Смешанный (офлайн/онлайн) режим работы офисных работник сегодня уже является общепризнанной нормой, но конкретный набор параметров это нормы пока видится в довольно размытых очертаниях. Более того, есть немало нюансов, которые пока не очень видны, но их обязательно надо учитывать в ходе создания современного цифрового офиса. Обсуждение этих вопросов состоялось на проведенной изданием itWeek онлайн-конференции «Современный цифровой офис 2022» в формате свободной дискуссии.

Гибридный формат — риски и преимущества

По мнению вице-президента и регионального директора «IDC Россия и СНГ» Роберта Фариша, достоинства и недостатки такого режима работы сильно перемешаны, почти каждый его аспект имеет свои плюсы и минусы, потому нельзя их четко разложить на две противоположные категории. Взять, например, затраты: с одной стороны, можно говорить об экономии расходов на содержание офисов, но при этом нужны серьезные вложения в модернизацию и наращивание технических средств. При этом нужно иметь в виду, что экономию от уменьшения площадей можно получить лишь спустя некоторое время, а вкладывать в развитие инфраструктуры нужно уже сейчас. К тому же понятно, что на этапе реконструкции есть риски, что старая система уже работать не будет, а новая работает еще недостаточно надежно.

Да, есть экономия времени сотрудников по поездки в офис и обратно, но вполне возможно, что она будет «съедена» тем, что для выполнения своих должностных обязанностей от человека потребуется больше времени. Достоинством выглядит возможность гибкой организации человеком своего рабочего времени, но при этом нужно задаться вопросом: а многие ли люди имеют дома достаточно комфортные условия для работы? Можно вполне определенно говорить, что для сотрудников основной проблемой является формирование новых границ между рабочим и домашним пространством, имея при этом в виду и временные параметры. Что же касается работодателей, то их главной задачей является формирование новой системы всех офисных бизнес-процессов и управления сотрудниками. «Мы уверены, что гибридный режим является наиболее оптимальным и сейчас, и в будущем, но чтобы этого добиться потребуется немало усилий», — подытожил Роберт Фариш.

«Серьезные риски смешанного формата работы связаны с вопросами информационной безопасности, защиты данных и обеспечения устойчивого функционирования гибридного пространства», — отметила ведущий архитектор сетевых решений компании Aruba HPE Ирина Белова, добавив, что все эти вопросы относятся к категории технических, решаемых, главное тут — все время иметь их в виду, используя профессиональные ИТ-кадры и необходимые инструменты.

Но насколько территориальная распределенность офиса влияет на его безопасность? Ведь обычно киберпреступники пытаются проникнуть не на рабочие места сотрудников, а в системы и базы данных, которые и сейчас находятся за периметром корпоративной защиты. Отвечая на этот вопрос, руководитель направления ПК для бизнеса в регионе Восточная Европа компании HP Алексей Покровский отметил, что зачастую взлом центральных систем происходит через рабочие места, к тому же и на персональных устройствах хранится немало ценной информации. «Удаленное рабочее место более уязвимо в том числе из-за публичных каналов связи, — уверен он. — К тому же многие люди используют в рабочих целях свои личные устройства. Так или иначе, при работе в офисе у вас рядом находится системный администратор, который контролирует все настройки и может помочь в решении возникающих технических вопросов».

Современное гибридное офисное пространство

Возможность удаленной работы резко расширяет границы «офиса»: работодатели могут принимать на работу людей из других регионов страны и даже из-за рубежа. Как сказал Алексей Покровский, определенной проблемой для руководства организации является вопрос формирования коллектива предприятия, поскольку уже сейчас можно наблюдать ситуацию, когда новый работник знает лично лишь своего непосредственного начальника и пару сослуживцев, с которыми взаимодействует лично. Наверное, кадровым службам теперь нужно специально заниматься вопросами создания среды неформального общения сотрудников в новых условиях.

И, конечно, нужно создавать качественно новое гибридное рабочее пространство, чтобы минировать различия между офлайн- и онлайн-режимами работы. «Удаленные рабочие места существуют давно, но раньше это скорее было исключением из правил, дистанционный работник имел особый статус, отличный от офисного варианта. Но сегодня нормой становится сценарий совещания, когда часть людей находится в помещении компании, а другие участвуют дистанционно. Нужно сделать так, чтобы все они обладали примерно одинаковыми возможностями по функционалу и комфорту», — уверен Алексей Покровский.

