В нашей стране системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом (СЭД/ECM) применяются и развиваются уже давно. Но в последнее время в этой теме появился новый аспект, связанный с принятием госпрограммы «Цифровая экономика». Хотя эта программа находится на начальной стадии, и еще непонятно, как конкретно она отразится на отрасли СЭД/ECM, уже ясно, что раз экономика невозможна без документов, то и цифровая экономика не обойдется без цифрового документооборота. И готовиться к этому надо уже сейчас.
Тем временем предприятия продолжают расширять практику внешнего электронного документооборота (ЭДО), поставщики предлагают новые подходы к ЭДО, а регуляторы вносят свои инициативы. Этим и другие темы обсуждались на пленарном заседании сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017, организованной еженедельником PC Week.
Состояние рынка электронного документооборота в России
Системы электронного документооборота продолжают играть все более важную роль для российских предприятий. На это указывают результаты исследования, проведенного аналитической компанией IDC, согласно которым в России постепенно сокращается значение распечатываемых на бумаге документов.
«Мы спрашивали организации, изменилась ли за последний год доля электронного документооборота по отношению к бумажному. И больше половины респондетов (52%) отметили изменения в сторону электронного документооборота», — рассказал Владислав Сидевич, директор по консалтингу IDC Russia/CIS. Правда в трети организаций ситуация осталась без изменений. И хотя переход к работе с документами в электронном формате продолжается, на большинстве предприятий количество бумажных документов еще примерно равно электронным.
По оценке IDC, в 2016 г. объем российского рынка ПО для управления контентом (ЕСМ) составил 94 млн. долл. При этом больше всего в ECM инвестировали промышленность, государственный и финансовый секторы.
Так, на долю промышленности приходится 25% рынка, а основные задачи, которые решались в прошлом году, связаны с внутренним документооборотом. К ним относится расширение функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизация типичных для компаний сценариев работы и интеграция СЭД с транзакционными системами, такими как ИСУП, CPM, BI.
Второе место с долей 23% занял государственный сектор, который решает задачи, касающиеся и внешнего, и внутреннего документооборота. В частности, продолжается развитие МЭДО и подключение к межведомственному взаимодействию новых участников. Расширяется сеть МФЦ и дополнительных государственных услуг. В Московском регионе была внедрена комплексная информационная система судов общей юрисдикции.
На третьем месте финансовый сектор (16%), в котором главное внимание направлено на внешний документооборот, например, на создание клиентских электронных досье, автоматизацию процесса выдачи кредитов и мобильные приложения.
Чтобы систематизировать процесс перехода организаций на электронные рельсы, в IDC разработали методику оценки зрелости документооборота, которая включает пять уровней. На нижнем находятся ручные процессы, которые чреваты высокими расходами и проблемами с безопасностью. Далее следует базовый уровень, предусматривающий внедрение некоторых элементов электронного документооборота, таких как сканирование и архивирование, но без средств распознавания и интеграции с бизнес-аналитикой. На этом уровне уже заметны сокращение затрат и рост эффективности по сравнению с «бумагой». Третья ступень предусматривает перевод документооборота в цифровой формат, интеллектуальное распознавание документов, обработку структурированной и неструктурированной информации и модернизацию процессов. Все это повышает гибкость работы.
На четвертом уровне происходит внедрение передовых технологий, таких как мобильность, облака, Big Data и социальные сети. В случае электронного документооборота речь больше идет о мобильных и облачных решениях, которые обеспечивают конкурентное преимущество и, как следствие, долгосрочную финансовую выгоду. И наконец самая высшая точка — комплексная автоматизация организации, отсутствие барьеров между департаментами, максимальная эффективность процессов во всех подразделениях.
При этом информационная безопасность возрастает на каждом уровне, однако это не происходит автоматически. Владислав Сидевич подчеркнул, что к вопросам безопасности нужно подходить комплексно, т. е. организационно, методологически и технологически. Иначе риски могут только увеличиться.
Аналитики применили эту модель для оценки уровня цифровой трансформации документооборота в США и выяснили, что там большинство организаций находится на начальных этапах зрелости: на ручные процессы приходится 34%, на комплексные — 7%, а основную долю занимают базовые процессы — 31%. По мнению IDC, это говорит о том, что большинство компаний только начинает автоматизировать процессы и переводить их в цифровой вид. Примерно такая же картина наблюдается и в России, хоть и с некоторым отставанием.
