Среди ключевых проблем перехода к безбумажному документообороту раньше почти назад всегда обозначалась тема долгосрочного и вечного хранения электронных документов (ЭД). Именно ее неразрешенностью объяснялась необходимость реализации подлинников документов в бумажном виде, а СЭД в этом ситуации рассматривалась лишь как средство автоматизации бумажно-ориентированных процессов с использованием электронных копий. При этом подчеркивалось, что решение этого вопроса зависит исключительно от наличия «государственной воли», а именно от готовности Росархива (и подведомственных ему архивов) принимать от организаций электронные подлинники документов (при такой схеме функции долгосрочного и вечного хранения возлагались на госструктуры, предприятиям нужно было только выполнять соответствующие нормативные документам). Однако после долгих лет ожидания позитивных действий архивного ведомства корпоративные заказчики свыклись с мыслью о вечности эры «бумажных подлинников», тема «электронные архивы» фактически свелась к быстро развивающемуся направлению создания хранилищ электронных копий и архивов электронных подлинников с краткосрочным жизненным циклом.

Тем не менее, работа компетентных государственных органов в направлении долгосрочного хранения электронных подлинников продолжается: как сообщила в своем выступлении на конференции Russian Enterprise Content Summit 2019 (RECS’2019) руководитель проектов компании ЭОС Наталья Мошкова, Росархив совместно с Минкомсвязи готовит проект концепции обеспечения долговременного хранения ЭД, который базируется на идее создания единого центра хранения ЭД (ЦХЭД), куда предприятия смогут передавать свои важные юридически значимые ЭД. Но когда будет обнародована, а там более утверждена и реализована эта концепция, пока не известно. И потому пользователям нужно сегодня ориентироваться на собственные силы, руководствуясь уже существующими ГОСТами в этой сфере (почти все они являются переводом международных стандартов).

По словам Натальи Мошковой, в самом общем виде принципы долгосрочного хранения документов можно сформулировать таким образом:

  • резервирование архивов в различных геолокациях;
  • использование контрольных сумм (вычисление хеш-функции);
  • обеспечение антивирусной защиты, разграничения доступа и мониторинг целостности данных;
  • выполнение стандартизации метаданных;
  • ограничение числа поддерживаемых форматов;
  • миграция в более устойчивые форматы;
  • реализация механизма поддержки метаданных электронной сохранности.

Однако сегодня проблема долгосрочного хранения является, возможно, даже более актуальной для структурированного корпоративного контента, реализованного в виде баз данных, отметила Наталья Мошкова. Архивное хранения баз данных имеет свои специфические риски, связанные, в том числе, с использованием закрытых форматов хранения, постоянным обновлением ПО и форматов, требующим миграции данных, высокой стоимостью поддержания баз данных в исходных форматах. Для решения этой проблемы еще несколько лет назад по заказу Национального архива Швейцарии были разработаны открытый некоммерческий формат SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases, программно-независимое архивирование реляционных баз данных) и свободно распространяемое ПО SIARD Suite, реализующее механизм выгрузки содержимого БД в архивный формат SIARD, независимый от исходного ПО, на котором база создана. В настоящее время этот формат уже получил международное признание, он активно используется в странах Западной Европы и Северной Америки. Как сообщила, Наталья Мошкова, специалисты компании ЭОС провели ознакомительное тестирование SIARD и намерены активно продвигать его в России.