«Какую роль играет электронный документооборот в процессах цифровой трансформации?» — именно с такого довольно общего вопроса началась пленарная дискуссия сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit 2021 (RECS’2021), в которой приняли участие заместитель начальника Управления электронного документооборота ФНС России Илья Присяжнюк, руководитель проектов Департамента ИТ-развития банка «Открытие» Вадим Королёв, заместитель директора департамента систем управления документами компании ЛАНИТ Михаил Данилов и product owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков.

Изменение роли СЭД

По словам Ильи Зайчикова, СЭД уже давно перестали быть нишевыми инструментами, решавшими с точки зрения бизнеса в общем-то второстепенные задачи (делопроизводство, канцелярия), и превратились в системы комплексной автоматизации бизнес-процессов организаций, зачастую играя и главную роль в деле интеграции отдельных бизнес-приложений. Собственно, появившаяся более двух десятков лет назад концепция ECM во многом изначально и подразумевала такую интегрирующую роль этих систем, которые уже тогда относились к разряду не приложений, а именно платформ. Отсюда понятна и значимость ECM для реализации идей цифровой трансформации, которая подразумевает перевод на электронные рельсы (которые теперь стали называться цифровыми) как всего многообразия данных, так методов их обработки. СЭД сегодня зачастую решают задачи, далеко выходящие за традиционные рамки документооборота, например, кадрового учета. И что еще очень важно: СЭД уже давно являются самыми массовыми по числу подключенных сотрудников системами, и потому их рабочие места используются и для доступа к другим ИС.

Поддержав довольно очевидный тезис о важности СЭД, Михаил Данилов отметил и тенденцию их использования не совсем по назначению, повышая при этом сложность и стоимость проекта: «Мы знаем случай, когда СЭД приспособили для автоматизации управления запросами заявками на ремонт оборудования. И простая стандартная задача ITSM оказалась специально разработанным решением на базе СЭД. Все же нужно использовать не просто инструмент, который есть под рукой, а тот, который лучше подходит для данной задачи».

«То, что ИТ позволяют быстро адаптироваться к быстро меняющимся условиям ведения бизнеса, мы наглядно убедились в условиях пандемии: средства электронного документооборота позволили оперативно перевести процессы согласования документов в дистанционный формат с использованием мобильных технологий и электронной подписи», — рассказал об опыте своего банка Вадим Королев.

Впрочем Илья Присяжнюк, ссылаясь на результаты исследования, проведенного в начале года, призвал не преувеличивать влияние пандемии, которая только лишь несколько ускорила объективный процесс перехода общества на электронные форматы взаимодействия.

Внешний документооборот

По ходу дальнейшего обсуждения темы цифровой трансформации эксперты обратили внимание на то, что с момента своего появления более четверти века назад СЭД были полностью нацелены на автоматизацию внутренней деятельности. Однако, начиная с 2012 г. в России начало развиваться также направление внешнего обмена юридически значимыми электронными документами, которое поначалу вообще никак не ассоциировались с традиционными СЭД (но также называлось «электронным документооборотом», что порой вносило явную терминологическую путаницу). Впрочем, предприятия довольно быстро поняли связь между внутренним и внешним документооборотом, и задачи их интеграции стали выходить на передний план.

По мнению экспертов, одна из главных проблем здесь заключается в том, что модели реализации внутреннего и внешнего обмена документами существенно различаются между собой. Внешний изначально находится в условиях довольно жесткого нормативного регулирования, он осуществляется через сети специализированных операторов. Трудности стыковки внутренних СЭД с внешними сервисами обмена лежали в сфере не только собственно технологий, но и нормативных требований. Однако сейчас можно довольно уверенно сказать, что эти сложности преодолены, в том числе в законодательном плане. Кроме того, надо иметь в виду, что по своей востребованности со стороны заказчиков внешний документооборот существенно отстает от внутреннего (СЭД имеют почти все организации, а внешнее электронное взаимодействие пока использует не очень большая их часть). Однако пандемия ускорила сокращение этого разрыва, что, как отметили представители поставщиков СЭД, заметно по существенному увеличению доли проектов, где требуется интеграция внутренних и внешних бизнес-процессов.