Однако наблюдается постепенный прогресс. Рассматривая тенденции развития электронного документооборота на российских предприятиях, Владислав Сидевич отметил постепенный переход с базового уровня зрелости на более высокие ступени за счет интеграции средств интеллектуального сбора данных, использования мобильных и облачных решений, а также сбора и обработки информации на месте проведения операций, причем как для внутреннего документооборота, так и для взаимодействия с клиентами, где большую роль играет технология цифровой подписи.
На рынок также влияет фактор импортозамещения. По идее он должен стимулировать движение в сторону отечественных продуктов. «Но по нашим исследованиям мы пока не видим, чтобы иностранные вендоры уходили с рынка. Разве что контракты становятся короче по времени, чем раньше», — сказал Владислав Сидевич, добавив, что в рамках импортозамещения растет популярность решений с открытым кодом.
Какие выводы могут сделать организации из такого развития событий? Владислав Сидевич считает, что нужно действовать, так как цифровизация дает конкурентные преимущества: «Чем выше уровень зрелости организации, тем выше ее конкурентоспособность». По его словам, начинать нужно с определения основных болевых точек, вызывающих отставание от лидеров отрасли, и делать на них упор. При этом для каждой точки рекомендуется рассчитать бизнес-кейс, который можно «продать» руководству.
Текущее состояние юридически значимого электронного документооборота
Юридически значимый ЭДО (ЮЗЭДО) развивается в нашей стране уже не первый год, но пока его доля невелика. По словам Анатолия Миклашевича, исполнительного директора ассоциации РОСЭУ, отечественные организации в год передают порядка 10 млрд. бумажных документов, а количество юридически значимых электронных документов, по прогнозу, составит в
Но несмотря на быстрый темп, картина складывается безрадостная, считает Анатолий Миклашевич, так как объем ЮЗЭДО еще очень невелик. По его мнению, ряд проблем препятствует прорыву в этой перспективной области: «Я уже два года пытаюсь понять, почему нет взрывного роста. Все документы есть, желание у операторов ЭДО на этом зарабатывать тоже есть. Имеются некоторые трудности с роумингом при обмене документами, но технически все готово».
По оценке РОСЭУ, сейчас количество электронных документов, передаваемых с помощью роуминга, не превышает 4% от общего числа, и даже по самым оптимистическим прогнозам решение проблемы роуминга позволит увеличить этот показатель не более чем до 10%. А ведь раньше считалось, что именно операторы являются сдерживающим фактором в развитии ЭДО. Но сейчас уже работают три роуминговых центра, созданные «1С», «Ростелекомом» и НИИАС, а ситуация, по словам Анатолия Миклашевича, фактически не изменилась.
Участники рынка называют важным сдерживающим фактором отсутствие единых форматов передаваемых между организациями электронных документов, а также то, что вносить в них изменения сложнее, чем в бумажные документы. Но уже идут поиски решения этой проблемы. К тому же остается немало организаций, которые просто опасаются переходить на электронные рельсы.
Есть проблемы и с электронной подписью. Например, существует мнение, что сейчас она не пользуется особым доверием. По мнению Анатолия Миклашевича, проблема не в самой подписи, а в способах ее получения: «Есть правила для получения, использования и хранения электронной подписи, но недобросовестные игроки их иногда их нарушают и просто рушат весь рынок».
В результате появилась идея заменить множество имеющихся удостоверяющих центров на небольшое число государственных. Анатолий Маклашевич считает такой подход странным: «Еще года два-три года назад те же самые УЦ на встречах с Минкомсязи говорили, что наступает пора активного использования электронной подписи, надо ужесточать требования, готовить нормативные документы, и мы готовы все это с вами делать. А Минкосвязи отзывалось, а теперь нашло выход — всю работу возьмет на себя государство».
Поиск подходящих решений
Следуя отмеченному выше тренду повышения уровня зрелости электронного документооборота, российские организации расширяют возможности своих систем. Опытом в этом направлении поделился Анатолий Карпенко, заместитель начальника УИТ Аналитического центра при Правительстве РФ: «У нас система электронного документооборота создана и внедрена. Что дальше? Объем контента растет, его надо обрабатывать и использовать». Поэтому было решено интегрировать имеющуюся СЭД с дополнительным информационно-аналитическим инструментом. Но вопрос заключался в том, как его выбрать.
