НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:
Никита Семаков: «Все финансовые операции скоро полностью уйдут в онлайн»
Главный разработчик и руководитель iOS-отдела ведущего российского банка рассказал о перспективах финтеха …
Однофазные ИБП Systeme Electric: разнообразие и надёжность
Российский рынок ИБП постепенно восстанавливается после прошлогодних пертурбаций: так, аналитическая компания …
Импортозамещение и ИБП
Сегмент источников бесперебойного питания в РФ сейчас отвечает двум вызовам сразу — для обеспечения непрерывности …
Дмитрий Быков: «CRM-система эффективно предотвращает утечки данных»
Известный специалист в области кибербезопасности рассказал о своей разработке, которая предотвращает …
Франшиза «СёрчИнформ»: 37 сертифицированных партнеров за два месяца и первые пилоты клиентов
Лев Матвеев, председатель совета директоров «СёрчИнформ» — о запуске франшизы сервиса информационной …
 

«Архивное ДЕЛО»: большие изменения в маленькой нише

24.01.2023
Увеличить

Анастасия Меницкая

Российский документооборот обладает рядом специфических отличий, которые требуют от СЭД-решений дополнительной функциональности. Достаточно взять кадровый электронный документооборот или архивное дело. На примере последнего рассмотрим специфику и поговорим об особенностях момента.

Решения для управления архивами сегодня являются актуальным функциональным расширением систем электронного документооборота. Сегодня СЭД используют для управления жизненным циклом документов в организациях, снижая накладные расходы за счет автоматизации и роботизации ряда функций, обеспечения учета и контроля и т. д., что в полной мере актуально как для документа, используемого в операционной деятельности, так и для архивного.

Документ в организации сохраняет актуальность после того, как завершены действия с ним, имеющие отношение к операционной деятельности. Во-первых, архивы должны вести практически все организации, согласно требованиям законодательства. Во-вторых, такие документы являются частью корпоративных больших данных, одним из источников массивов данных для последующего анализа и получения бизнес-значимой информации. Архивы должны быть упорядочены, и одним из эффективных решений является отправка отработанных документов в озера данных.

Напомним, что архивы могут быть как электронные, так и бумажные, причем последними тоже нужно управлять, например, выполняя быстрый поиск нужного документа.

Архивное дело: требования цифровизации и нормы закона

Организация архивного дела — группа задач в рамках СЭД, учитывающих специфику соответствующей ниши, в том числе юридические требования. «Жизненный цикл документа не заканчивается после закрытия последнего поручения, связанного с ним. — отмечает отмечает Product owner системы „Архивное ДЕЛО“ компании „Масштабные решения“ (ГК „ЭОС“) Анастасия Меницкая. — Документ отправляют в архив, что позволяет работать с ним в дальнейшем, что бывает актуально компаниям. Кроме того, наличие архива в ряде случаев является требованием законодательства». Современная СЭД должна быть оптимизирована для соответствия структуре организации и принятым в ней бизнес-процессам, но решение также должно соответствовать законам РФ, в частности, о персональных данных, об организации архивного дела и т. д. Напомним, что федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» принят в 2004 году, а сейчас готовится его обновленная редакция.

Для автоматизации архивного дела применяют функциональные модули, тесно интегрированные с основной СЭД корпоративного заказчика — таковым могут быть как коммерческие компании, так и государственные структуры. Компания ЭОС, на примере которой мы рассмотрим современное состояние дел в данной нише, для своего решения «ЭОС Платформа» для создания корпоративных СЭД разработала опциональный функциональный модуль «Архивное ДЕЛО» для работы с архивами, который в данный момент представлен в версии 6.2.

«Архивное ДЕЛО», прошедшее длительный — более трех пятилеток — путь развития, в настоящее время оптимально соответствует актуальным требованиям и устоявшимся практикам управления архивами. «Система обеспечивает автоматизацию всех процессов архивной службы — от подготовки номенклатуры дел до подготовки к передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы, в случае если организация является источником комплектования». — говорит Анастасия Меницкая.

Новая версия получила новые возможности, но прежде чем говорить об изменениях в функциональности, отметим изменения в технологическом стеке, которые были необходимы.

Импортонезависимость вместо импортозамещения

Специфичные требования к СЭД со стороны российских заказчиков были одной из причин, которые привели к историческому доминированию в сегменте отечественных решений. Однако введение широкомасштабных санкций повлияло и на этот сегмент, причем весьма существенно. В данном случае речь уже идет не о привычном импортозамещении — в большинстве случаев программные решения и раньше были российскими — а о достижении импортонезависимости.

Российский софт должен быть «расстыкован» с потенциально опасными глобальными решениями на уровне фреймворков. В настоящее время фреймворки, ранее использованные при создании российских программных решений — в том числе и СЭД — в ряде случаев оказываются источником рисков, так как могут попасть под санкции. Возникшие проблемы с обновлениями элементов — например, СУБД или программных библиотек — способны создать риски для кибербезопасности решений, уменьшить возможности дальнейшего развития продуктов и т. д. Заметим, что сказанное актуально как для фреймворков, построенных на коммерческих решениях, так и — в ряде случаев — для реализованных на свободно-распространяемом ПО. При ближайшем рассмотрении СПО также не всегда оказывается безопасно — иногда оно может попасть под санкции, наложенные Open Source-фондами, иногда в нем могут оказаться «закладки» и т. д. — а поэтому перед применением для построения решений любые фреймворки должны быть тщательно проанализированы на предмет санкционной устойчивости.

