19 сентября в Москве уже в пятый раз прошла ежегодная конференция Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017, на которой обсуждались актуальные вопросы разработки и практики применения в России современных технологий управления корпоративным контентом (ЕСМ), а также средств автоматизации внутреннего (СЭД) и внешнего (ЭДО) электронного документооборота. В этом году получилось так, что в программе мероприятия был представлен в основном опыт использования этих средств в коммерческой сфере, однако это совсем не снизило интерес к представленным докладам и дискуссиям со стороны представителей государственного сектора. С вопроса о том, насколько опыт использования ECM-средств в бизнесе может быть полезен для органов государственной власти, начался состоявшийся на конференции разговор обозревателя PC Week Андрея Колесова с начальником Информационно-аналитического управления Московской городской Думы Антоном Тараном.

PC Week: Как известно, широкое применение средств автоматизации документооборота началось в России во многом с органов госуправления, но складывается впечатление, что в последние годы коммерческий сектор вышел вперед не только по объемам внедрений, но и по использованию наиболее передовых технологий. Что вы можете сказать о правильности такого суждения?

Антон Таран: В целом я согласен, такое положение дел стало заметным еще несколько лет назад, и на этой конференции я лишний раз убедился, что стандартизация и унификация требований к ECM-системам (и не только) гораздо быстрее осуществляется в бизнесе, а не в госструктурах, хотя, казалось бы, должно быть наоборот. Ведь там каждый сам по себе, а в госсекторе существует вертикаль и относительно жесткие методы управления.

Мне кажется, что проблема заключается в скорости принятия решений и некоторых особенностях госуправления. Бизнесмены могут сразу договориться за столом переговоров, в то время как нормативный акт требует длительного цикла согласований и утверждений. В этом смысле, скажем, между частными медицинским центром и торговой сетью гораздо больше общего, чем между департаментами здравоохранения и торговли в рамках одного регионального правительства. Не говоря уже о специфике и индивидуальных особенностях федеральных ведомств.

Поэтому если еще десять лет назад бизнес учился у госсектра тому, как нужно подходить к решению задач управления документами, то сейчас представителям госучреждений стоит внимательнее изучать опыт коммерческих структур. Именно этот мотив во многом привел меня на конференцию

PC Week: И в какой степени ваши ожидания от участий в мероприятии оправдались?

А. Т.: Оправдались в существенной мере, конференция в целом мне понравилась. Утром, когда я шел на нее, у меня была мысль, что возможно уйду с нее пораньше, но в результате пробыл до самого конца. Я знал об этой конференции давно, слышал позитивные отзывы, но раньше не получалось ее посетить. Не могу сказать, что я тут узнал много нового, ведь мы живем в эпоху открытого информационного пространства, за новыми идеями и средствами можно следить, не выходя из рабочего кабинета, чуть ли не в режиме реального времени, но некоторые гипотезы и предположения о направлениях развития отрасли подтвердились выступлениями и дискуссиями в кулуарах. Что, безусловно, полезно.

Интересна была тема электронного архива. Видно, что она начинает вызывать повышенный интерес и будет востребована в ближайшем будущем. И главное, что лишний раз подтвердилось на конференции, — это то, насколько близко все участники процесса подошли к пониманию, что они не совсем понимают, что такое электронный документооборот и электронный документ. И пора бы уже в этом разобраться, прежде чем перейти к теме электронных архивов.

PC Week: А как используются ИТ-средства для управления документами в Московской городской думе?

А. Т.: Мосгордума как орган законодательной и представительной власти, с одной стороны, обладает своими особенностями автоматизации внутренних процессов, с другой — имеет множество стандартных процедур. Как и многие органы власти, мы работаем в трех основных направлениях: модернизируем или меняем унаследованные приложения и сервисы, внедряем новые системы, параллельно интегрируя их в портальное решение, и планируем развитие с учетом меняющихся внешних и внутренних условий. Соответственно и задачи стоят стандартные — как заменить привычный интерфейс толстого клиента на рабочем месте лояльного в общем и целом сотрудника, избежав его превращения в воинствующего противника модернизации. Как известно, любая автоматизация и внедрение на первом этапе только усложняют работу операторов и рядовых сотрудников, поскольку какое-то время им приходится работать одновременно в двух системах. И только через пару лет пользователи забывают о плохом и начинают получать реальную пользу и экономию времени. Но к тому моменту мы подсовываем им новую систему.