Чтобы получить объективную информацию о продуктах, Аналитический центр в прошлом году организовал конкурс, причем не тендер, а творческий конкурс, пригласив в качестве жюри экспертов. Цель заключалась в том, чтобы помочь самому Центру и другим госорганам повысить качество и обоснованность экспертно-аналитических рекомендаций и управленческих решений.
По словам Анатолия Карпенко, целевой аудиторией являются органы власти федерального и регионального уровня, номинации конкурса отражают наиболее актуальные для них направления использования аналитических инструментов, в жюри входят высокопоставленное руководство по ИТ из госструктур и крупных корпораций, а методику разработал Аналитический центр при Правительстве РФ.
В прошлом году было подано 52 заявки на участие в шести номинациях, от российских и зарубежных компаний. Результаты конкурса были обнародованы в январе 2017 г.
В этом году конкурс проводится уже второй раз, идет сбор заявок. Планируется, что он станет ежегодным. Анатолий Карпенко считает такой подход полезным: «В нашей области все в сильной степени забюрократизировано, отчетов поступает много и нам не надо проводить дополнительную отчистку исходных денных, так как это — официально заверенные документы. Для их обработки мы используем аналитические инструменты, выбранные с помощью конкурса, а также рекомендуем их другим организациям».
Цифровые платформы для документооборота
Программа «Цифровая экономика» предусматривает поддержку и развитие цифровых платформ и их экосистем, которые должны стать инфраструктурной основой для деятельности в новых условиях. В связи с этим перед в области СЭД/ECM появляются новые задачи.
Владислав Тюрин, директор по методологии программ обучения Фонда цифровых платформ, предложил свой подход к их решению. По его словам, электронный документ можно рассматривать как контейнер, в который помещается контент. В таком случае появляется возможность выполнять типовое управление документом, не заботясь о содержимом. «Мы выделяем цифровое содержимое, обозначаем цель его существования в рамках документа, ограничиваем содержимое и наделяем его типовым функционалом. В результате появляется информация, которая не является контентом — некие атрибуты, связанные с самим цифровым документом», — пояснил Владислав Тюрин.
По его словам, упаковывая таким образом все, что угодно, можно получить возможность применять типовой функционал, например: передавать адресату, подписывать, управлять версиями, шифровать, распределять, фрагментировать, передавать на исполнение, архивировать и т. п.
Но при этом нужно учитывать распределение документов по типам, которые зависят от того, для чего предназначен документ, а также от состояния, формата и структуры его контента, возможности изменения, юридической значимости и других параметров.
Такой подход позволяет выполнять целостное управление электронными. документами, применяя для этого цифровые платформы. Владислав Тюрин выделил платформы трех уровней. На нижнем уровне находятся платформы для хранения, цель которых сохранить содержимое, назначение и атрибуты документов. Здесь главное — надежность и безопасность
На среднем располагаются платформы для управления, предназначенные для манипулирования на уровне логики самим цифровым документом и его элементами, а также семантически-структурированным контентом. Здесь важна функциональность и совместимость.
Верхний уровень занимают платформы использования, задача которых — обеспечить пользователям доступ к цифровому документу и его элементам (контент, назначение, атрибуты) через программный или визуальный интерфейс. Здесь важны удобство и доступность.
Но при этом платформа не должна обязательно специализироваться на каком-то определенном уровне. Возможно совмещение, поддержка одного, двух и всех трех уровней.
Такие цифровые платформы могут складываться в результате эволюции и объединения разных технологических сервисов, систем и информационных инструментов управления. Первые ласточки появляются уже сейчас. В качестве примера цифровых платформ использования Владислав Тюрин привел «Google Документы» и Office 365, цифровых платформ управления — GitHub, Bitbucket, а цифровых платформ хранения — «Яндекс Диск» и «Google Диск».
По его мнению, цифровая трансформация приближается к сфере документооборота. Поэтому надо готовиться, разбираться с тем, что такое цифровая экономика и цифровая трансформация, а потом переходить к практическим шагам и определяться с будущей стратегией и позицией. Это важно как регуляторам, так и отдельным профессионалам в области СЭД/ECM.
При этом Владислав Тюрин подчеркнул, что в связи с цифровой экономикой углубляется специализация, так как классификация цифровых документов позволяет специализироваться на их видах и типах функционала. В результате происходит углубление системы разделения труда, и игрокам стоит задуматься, в какой нише стоит работать и какую ценность приносить на рынок.
