В московском холдинге “ Рамзай ” завершен проект автоматизации управления распорядительными документами на базе системы NauDoc (разработка фирмы Naumen). “Рамзай” специализируется на выпуске и продаже мороженого и замороженных продуктов, в его состав входят пять торговых и производственных компаний.
В качестве основных целей данного проекта было определено сокращение затрат времени на прохождение документов между подразделениями, предотвращение их потери при передаче, стандартизация оформления документов, возможность их оперативного поиска в едином хранилище. В ходе реализации проекта специалисты Naumen провели обследование сложившегося документооборота и схем управления деятельностью компании, формализовали процессы, требующие документационного обеспечения.
В системе были настроены маршруты движения документов и шаблоны их оформления, создано единое хранилище документов с разграничением прав доступа, подготовлены инструкции пользователей и проведено обучение сотрудников “Рамзай” работе с системой.
Результатом проекта стала автоматизация процесса управления распорядительными документами, включающего подготовку документов в системе в соответствии с принятыми шаблонами оформления, согласование и утверждение проектов документов, регистрацию документов в журнале регистрации, передачу исполнителю и контроль исполнения. После двухмесячного периода работы в опытном режиме система электронного документооборота была запущена в промышленную эксплуатацию в мае 2005 г.