Шутки шутками, но, кстати, об этой проблеме почему-то на конференциях мало говорят. Рассказывают о внедренческой команде с участием разработчиков, вебинарах, онлайн-курсах. И не говорят о стоимости всего этого удовольствия. Реально масштабная система внедрения с методологией и порядком, адаптированным под регламенты организации, может стоить дороже самого внедряемого продукта. На мой взгляд, базовая проблема любой крупной организации, включая органы власти (а, возможно, особенно в органах власти) — обеспечение стабильной работы в условиях непрерывной модернизации. Как в том анекдоте про разницу между хирургом и автомехаником: нам приходится менять клапана на работающем двигателе.

Специфика документооборота у нас существует. Помимо централизованного документооборота в аппарате Думы, разделенного на входе и на выходе на переписку с гражданами и организациями (каждая из которых имеет различия в связанных внутренних документах и уровне контроля), существует отдельный поток документов непосредственно у каждого депутата. Депутат со своим аппаратом помощников сам по себе функционирует как отдельный департамент. Таким образом, относительно небольшая организация имеет по факту 45 территориальных подразделений со своей канцелярией и внутренним документооборотом. Другая особенность связана с тем, что помимо обычной корреспонденции и внутренних документов в Думе существует особый вид документа — законопроект. Для осуществления жизненного цикла этого документа имеется особый порядок и соответствующий процесс для автоматизации.

PC Week: Какова доля бумажных носителей в вашем документообороте?

А. Т.: Бумаги сегодня еще очень много. Объективно это связано с законодательным регулированием, которое зачастую просто не позволяет отказаться от бумажных носителей. Но есть и субъективные причины, в том числе устоявшиеся веками традиции. Переписка с гражданами и многими организациями, видимо, еще долго будет оставаться на бумаге. Реальных электронных документов максимум 5%. Это входящие и исходящие документы в электронном виде с электронной подписью. Если считать обращения, письма и приглашения, полученные по электронной почте или по факсу в виде скана, то 25‒30%. На сегодняшний день с внешним миром мы можем обмениваться электронными документами только по системе МосЭдо с органами власти Москвы. Ведем также работу по подключению к МЭДО. Есть определенные организационные проблемы, поскольку Дума не является органом исполнительной власти.

Помимо систем электронного документооборота у нас существуют отдельные бухгалтерские, складские и кадровые приложения, множество сервисных программ, начиная от заказа пропусков и заканчивая конференц-системой, обеспечивающей проведение заседаний. Большинство систем интегрировано на базе портального решения и имеет единый пользовательский интерфейс с веб-доступом через личный кабинет.

В аппарате Думы практически решена проблема с «размножением» бумаги внутри организации. Если раньше по всякому входящему письму или обращению гражданина рождалась пачка бумаг с поручениями, проектами ответов, аналитическими записками и справками-заявками, то сейчас этот процесс полностью автоматизирован. Все согласования и контроль исполнения осуществляются в системе. Полностью исчезли бумаги на столах депутатов во время заседания. Вся повестка с материалами по рассматриваемым вопросам загружена в планшеты. Результаты голосований, информация о выступлениях загружается в режиме онлайн в систему сопровождения законодательной деятельности. В этой же системе ведется регистрация и сопровождение законопроектов вплоть до выпуска подписанного закона или постановления. Информация, которая должна быть опубликована, выгружается на официальный сайт.

В этом году введена в эксплуатацию новая подсистема мониторинга СМИ. Если раньше справки с мониторингом и анализом СМИ верстались и рассылались по электронной почте подписчикам, то сегодня обеспечен доступ к мониторингу через веб-интерфейс и мобильное приложение. Есть и другие информационные системы, которые так или иначе можно отнести к ECM.

PC Week: Обычно автоматизация управления документами сопровождается решением задачи улучшения самих бизнес-процессов. Что делается у вас в этом направлении?

А. Т.: Да, мы постоянно проводим рутинную работу по анализу систем с точки зрения перспектив изменения регламентов и усовершенствования внутренних процессов. Прогнозируем наилучшие пути развития с учетом различных трендов, оптимизируем конфигурацию (количество систем/количество разработчиков) для улучшения дальнейшей поддержки и закупочных процедур. Думаем над заменой банального файлового обмена между приложениями каким-то иным решением типа брокеров или шины. Как и все, озабочены формированием электронного архива и системой его управления.

Если говорить об аналитической работе (а это серьезный и долгий разговор), с моей точки зрения, сюда можно отнести в первую очередь формирование технических требований и постановку задачи для разработчиков. В реальной ситуации не получается заложить в контракт достаточно времени и средств на полноценный аудит процессов силами исполнителей. Да и качественного аудита, как правило, не получишь. Конечные пользователи и операторы будущей системы хорошо разбираются в своей предметной области и, как правило, весьма консервативны. В хорошем смысле. Однако получить от них четко сформулированный запрос, который мог бы без труда трансформироваться в готовое решение (хотя бы на уровне интерфейса) — весьма затруднительно. Хорошо, когда есть один руководитель, который более-менее внятно сформулировал задание на проектирование. В этом случае все нижестоящие исполнители принимают готовый продукт без особых возражений, изучая инструкции и проходя онлайн-курсы.

