В середине июня корпорация IBM анонсировала новую технологию, позволяющую компаниям малого и среднего бизнеса оформлять контракты и управлять ими в онлайновом режиме без необходимости создания бумажной документации. Утверждается, что Web-приложение Contracts OnLine, разработанное подразделением IBM Research, позволит компаниям малого и среднего бизнеса сократить время подготовки контрактов с нескольких дней до нескольких минут, снижая при этом затраты на их обработку и повышая эффективность своей деятельности.
Прежде подготовка контрактов требовала работы с бумажными документами, пересылаемыми по факсу, электронной почте или через службы экспресс-доставки корреспонденции. Выполняемый вручную, процесс отнимал много времени и становился причиной возникновения ошибок, что приводило к многочисленным процедурам перепроверки и потерям доходов в связи со слишком долгой подготовкой документов. Более того, при использовании бумажных контрактов не существовало простого способа внесения и отслеживания изменений, предотвращения доступа к документам лиц, не обладающих соответствующими правами.
Новое решение IBM, как утверждают его создатели, помогает справиться с этими проблемами, предоставляя авторизованным пользователям возможность безопасно загружать на сервер документы, просматривать их, вносить изменения, утверждать, подписывать и отслеживать состояние подготовки контрактов в режиме реального времени с использованием Web-браузера без установки дополнительного оборудования и ПО. Contracts OnLine обеспечивает автоматическое отправление электронных сообщений сотрудникам, которых необходимо информировать о доступности контрактов для их проверки и подписания, а также рассылку напоминаний о требуемых действиях и сообщений об истечении срока действия контракта. Кроме того, с помощью этого онлайнового сервиса пользователи могут взаимодействовать и сотрудничать с коллегами, поручая им задачи утверждения и подписания контрактов, а также осуществлять поиск контрактов в любое время и в любом месте.
Web-приложение отслеживает, кем и когда вносятся конкретные изменения, чтобы обеспечить более строгий контроль и аудит, а также автоматически применяет водяной знак с именами лиц, подписавших контракт, и датой завершения подготовки контракта.
Contracts OnLine поддерживает обработку многосторонних контрактов (для сделок, в которых участвуют один или несколько бизнес-партнеров), многоуровневую маршрутизацию документов (между компаниями и в пределах одной компании), многоуровневую организационную иерархию (внутриорганизационные и межорганизационные структуры), контракты с несколькими хостинговыми организациями, многоуровневый контроль доступа пользователей, электронные подписи, автоматическое включение водяных знаков, контроль документов и управление ими, формирование отчетов. Кроме того, в этом приложении применяется и другое ПО IBM, в частности WebSphere Application Server и СУБД DB2.
В настоящее время новым сервисом могут воспользоваться американские бизнес-партнеры корпорации для поддержки бизнеса, связанного с решениями IBM, а также американские клиенты, ведущие бизнес с IBM, в том числе заключающие контракты лизинга или займа со службой IBM Credit LLC, в целях ускорения доставки новых продуктов и услуг IBM. А в следующем году он будет доступен для бизнес-партнеров и клиентов за пределами США.
