Внедренческий центр “ 1С:Бухучет и Торговля ” завершил проект автоматизации компании “ Континент Экспресс ”, специализирующейся на организации корпоративного отдыха, в результате чего теперь в едином информационном пространстве работают центральный офис заказчика в Москве и его представительства в Санкт-Петербурге и Южно-Сахалинске.
Информационная система, существовавшая ранее в агентстве, не имела достаточных ресурсов для интеграции с фронт-офисным программным обеспечением. Такое положение вещей диктовало необходимость двойного ввода данных, а это, в свою очередь, приводило к неизбежным ошибкам и большим временным затратам сотрудников компании при выполнении рутинных операций. Помимо решения этой проблемы внедрение новой информационной системы имело целью повысить эффективность управления финансовыми потоками, включая подготовку консолидированной отчетности. В целом же необходимо было создать единую информационную среду, объединяющую как подразделения в рамках отдельного офиса, так и региональные представительства компании между собой и с головным офисом.
“1С:Бухгалтерия 8.0” была предложена как решение, способное при незначительной доработке выполнять подготовку консолидированной отчетности, а конфигурация “1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0” была выбрана для автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета. Эти программы на базе “1С:Предприятие 8.0” предоставляют возможность оперативного анализа большого объема информации. Немаловажную роль при выборе сыграл и уровень сервисного обслуживания пользователей “1С”, в частности высокая оперативность отражения в системах требований новых нормативных актов. Для реализации проекта был выбран внедренческий центр “1С:Бухучет и Торговля”, который имеет собственные программные разработки, созданные на базе “1С:Предприятие” для туристической индустрии.
В качестве основы для системы специалисты “1С:Бухучет и Торговля” предложили использовать режим работы с распределенными информационными базами. Эта технология, а также доработка ряда справочников и создание отчета дебиторско-кредиторской задолженности позволяют головному офису компании в Москве ежедневно получать консолидированную отчетность из филиалов в Санкт-Петербурге и Южно-Сахалинске. Информационный обмен между подразделениями и головным офисом компании “Континент Экспресс” происходит по электронной почте в автоматическом режиме.
Главный бухгалтер предприятия имеет возможность отслеживать корректность ведения бухгалтерского учета в филиалах, более того, при необходимости, он может вносить свои исправления в отчетность любого офиса. Таким образом, во всех филиалах компании поддерживается общий стандарт ведения бухгалтерского учета, что значительно упростило подготовку и сдачу отчетности в проверяющие государственные органы. В результате автоматизации финансовый директор агентства “Континент Экспресс”, работающий в головном офисе компании, в любой момент может получить оперативную информацию о деятельности филиалов, в частности, о количестве проданных услуг и билетов, состоянии дебиторско-кредиторской задолженности, данные о поступлении и списании денежных средств с расчетного счета.
Эта информация помогает эффективно управлять текущими финансовыми потоками, а также планировать дальнейшее распределение денежных средств. Для более оперативных и корректных финансовых взаимоотношений с клиентами был разработан специальный отчет, который позволяет отражать порядок возникновения и закрытия дебиторской задолженности. С его помощью при возникновении финансовых вопросов у клиентов специалисты агентства могут в течение нескольких минут предоставить им полную историю взаиморасчетов.
В рамках интеграции с фронт-офисом компании форма учета бланков авиабилетов в “1С:Бухгалтерии 8.0” была приведена в соответствие с формой программы билетопечати, благодаря чему бухгалтеры теперь избавлены от необходимости двойного ввода данных о продажах авиабилетов: фронт-офисная программа регистрирует продажу билетов, затем эти данные скачиваются в бухгалтерскую программу. На базе программы “1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0” автоматизирован расчет заработной платы, ведется табель учета рабочего времени и штатное расписание.
Проект реализован в течение полугода. Всего автоматизировано 20 рабочих мест, в том числе места финансового директора, главного бухгалтера, операторов базы данных и бухгалтеров.