Но в нашем случае все гораздо сложнее. В рамках одной условной ECM-системы задачу ставят разные подразделения и руководители. Плюс 45 депутатов, каждый из которых сам по себе руководитель и его мнение нельзя не учитывать. Необходимо сделать так, чтобы в целом всех всё устраивало и работало устойчиво. В итоге, очевидно, получается так, что в целом никого не устраивает. Я, конечно, несколько утрирую, но это действительно общая проблема при создании многофункциональных систем для пользователей, имеющих совершенно разные потребности. Безусловно есть роли и упрощенные приложения для руководителей, есть мобильные приложения с ограниченным функционалом для депутатов и другие способы избежать противоречий. Справедливости ради следует отметить, что Московской городской Думе повезло в том смысле, что и председатель Думы, и руководитель аппарата — люди достаточно молодые, продвинутые с точки зрения технологий. Без их активного участия в разработке стратегии и тактики информатизации реализация изменений была бы существенно затруднена. А в некоторых направлениях просто невозможна.

PC Week: Из вашего рассказа можно сделать довольно обычный для ИТ-автоматизации вывод: чем глубже ИТ проникают в нашу жизнь, тем больше нужно делать по внедрению ИТ дальше. Какие направления расширения использования ИТ вам представляются сегодня наиболее приоритетными? В какой последовательности вы хотите решать возникающие задачи?

А. Т.: Одна из наиболее актуальных сегодня проблем — кастомизация. Создание информационных панелей для пользователей, которым не нужен весь объем информации. Мы определяем сейчас набор условных KPI, параметров или наборов данных, которые являются минимально необходимыми для принятия управленческих решений в разных подразделениях аппарата Думы. Затем планируем создать настраиваемый инструмент для формирования отчетов по запросу, т. е. перейти от процессов к сервисам.

При разработке и внедрении систем мы изначально закладывали активное использование мобильных устройств. И не только для самых больших руководителей. Приложения для планшетов и смартфонов активно используются уже более двух лет. Идет непрерывная доработка, добавление функционала, настройка интерфейса. Уже есть достаточный пользовательский опыт. В планах на ближайшее время выпуск третей мажорной версии, в которой уберется все лишнее и добавится немного совершенно нового.

Еще одна задача на ближайшую перспективу — автоматизировать выгрузку данных из наших систем для межведомственного обмена. Сейчас актуален обмен данными между органами власти разного уровня. Это единственная альтернатива переходу на единые системы, который, на мой взгляд, практически не реализуем, по крайней мере повсеместно. Как уже упоминалось, планируем вплотную заняться долгосрочным хранением документов в цифровом виде. Причем не только электронных документов, но и фото-, видеоматериалов.

PC Week: А если посмотреть на более дальнюю перспективу?

А. Т.: Возможно, это будет выглядеть слишком смелыми надеждами, но тут хотелось бы немного пофантазировать. Думаю, что лет через десять технологии больших данных, блокчейн, стандарты открытых данных, распознавания лица и сетчатки глаза и что-то еще, до сих пор неизвестное, органично объединятся в одну большую платформу. Скорость и устойчивость работы беспроводной сети достигнет небывалых высот с полным покрытием. Искусственный интеллект в лице Алисы (которую недавно продемонстрировали в «Яндексе» президенту страны) обгонит возможности среднестатистического нобелевского лауреата.

Все данные, включая персональные, любой организации (государственной, общественной или коммерческой) будут автоматически загружаться в выделенную область общей распределенной базы данных, физически расположенной где-нибудь за пределами... хотел сказать солнечной системы, но пусть будет на орбите Земли. Дальше работа с данными пойдет исключительно в соответствии с уровнем доступа пользователя и неструктурированным запросом типа «хочу сведения о прибыли всех организаций центрального округа Москвы за II квартал» или «хочу справку об отсутствии судимости». Или, скажем, ближе к нашей теме: «Сколько поручений мне нужно выполнить до конца недели?». Защита будет построена таким образом, что система верифицирует пользователя и обеспечивает доступ к нужным данным в необходимом формате. Как-то так.

PC Week: Наверное, это вполне реализуемые идеи.

А. Т.: Да, только нужно не ждать их реализации, а уже сейчас работать над их воплощением в жизнь. У нас есть некоторые планы, как нам двигаться в этом направлении.

PC Week: Было бы интересно узнать о реализации этих планов. Спасибо за беседу.