплатформенное решение”.
Основной аудиторией “Мобильного офиса” стали руководители и сотрудники, в специфику работы которых входят частые командировки и ведение переговоров, — с помощью дистанционного доступа с мобильных устройств (телефонов, ноутбуков, КПК) в оперативном режиме можно сразу получить данные о статистических показателях бизнеса в реальном времени, просмотреть историю переписки по тому или иному вопросу и пр. Фактически весь блок постоянно обновляемой для работы информации находится буквально “на кончиках пальцев”. После внедрения полного набора модулей сотрудники вне офиса получают те же возможности, что и на рабочем месте: электронная переписка, связь с информационными системами компании и т. д. Это позволяет всегда быть в курсе текущих событий, оперативно принимать решения, планировать дальнейшую работу. Главное для пользователя — наличие надежного высокоскоростного канала связи.
В рамках проекта осуществлялась поставка, внедрение и сопровождение двух составляющих пакета “Мобильный офис” — “Мобильная почта и менеджер персональных данных” и “Подсистема управления мобильными устройствами”. По признанию специалистов финансово-кредитного учреждения, их оказалось достаточно для решения поставленной задачи. К слову, у системы “Борласа” есть и другие модули, например “Мобильный аналитический портал”, однако в “Трасте” они пока не понадобились. Решение же, поставленное банкам “Траст”, помимо всего прочего позволяет осуществлять администрирование, установку, удаление и обновление программ силами всего одного системного администратора в полностью дистанционном режиме — вся загрузка идет по беспроводной сети, а руководители-пользователи от забот по модернизации ПО избавлены.
Оперативное внедрение
В настоящее время возможностями “Мобильного офиса” в “Трасте” пользуются около сорока человек. Это прежде всего акционеры, члены совета директоров, старшие менеджеры, а также сотрудники служб, которые должны оперативно реагировать на запросы клиентов. По планам ИТ-дирекции в дальнейшем пользователей будет больше. “Откровенно говоря, особых сложностей с инсталляцией системы и обучением пользователей просто не было: все руководители уже имели опыт работы с аналогичными сервисами, запуск в эксплуатацию прошел довольно быстро и успешно, — рассказывает Дмитрий Коган. — Месяц тестирования и настройки подтвердил, что все в порядке, после чего мы смогли представить решение совету директоров. Я сам являюсь пользователем системы и подтверждаю, что она вполне удобна и легка в работе. Что касается специальных замеров по оценке эффективности решения, то таких исследований мы не проводили. Главный результат для нас очевиден: сотрудники вполне удовлетворены возможностью работы с электронным документооборотом, их активность и оперативность реакции сохраняются даже вне офиса. Мы старались выстроить систему так, чтобы она помогла нам свести к минимуму опоздания с организацией взаимодействия по рабочим вопросам. Главное, чтобы до сотрудников всегда доходила оперативная коммерческая информация, необходимая для принятия своевременных решений. Где они находятся, уже неважно: им обеспечена фактически тотальная мобильность”.
Настройки коммуникатора для проведения синхронизации вполне очевидны: необходимо указать данные пользователя, короткий номер для связи (выделяется сотовым провайдером) и адрес сервера для доступа
Достаточно устойчивая работа и высокая технологичность решения позволили выйти на качественно иной уровень эффективности обмена информацией внутри финансово-кредитного учреждения. Все модули “Мобильного офиса” используют единую платформу синхронизации, отслеживания изменений, сжатия и безопасной доставки данных. Система работает в гетерогенных сетях передачи данных GPRS/EDGE, Wi-Fi, LAN, Dial-Up, возможно подключение и через pre-WiMAX-модемы. “Мобильный офис” использует гибкую модульную архитектуру, имеет расширенные функции администрирования, предоставляет возможность дистанционного управления устройствами, защищает данные промышленными стандартами шифрования (AES 128, 3DES, SSL). Гибкая и простая в управлении платформа основана на отраслевых стандартах и оперативно интегрируется практически в любые корпоративные и частные системы электронной почты, которых в общей сложности насчитывается более трехсот. Эта услуга работает на широком спектре пользовательских устройств — всевозможных КПК, смартфонах и коммуникаторах различных производителей, построенных на платформах WinCE (WinMobile 2003/2005), Symbian S60/S80/UIQ, PalmOS, BlackBerry и J2ME.