Вадим Королев отметил, что разделение систем внутреннего и внешнего документооборота, а также необходимость использования между ними каких-то специальных шлюзов во многом объясняются вопросами информационной безопасности, но в целом задачи интеграции с технической точки зрения решаются без каких-то заметных сложностей. В качестве примера он рассказал о бесшовной интеграции внутреннего согласования и подписания договоров и их внешнего обмена с контрагентами.

Однако, развивая эту тему, Илья Присяжнюк подчеркнул, что в автоматизации работы с теми же договорами предстоит пройти еще большой путь: «Пока отрасль решила лишь вопросы перемещения документов между людьми и организациями, а теперь нужно решать задачи автоматизированного составления и контроля выполнения договоров. ФНС сейчас работает, в том числе, и над такими задачами».

Комментируя ситуацию с роумингом внешнего документооборота, участники дискуссии сошлись на мнении, что острота проблемы заметно спала по сравнению с предыдущими годами, но, к сожалению, не из-за того, что она решена, а потому что рынок смирился с тем, что она в видимой перспективе не будет решаться вовсе.

Кадровый документооборот

По теме перехода на электронный кадровый документооборот участники дискуссии высказали хотя и осторожные, но в целом оптимистичные мнения.

«Определенные подвижки в этом направлении есть, но я думаю, что перейти полностью на безбумажный кадровый учет в ближайшие годы вряд ли кому-то удастся, — считает Вадим Королев. — С точки зрения технологий никаких препятствий нет, но законодательство пока ограничивает нас в реализации этих возможностей. К тому же нужно учитывать, что после выхода новых федеральных нормативных актов потребуется еще подготовка нормативных документов на уровне отрасли и конкретного предприятия».

Илья Присяжнюк обратил внимание на то, что кроме возможностей нормативной базы и технологии в данном вопросе нужно также согласие самих сотрудников, например, на использование электронных трудовых книжек. «На то, чтобы убедить людей в надежности электронного учета кадров понадобится, наверное, не менее десяти лет», — отметил он.

«Прежде, чем убеждать заказчиков переходить на электронный учет кадров, мы должны проверить его надежность и удобство на себе. Именно поэтому мы в своей компании этим летом начали работу по внедрению такой системы», — рассказал Илья Зайчиков.

Согласившись с коллегами относительно того, что трудно ожидать массового внедрения кадрового электронного документооборота в ближайшее время, Михаил Данилов подчеркнул, что на сегодняшний день практически все нормативные ограничения уже устранены (точнее приняты нормативные акты, которые войдут в силу через несколько месяцев), и уже в следующем году можно ожидать выполнения проектов, которые покажут, что полностью электронный кадровый учет — это не мечта о будущем, а современная реальность. «Мы также покажем всем возможность этого и на собственном примере», — пообещал он.

Мобильность

«Мобильный доступ к электронному документообороту сегодня нужен всем, кто имеет смартфон, а смартфоны имеют все», — так ответил Илья Зайчиков на вопрос о том, кто является ключевыми мобильными пользователями СЭД. Если раньше считалось, что мобильные рабочие места нужны только тем, кто проводит много времени в разъездах, то сейчас даже те, кто постоянно сидят за офисным столом, предпочитают иметь дело со смартфоном.

Михаил Данилов отметил, что могут быть разные подходы к реализации мобильности: «Мы исходим из того, что для всех пользователей должен иметься удобный, настраиваемый веб-клиент, в том числе адаптированный под смартфоны, а собственно мобильные приложения — это для тех сотрудников, которые работают в режиме офлайн, причем речь не только о перелетах».

Вадим Королев на примере банковского сектора показал, что потребность в мобильности у разных групп пользователей различается. «Для нас приоритетной категорией является управляющее звено, причем скорее — верхнего уровня, где принимаются окончательные решения и подписываются документы. Но практика, когда для начальства делались специальные рабочие клиентские приложения, осталась в прошлом: да, мы проводим настройку программного клиента под конкретные роли, но это единое адаптируемое приложение», — сообщил он.

Илья Присяжнюк сделал важное добавление: полный переход на полную мобильность возможен только в относительно простых случаях, в частности, в организационно-распорядительном документе. Но для целого ряда категорий документов (например, конструкторская документация) нужны соответствующие большие размеры экранов. Другой актуальной проблемой является использование юридически значимой подписи на смартфонах, частные ее решения существуют, но о полном и окончательном ее решении говорить пока рано.