Если доклады представителей заказчиков на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 позволили выявить текущие требования клиентов к СЭД, то выступления представителей компаний-разработчиков были посвящены в основном вопросам развития этих систем на ближайшую и отдаленную перспективу.
Изначальный функционал Alfresco наконец находит применение в электронных архивах
В настоящее время центр тяжести ECM-проектов в России быстро смещается в сторону управления архивами документов — как традиционных бумажных, так и с электронным контентом. Руководитель направления Alfresco компании «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Олег Бейлезон объяснил данную тенденцию тем, что отечественные заказчики в использовании ИТ идут естественным путем последовательного решения актуальных для них проблем: наведя сначала порядок в деле создания и использования документов в оперативных деловых процессах, они теперь переходят к вопросам повышения эффективности при работе с архивами. При этом важным моментом является то, что практически в любой организации стоит задача управления гибридными бумажно-электронными архивами.
Еще несколько лет назад компания «Логика бизнеса» в качестве одной из основных программных платформ для реализации своих разработок и проектов приняла на вооружение открытую ECM-платформу Alfresco. При этом любопытным моментом является то, что эта платформа в своем базовом варианте скорее подходит именно для управления электронными архивами, но в силу специфики запросов российского рынка ее продвижение в нашей стране пришлось начинать с классических СЭД-задач, и только в последние два-три года появился реальный спрос на ее изначальный функционал. Особенно актуальными сегодня являются задачи управления архивами технической документации, которые имеют свои существенные особенности по сравнению с вопросами управления архивами организационно-распорядительных документов. Именно наличие такого спроса определило необходимость создания специализированного вертикального решения «Логика ЭАТД» (электронный архив технической документации).
Как сообщил Олег Бейлезон, с точки зрения последовательности реализации электронного архива можно выделить две основные задачи:
- перевод технической документации в электронный вид (в основном методами сканирования);
- построение электронного архива (централизованное хранение документов — скан-копий и электронных документов, организация доступа к документам, контроль сроков хранения электронных и бумажных документов, эффективный поиск документов).
Все эти функции в созданном решении реализуются на основе большого числа базовых сервисов платформы Alfresco, дополненных целом рядом оригинальных возможностей.
Опыт применения созданного решения в ряде конкретных проектов показал преимущества электронного архива за счет использования единого хранилища документов организации, поддержки оперативной работы с документами в электронном виде, предоставления структурированного доступа к документам в зависимости от прав пользователей, обеспечения возможности одновременной работы с документами несколькими специалистами, многократного снижения трудозатрат на поиск документации, решения проблем износа часто запрашиваемых документов и многократного дублирования и копирования документов, исключения риска утраты документов с постоянными сроками хранения вследствие человеческого фактора и возможных катаклизмов, а также снижения сроков принятия решений.
Ключевым этапом создания электронного архива является задача перевода документации в электронный вид. По опыту «Логики бизнеса», реализация такого проекта занимает
- уточнение пользователей и ролей, состава справочников
(5-10 дней); - развертывание системы (три дня);
- подготовка скрипта импорта (пять дней);
- сканирование документов
(5-30 дней); - уточнение пользователей и ролей, состава справочников
(5-10 дней); - опытная эксплуатация
(5-20 дней).
Мобилизация СЭД идет сверху вниз
Всеобщая мобилизаци — этот тренд, по мнению коммерческий директора компании «Хоулмонт» Ивана Ласкина, является одним основных направлений развития современных СЭД. Он сообщил, что его компания еще в 2010 г. взяла курс на использование веб-технологий в своей разработке ТЕЗИС, и заложенные еще тогда архитектурные принципы позволили разработчикам достаточно просто перейти затем к работе с мобильными клиентами. При этом он обратил внимание на такой момент: компания начала продвижение своего СЭД-решения на зарубежный рынках, а уже потом — внутри нашей страны. «Кроме ряда других причин, это объяснялось тем, что отечественные СЭД-заказчики в ту пору достаточно настороженно относились к идеям тонкого клиента и удаленного доступа конечных пользователей к серверным ресурсам», — пояснил Иван Ласкин.