Опыт Nokia в продажах подобных систем как на российском, так и на западных рынках показывает отсутствие какой-либо вертикальной сегментации. Иными словами, представленный “Мобильный офис” одинаково хорошо вписывается в автоматизацию бизнес-процессов финансовых организаций, промышленных предприятий, государственных структур, медицинских центров и т. д. Как отмечает Сергей Горьков, директор департамента мобильных решений консалтинговой группы “Борлас”, конкурентами являются такие продукты, как BlackBerry (производитель — Research in Motion), AlwaysOnMail (Seven), ActiveSync (Microsoft), GoodLink (Good Technology), mSuite (CommonTime). “Но многие из них либо недостаточно функциональны, либо не представлены на российском рынке ввиду своей жесткой привязки к конкретному оператору мобильной сети или пользовательским устройствам, как, например, BlackBerry, — отмечает г-н Горьков. — Поэтому решение, которое создано на платформе Nokia, наиболее оптимально: оно, во-первых, совершенно не зависит от оператора связи, во-вторых, поддерживает максимальное количество мобильных устройств, в-третьих, предоставляет пользователю более широкий функционал и гибкий набор необходимых модулей. Фактически это удобный шлюз для доступа к различным типам данных с помощью мобильных устройств.
Технология функционирования
Для взаимодействия с серверами корпоративных информационных систем (электронная почта, системы коллективной работы, CRM и т. п.) решение “Мобильный офис” использует архитектуру клиент — сервер. В корпоративной сети предприятия устанавливается основной сервер IMS (или кластер серверов), который, собственно, и отвечает за обмен почтовыми сообщениями между корпоративным сервером (может использоваться MS Exchange, IBM Domino или Novell Groupwise) и мобильными клиентами. Он же отвечает и за аутентификацию пользователей, ведение логов работы и т. д. (причем поддерживается несколько вариантов проверки пользователя — встроенная, с помощью каталога Domino Directory, Microsoft Active Directory, или внешняя, с помощью другого LDAP-каталога). Еще одна роль IMS-сервера — хранение почтовых сообщений и прикрепленных документов, полученных с почтового сервера для быстрой отправки клиенту, когда он становится доступным.
Приложение Intellisync можно найти среди системных программ коммуникаторов Nokia
В системе используется и Intellisync Secure Gateway для предотвращения атак на локальную сеть предприятия из Интернета. При этом данный аппаратно-программный комплекс является той “точкой входа”, с которой обмениваются запросами все мобильные устройства, передающие их через Сеть (по схеме подключения FireWall встраивается последовательно за ним). Как уже было отмечено выше, весь обмен информацией ведется в зашифрованном виде между мобильным устройством и сервером IMS, то есть указанное устройство расшифровать сообщения не может, а является для них лишь “перевалочным пунктом”, который следит за чистотой канала и пресекает попытки злоумышленников прорваться через защитные системы.
Кроме модуля мобильной почты и синхронизации персональных данных в “Мобильном офисе” есть подсистемы дистанционного управления мобильными устройствами и их контроля, модули синхронизации файлов и приложений, а также модуль синхронизации баз данных. Стоит отметить, что обновление данных происходит в режиме true-push, когда любое изменение на сервере компании сразу отображается у пользователя и наоборот.
Цена решения складывается из нескольких частей — это лицензии на продукт Intellisync Mobile Suite, затраты на внедрение комплекса и подготовку всех мобильных устройств, расходы на консалтинг, сопровождение и техническую поддержку в процессе эксплуатации. По оценке Сергея Горькова, средняя стоимость такой системы для крупной компании или предприятия (учитывая 50 пользовательских лицензий) в зависимости от необходимой функциональности составляет от 30 до 50 тыс. долл. Дмитрий Коган не уточнил, во что система обошлась банкам “Траст”, но отметил, что “единовременные расходы на каждого пользователя не превысили стоимости самого мобильного телефона”.
Компоненты “Мобильного офиса”
У решения “Мобильный офис” всего четыре основных компонента — мобильная почта и менеджер персональных данных (E-mail Accelerator — Wireless Email & PIM), подсистема управления мобильными устройствами (Systems Management), подсистема синхронизации файлов и сайтов (File Sync) и модуль удаленной синхронизации баз данных (Data Sync). Все они используют единую платформу синхронизации, отслеживания изменений, сжатия и безопасной доставки данных. Ключи лицензий позволяют приобретать модули как все вместе, так и по отдельности в наборе, необходимом конкретному пользователю.
Основные достоинства решения проявляются в том, что оно не требует поддержки со стороны оператора связи, работает в гетерогенных сетях передачи данных (GPRS/EDGE, Wi-Fi, LAN, Dial-Up), использует гибкую модульную архитектуру, имеет расширенные функции администрирования. Помимо этого продукт поддерживает возможность дистанционного управления устройствами, защищает данные промышленными стандартами шифрования, а для повышения надежности и увеличения числа поддерживаемых пользователей использует кластеризацию серверов IMS.