Действия, обеспечивающие импортонезависимость, необходимо произвести применительно как к платформам для СЭД, так и к отдельным функциональным модулям. Именно так и поступила компания ЭОС, создавая новую версию «Архивного ДЕЛА». В настоящее время решение, начиная с версии 6.1, полностью импортонезависимо. Система получила версии, работающие под управлением российских ОС («Астра Линукс», РедОС и др.) и взаимодействующие с офисными программными продуктами, получающими все большее распространение и также импортонезависимыми («МойОфис», «Р7.Офис» и др.). Более того, теперь «Архивное ДЕЛО» может работать на российских технологических стеках, устойчивых к любым санкциям — доступны версии для компьютеров, построенных на процессорах «Байкал» и «Эльбрус».

Теперь добавлена возможность миграции данных из СУБД Microsoft SQL Server и Oracle в импортонезависимую PostgreSQL, отмечает Анастасия Меницкая. Разумеется, «Архивное ДЕЛО» включено в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Но кроме обеспечения импортонезависимости и добавления инструментов, облегчающих миграцию, у новых версий «Архивного ДЕЛА» есть ряд других важных отличий.

Оптимизация интерфейса: следуя за трендами и вызовами момента

Важно: клиентская составляющая «Архивного ДЕЛА» полностью переведена на веб. Раньше клиент системы представлял собой десктопное приложение, но в современных условиях, когда у пользователей могут быть компьютеры под управлением разных ОС и даже на разных аппаратных платформах, потребовались концептуальные изменения, которые и были реализованы.

Интерфейс «Архивного ДЕЛА» в последних версиях существенно переработан. Изменения направлены на оптимизацию рутинных действий и находятся в русле актуальных тенденций, отмечает Анастасия Меницкая. Последнее упрощает взаимодействие с системой тех пользователей, которые привыкли к взаимодействию с современными программными продуктами. Возможность работать с архивом через браузер существенно упрощает — и, как следствие, удешевляет — организацию процессов на стороне корпоративного заказчика.

Функциональность: развитие продолжается

Возможности системы, имеющие непосредственное отношение к задачам ведения архивов, были существенно доработаны и расширены. Из базовых изменений обновленных модулей можно отметить дополненные функции для работы с подлинниками электронных документов, инструменты для обеспечения поточного сканирования, реализацию опционального использования внешнего хранилища файлов и появление тематических каталогов для делопроизводителей. Усовершенствованы инструменты поиска: расширены возможности атрибутивного поиска, добавлен поиск по штрих-коду.

В соответствии с актуальными запросами пользователей добавлена возможность одновременной работы с делами и заголовками дел, а также усовершенствованы варианты учета, выдачи и возврата дел/документов. Реализована возможность ведения нескольких архивов в рамках одной инсталляции системы. «Система аккумулирует лучшие практики управления архивами, — говорит Анастасия Меницкая. — Наше решение предоставляет весь необходимый инструментарий для автоматизации процессов и благодаря применению актуального стека технологий обеспечивает сокращение издержек на кастомизацию, интеграцию с другими решениями, а также на последующую техническую поддержку».

Возможности модуля «Архивное ДЕЛО» стали практически идентичны доступным в фирменной СЭД компании ЭОС. Это касается возможностей кастомизации, начиная от выбора языка интерфейса и заканчивая доступностью инструментов no-code/low-code, позволяющих настраивать и изменять экранные формы, добавлять используемые в системе реквизиты документов, расширяя номенклатуру существующих, и т. д.

Что дальше?

Развитие системы, разумеется, будет продолжено. Совершенствование затронет полнотекстовый поиск; функции по обработке запросов на выдачу информации и предоставление по запросам электронных документов; процедуру уничтожения электронных документов, что представляет собой непростую техническую задачу. Также будет усовершенствованы возможности работы с архивом научно-технической документации — по форме она существенно отличается от управленческой.

Появится поддержка файлового хранилища без нормативного регулирования. Это также бывает нужно в повседневной практике компаний, которым кроме традиционного архива приходится работать с «озерами данных», где собирают неструктурированную информацию из разных источников, которая может быть в любых форматах, например, в аудиовизуальных.

Другие спецпроекты
ПечатьПечать без изображений

Комментарии

Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарий.

Регистрация
Авторизация

ПОДГОТОВЛЕНО ITWEEK EXPERT

 
Интересно
Интересно
Как осуществить импортозамещение системы управления знаниями
Три года назад российская компания QSOFT приступила к разработке системы управления знаниями (СУЗ) …
Единый формат электронной доверенности в перспективе станет обязательным
В марте 2023 года ФНС опубликовала универсальный формат машиночитаемой доверенности (МЧД). Участникам электронного …
Как перевести базу знаний организации на отечественный софт
Один из крупнейших игроков рынка управления знаниями в организациях Confluence ушел из России осенью …
Цифровизация в ЖКХ: тренды и проблемы
Цифровизация ЖКХ не уходит с повестки дня уже без малого десять лет: 30 октября 2013 года Министерству …
«Архивное ДЕЛО»: большие изменения в маленькой нише
Российский документооборот обладает рядом специфических отличий, которые требуют от СЭД-решений дополнительной …