Три-четыре года назад началось активное проникновение мобильных технологий в СЭД, и сегодня можно уверенно говорить, что мобильные клиенты уже есть у всех ведущих СЭД-систем. Однако нужно признать и то, что сегодня почти все такие решения ориентированы в основном на руководящий состав компаний, что выражается в целом ряде особенностей как самих программ, так и методов их разработки. В частности, такие клиентские приложения реализуют довольно ограниченный набор функций, предназначенных в основном для просмотра и подписания документов, они ориентированы на использование планшетов с достаточно большим размером экрана. Разработка таких программных клиентов обычно носит практически заказной характер, так как сильно заточена на специфику пользователей-руководителей, что, с одной стороны, увеличивает стоимость разработки, с другой — резко снижает возможности кастомизации приложений.
Но сегодня крайне актуальной является задача обеспечения возможностью мобильной работы всех пользователей СЭД. При этом нужно понимать, что принцип BYOD уже давно стал нормой корпоративной жизни. А это означает, что нужно создавать клиентские приложения, способные работать на самом широком спектре мобильных устройств с возможностям их гибкой настройки под специфические требования разных категорий сотрудников и даже с учетом требований конкретного человека. По словам Ивана Ласкина, его компания представит на рынке такое мобильное клиентское приложение для своей СЭД до конца текущего года.
Зрелым заказчикам — зрелые ЕСМ-решения
Начальник отдела развития ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР Дмитрий Шмайлов напомнил об известной модели ECM-зрелости компаний-заказчиков, которая включает пять уровней — начальный, открывающий возможности, организованный, корпоративный и трансформирующий. По его мнению, сегодня основной круг корпоративных российских клиентов уже вышли на последние два уровня, во всяком случае ЭЛАР в своих разработках ПО и в реализуемых проектах ориентируется именно на такие категории потребителей. Корпоративный уровень зрелости подразумевает, что ECM-система интегрированным образом охватывает все задачи управления контентом в организации и при этом компания в явном виде осознает наличие прямой связи между ECM и результатами бизнеса. На пятом уровне руководство предприятия понимает возможности ECM для модернизации и развития бизнеса и потому не просто использует некоторые существующие ECM-решения, но и внимательно следить за появлением новых технологий с целью их эффективного применения у себя.
В то же время принципиальным отличие сегодняшних ECM-платформ от аналогичных решений десяти-пятнадцатилетней давности является переход от монолитно-продуктовой к компонентно-сервисной модели использования ИТ, что выражается в сформулированной Gartner еще несколько лет назад концепции «ECM как услуга», которая, в том числе, включает четыре основных аспекта: централизованное управление документами и данными, предоставление функционала и контента по запросу пользователей, процессов и систем, межфункциональное взаимодействие, а также быструю разработку и оперативное подключение новых бизнес-подразделений. Соответственно, поскольку современная ECM-платформа является критически важной для бизнеса, она должна быть:
- надежной — гарантировать сохранность документов, обеспечивать репликации и резервное хранения документов и данных;
- производительной — обеспечивать обработку поступающих документов и оперативное предоставление контента по требованиям пользователей и систем;
- гибкой — отвечать меняющимся требованиям пользователей, оперативно подключать новые подразделения, включать новый функционал;
- интегрируемой — интегрироваться в процессы предприятия, обеспечивать взаимодействие со всеми информационными системами, требующими контент.
Именно такие подходы были заложены в основу ECM-системы «Контекст», при создании которой ЭЛАР использовала свой
Новые задачи ЕСМ в условиях цифровой трансформации
«От автоматизации документооборота к цифровой трансформации» — обозначил современный этап развития ECM руководитель направления современных ECM-решений компании «Электронные офисные системы» Сергей Полтев. При этом он уточнил, что новые вызовы тут связаны в первую очередь с реализацией новых пользовательских интерфейсов, с широким применением интеллектуальной обработки контента, а также с решением вопросов долгосрочного хранения электронных подлинников.