«Парадокс заключается в том, что гибридный режим как раз способствовал сплочению огромного коллектива нашей глобальной корпорации, офисы которой разбросаны по всем миру, за последние два года я стал общаться с множеством ранее незнакомых мне коллег в разных странах», — рассказал Роберт Фариш. При этом он уточнил, что для перехода на новый формат работы компании не пришлось обновлять парк клиентских устройств и устанавливать какие-то принципиально новые системы, в целом было достаточно того, что уже имелось.

Возможно ли создание набора унифицированных программных систем для обеспечения работы в гибридном рабочем пространстве или мы обречены на необходимость использования множества средств, не очень хорошо взаимодействующих между собой, от различных поставщиков?

Отвечая на этот вопрос, Роберт Фариш отметил, что в его компании для внутреннего взаимодействия вполне достаточно Microsoft Teams, но при взаимодействии с внешними контрагентами, использующими другие инструменты, действительно возникают трудности. По его мнению, вряд ли стоит ожидать, что какой-то продукт станет доминирующим, как в свое время Microsoft Office, поэтому разработчикам следует сосредоточить усилия на том, чтобы создать соответствующие стандарты в этой сфере.

«Ожидать появления какой-то единой платформы не стоит, опыт показывает, что мир всегда был гетерогенным, нужно идти по традиционному пути интероперабельности», — высказала свое убеждение Ирина Белова. Алексей Покровский согласился с ней, добавив, что помимо применения различных средств обеспечения безопасности, у сотрудников или даже у всего современного поколения людей должна вырабатываться культура обитания в глобальном пространстве с необходимостью учета не только достоинству этой среды, но и ее рисков.

От физического офисного пространства к виртуальной реальности

Далее дискуссия ушла, казалось бы, немного в сторону от ИТ, но, по мнению, участников разговора, в решении этого вопроса важную роль будут играть и ИТ. Речь идет о реализации идеи создания гибкого физического пространства для офлайновой работы сотрудников. Как сообщил Роберт Фариш, за рубежом еще несколько лет назад стало развиваться архитектурно-строительное направление проектирования и возведения офисных центров с возможностью быстрой перекомпоновки внутреннего пространства здания, и одновременно все шире применяются новые схемы контрактов по аренде помещений с возможностью оперативного изменения потребностей клиента в физических площадях.

Развивая обсуждение в этом направлении, Ирина Белова отметила, что уже сегодня можно говорить о появлении на рынке модели «офис как сервис», которая включает не только собственно помещения, но и всю необходимую сетевую инфраструктуры. Вполне ожидаемо, что вслед за сетями клиент захочет получать по такой же модели и компьютерное оборудование (и клиентское, и серверное), а потом — и прикладное обеспечение в виде инсталлированных приложений и облачных сервисов. Кроме того, нужно иметь в виду, что гибкий физический офис — это не только перераспределение помещения в рамках конкретного здания, речь идет также о реализации территориально-распределенной схемы расположения небольших локальных офисов, что особенно актуально для таких мегаполисов, как Москва. Уже сегодня есть примеры того, что крупные компании арендуют те или иные пространства для личного общения своих сотрудников. В этой связи Роберт Фариш напомнил, что многие крупные гостиницы уже давно имеют конференц-центры, которые могут применяться не только для проведения крупных мероприятий, но и для небольших встреч. Кроме того, вполне можно ожидать, что отели могут предоставлять свои номера не только для жилья, но и для работы людей.

Далее разговор неожиданно сместился от «площадей помещений» к возможным вариантам развития компьютерных офисных средств. Аналитики уже давно отметили тренд активного проникновения развлекательных технологий в казалось бы самые серьезные сферы деятельности человека. Что можно ожидать в деловом общении, например, от возможностей виртуальной реальности (VR), которые уже сегодня применяются в ряде платформ, реализующих концепцию метавселенной? Отвечая на этот вопрос, Ирина Белова обратила внимание на то, что сегодня при удаленном общении люди обычно ограничиваются демонстрацией своего портретного видеоизображения, а многие и вовсе отключают веб-камеру. Происходит это зачастую из-за довольно банальных бытовых причин, например, чтобы не показывать собеседнику свой внешний вид (в домашней одежде, не очень причесан), домашнюю обстановку и пр. В этом ситуации как раз могла бы пригодиться замена показа физической реальности виртуальной, чтобы другим была видна динамика (например, жесты), но в некотором условном изображении.

В свою очередь Алексей Покровский напомнил, что VR-идеи уже давно вышли за рамки игр и развлечения, они реализуются в обучении, в различных деловых направлениях (проектирование, техническое обслуживание, производство и пр.). ИТ-поставшики в свою очередь предлагают линейки продуктов именно для бизнеса. Так что проникновение VR в офисную жизнь вполне ожидаемо уже в ближайшем будущем.