«Пользователи теперь не хотят иметь дело с несколькими разными приложениями и не хотят знать к какой категории относится используемое ими ПО — ECM, ERP, CRM или BI. Им нужна единая точка доступа ко всем ресурсам, к приложениям и данным, — считает Сергей Полтев. — Это означает, что разработчик должен предоставить им корпоративный портал, подключенный интегрированным образом ко всем ИТ-системам предприятия. При этом пользовательский интерфейс должен быть не просто удобным, но легко настраиваемым под конкретную роль пользователя, а еще лучше — обеспечивать возможность настройки под конкретного сотрудника. Разумеется, необходимо реализовать поддержку всех вариантов клиентской работы — с настольного ПК, ноутбука, планшета или смартфона. И что еще важно — пользователи хотят иметь интерфейс с возможностями, к которым они уже привыкли при работе в социальных сетях».
По его словам, сейчас также наблюдается повышение реального интереса заказчиков к использованию электронных оригиналов, и дело тут упирается, как правило, в проблему их долгосрочного хранения, то есть в создание настоящих электронных архивов. В целом уже всем понятно, что никаких особых трудностей по длительному хранению информации как таковой нет, в том числе в плане поддержки форматов файлов. Основная проблема, полагает Сергей Полтев, заключается в том, что согласно нашему законодательству понятие «электронный документ» связано с электронной подписью, срок действия которое ограничен тремя годами. Но на самом деле решение этого вопроса уже давно известно: просто необходимо узаконить механизм, когда после сдачи документа в архив он попадает в зону ответственности сотрудников архива, которые регулярно производят «переподписывание» документа новыми сертификатами.
По мнению Сергея Полтева, еще одним актуальным направлением развития СЭД является повышение их аналитических возможностей, в том числе в плане автоматического рубрицирования документов, интеллектуального поиска (например, по синонимам). Пользователям нужны также расширенные средства составления разного рода отчетов и анализа накапливаемой статистики работы с документами.
Сделай сам
Несмотря на рост сложности ECM-решений заметно повышение желания заказчиков активнее участвовать в реализации проектов по внедрению подобных систем, вплоть до самостоятельного внедрения. Говоря и о причинах этого явления, директор ELMA Алексей Трефилов выделил целый ряд потенциальных выгод от такого подхода: снижение стоимости проекта, получение более значительного контроля над ходом выполнения проекта, отсутствие зависимости от внешнего интегратора, обеспечение более простого развития системы в будущем. Но, разумеется, заказчикам нужно иметь в виду и потенциальные риски, связанные с отсутствием опыта, недостатком квалификации и ограниченности внутренних кадровых ресурсов.
По мнению Алексея Трефилова, решение этой дилеммы заключается в предоставлении заказчику возможности выбора варианта внедрения — самостоятельно или с привлечением внешнего исполнителя. Для этого предлагается использовать уже хорошо проверенную в мире Open Source-модель, когда вендор предлагает наряду с платной версией ПО еще и его бесплатный вариант. Именно так поступает ELMA, предоставляя возможность скачать и использовать бесплатную версию ELMA Community (полнофункциональная BPM-система без ограничения времени и числа пользователей) и дополняя это предложение методической и информационной поддержкой сообщества пользователей этого решения в виде базы знаний (документация, видеоуроки, форум), доступной через интернет-портал всем желающим, и прямыми очными консультациями с вендором или интеграторами.
По мнению Алексея Трефилова, такой подход максимально упрощает для заказчика процесс вхождения в проект, поскольку организация, даже начав работы по внедрению системы самостоятельно, в любой момент может перейти на сценарий с привлечением дополнительных внешних ресурсов. При этом у заказчика есть целый набор разных вариантов частичного использования привлекаемых кадров: выполнение пилотного проекта с интегратором (чтобы потом делать полный проект самим), подключение отдельных внешних специалистов в режиме аутстафинга (в том числе таких ключевых фигур, как руководитель проекта или аудитор), параллельная работа своей команду и команды интегратора). Развивая такой подход с ориентацией на поддержку идеи самостоятельной реализации проекта, ELMA подготовила книгу с описанием методики внедрения своего ECM-решения, которая должна выйти в свет в ноябре этого года.
Как выбрать ЕСМ-решение — заказчикам на заметку
Генеральный директор компании НЦПР Владимир Рябчиков посвятил свое выступление вопросам выбора заказчиками ЕСМ-решения. По его мнению, времена, когда клиенты ограничивались лишь теоретическим изучением возможностей предлагаемых на рынке решений, подкрепленным ознакомлением с опытом их практического внедрения, уже давно остались в прошлом. Сейчас почти все крупные и средние компании настаивают на предварительном развертывании некоторого пилотного проекта, который бы в общих чертах соответствовал их конкретным требованиям. Причем такой проект может быть весьма масштабным, например, реализующим вариант одновременной работы до десяти и более пользователей.
Но и такой подход сегодня зачастую уже не вполне отвечает растущим пожеланиям клиентов. Компании понимают, что сейчас ИТ-решения нужно выбирать не только с учетом их соответствия текущим задачам предприятия, но и — что на самом деле даже намного важнее — возможностям модернизации развития установленного ПО в будущем. И вот как раз такая постановка вопроса заставляет компании смещать фокус своих интересов от привычного проприетарного ПО в сторону систем на базе открытого кода, поскольку именно модель Open Source позволяет получить уверенность в возможности развития выбранного решения (в том числе независимость от вендора и интегратора), сократив при этом расходы на выполнение работ.
Опыт НЦПР позволяет также сформулировать ряд ключевых аспектов, на которые заказчики должны обратить особое внимание на этапе выбора ПО:
- обеспечение серверной кросс-платформенности ECM-решения, его совместимость с имеющимся и/или альтернативным системным и прикладным ПО;
- обеспечение мобильной кросс-платформенности клиентских приложений, соответствие ПО принятой в организации концепции использования мобильных устройств;
- возможность интеграции со средствами сканирования, распознавания и ввода бумажных документов;
- возможность интеграции с используемыми системами электронной почты;
- наличие готовых коннекторов к другим системам, с которыми необходимо организовать взаимодействие, возможность их приобретения и использования;
- наличие службы репликации контента, обеспечивающей актуализацию и согласованность данных.
И, наконец, для госзаказчиков обязательным является обеспечение соответствия выбранного ПО требованиям по защищенности государственных информационных систем и требованиям к применяемых в них программным средствами защиты информации (приказ ФСТЭК России № 27 от 15.02.2017).
Храните ваши... на ленте
Выступление представителя FUJIFILM Recording Media Дмитрия Алексеева перевело внимание участников с вопросов программного обеспечения управления документам к теме физического хранения информации. Он напомнил, что по недавней оценке IDC совокупная мировая емкость систем хранения, необходимых для размещения цифровых данных, в период с 2016 по 2025 гг. возрастет в 10 раз, с 16 до 163 Зб. Причем нужно иметь в виду, что по данным мировых исследований только 20% объемов хранения используется для работы с оперативными данным, а остальные 80% приходятся на информацию долговременного хранения. В нашей стране эти пропорции выглядят иначе, у нас до половины объемов — это оперативная информация, но сейчас четко видна тенденция по смещению этой характеристики в сторону среднемировых показателей, — отметил Дмитрий Алексеев.
В этой ситуации он призвал заказчиков вспомнить о системах хранения, изначально ориентированных на решения задач долгосрочного хранения огромных объемов информации, — накопителях на магнитной ленте. Такие устройства были очень популярны во всем мире
Причем объемы и стоимость хранения — это сегодня даже не самое главное преимущество лент по сравнению с дисками. Ленточные СХД — этот самый надежный рубеж обороны от хакерских атак и сбоев, поскольку ленточные картриджи хранятся автономно, не потребляя энергию. В этой связи была приведена цитата главы архива Европейского центра ядерных исследований (ЦЕРН) Альберто Пейса: «Если бы хакерам удалось вломиться в ЦОД ЦЕРН, все 50 Пб данных, содержащихся на дисках, были бы уничтожены в считанные минуты. Чтобы уничтожить те же 50 Пб с ленточных копий, им понадобились бы годы!».
Впрочем, докладчик отметил, что нельзя говорить об использовании только какого-то одного типа хранения, на практике наиболее эффективным вариантом являются гибридные системы, в частности, ленточные библиотеки с дисковым буфером. Но нужно, конечно, выполнять правильный подбор соотношения разных типов хранения в зависимости от поставленных приоритетов. Исследования этого вопроса показывают, что в случае хранения 50% данных на ленте OPEX сокращается на 48%, а для варианта 90% данных на ленте — на 87%, — рассказал Дмитрий Алексеев.
