Былые жаркие дискуссии о том, чем отличаются отечественные СЭД от западных ECM, кажется, закончились еще лет пять назад, когда российский рынок средств автоматизации управления документами окончательно вышел за рамки темы организационно-распорядительного документооборота и перешел к решению самых разнообразных задач, связанных с обработкой документов. И тут как-то само собой местные разработчики пришли к пониманию реализации одной из ключевых идей ECM о создании единого информационно-документационного пространства на базе единого хранилища (при этом оно может быть как централизованным, так и распределенным).

«То, что современное ECM-решение должно иметь в своей основе архитектуру единого пространства для хранения и использования данных и документов, сейчас является практически общепризнанным. Однако нужно понимать, что реализация этой идеи не сводится к механическому увеличению объемов баз данных, а требует решения на качественно более высоком уровне вопросов надежности, отказоустойчивости и безопасности, а также интеграции различных систем», — с этого тезиса начал свой рассказ о сегодняшнем дне СЭД/ECM на конференции Russian Enterprise Content Summit 2021 (RECS’2021) руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев. В последние годы задачами создания единых хранилищ документов занимаются в той или иной мере многие вендоры и системные интеграторы, но в большинстве своем такие проекты нацелены на работу с оперативными документами, использующимися в повседневной деятельности предприятий, тогда как есть и задачи поддержки архивов документов долгосрочного хранения, требующих применения специальных технических решений.

По мнению докладчика, сейчас совсем иначе выглядит и проблема перевода бумажных документов в электронный вид: уже совершенно недостаточно просто получения сканов, нужна именно оцифровка, то есть извлечение из текста данных, которые можно использовать (как для обработки, так и для поиска) в автоматическом режиме. Более того, был приведен пример одного из проектов ЭОС, в котором данные, извлеченные из договоров с контрагентами, перед записью в базу данных «обогащались» информацией, получаемой из других ИТ-систем. Разумеется, сейчас выдвигаются и намного более высокие требования по производительности процессов оцифровки. Кроме того, нужно иметь в виду, что в обозримом будущем отказаться полностью от использования бумажных документов вряд ли получится. Более того, до сих пор наблюдается тенденция роста их объемов, и потому многие заказчики нуждаются в средствах автоматизированного управления именно бумажными архивами.

В плане обеспечения защиты документов от несанкционированного доступа ЭОС использует так называемую технологию «водяных знаков», которая блокирует возможность просмотра содержимого файлов вне контура СЭД, а в случае компрометации документа позволяется определить канал утечки и конкретного виновника. Пока эти средства по ценовым параметрам доступы только крупным организациям, но уже в ближайшее время компания намерена предложить аналогичные инструменты и для небольших предприятий.

Сергей Полтев напомнил, что еще несколько лет назад часто говорилось о парадоксальной ситуации, когда найти необходимые документы в огромной мировой Сети было проще, чем отыскать нужное в собственной корпоративной ИТ-системе. Реализация подхода единого хранилища и использование интеллектуальных технологий позволяют сегодня сделать корпоративный поиск надежным и быстрым. «В отличие от известных интернет-поисковиков, которые выдают результаты без пояснения, по каким критериями выполнялся поиск и составлялся рейтинг, мы предоставляем пользователю полную информацию на этот счет. И, конечно же, современные архивы документов не могут обойтись без наличия развитых средств бизнес-аналитики и разного рода витрин данных», — уточнил он.

Директор по разработке ECM LanDocs компании ЛАНИТ Илья Бодров показал возможности адаптации к современным потребностям рынка ECM-решений, имеющего двадцатилетнюю историю. «Именно наш собственный опыт выполнения проектов внедрения и эксплуатации у крупных заказчиков подсказывает нам основные направления развития нашего флагманского продукта», — отметил он. Расширение функционала СЭД, а также использование рабочих мест этих систем для доступа к другим бизнес-приложениям потребовало достаточно радикальной перестройки пользовательского интерфейса, в первую очередь в плане возможностей его настройки под конкретные роли и задачи. Кроме того, необходимо обеспечить возможность работы через веб-клиент, что важно не только с точки зрения независимости от конкретного оконечного устройства, но и в плане обеспечения безопасности.

Традиционные задачи документооборота были изначально связаны с автоматизацией бизнес-процессов, и при реализации проектов часто возникает желание применить СЭД и для более широкого спектра процессов. Однако на практике попытки использовать внутренние BPM-движки СЭД оказываются нецелесообразными; разработчики LanDocs считают более эффективным путь использования внешних, заточенных именно на такой класс задач, более мощных инструментов. «Общим трендом развития ECM-платформ является не столько расширение их внутренних мощностей и функционала, сколько гибкая интеграция с различными внешними компонентами и системами», — подчеркнул Илья Бодров, отметив также необходимость обеспечения возможности функционирования в различных вычислительных средах (разные ОС и СУДБ, виртуализация и пр.).

Если раньше СЭД работали с документом, как с неким закрытым объектом, анализируя лишь его формальные его атрибуты, считая, что с содержимым должен работать исключительно человек, то сейчас такой подход смело можно назвать давно устаревшим. Контекстный поиск необходимых документов с использованием различных алгоритмов оценки релевантности является практически обязательной функцией, сегодня на повестке дня стоят более сложные задачи, в том числе автоматизированного принятия решений на основе анализа содержимого документов, с использованием механизмов искусственного интеллекта и нейросетей. Разработчики LanDocs предлагают инструменты, которые позволяют заказчикам самостоятельно анализировать свои накопленные данные и создавать собственные алгоритмы интеллектуальной обработки документов.

Предоставление мобильного доступа к СЭД также все чаще является обязательным требованием заказчиков, но в решении этой задачи могут использоваться различные варианты. Компания «Форсайт» предлагает применять специализированную мобильную платформу собственной разработки, которая представляет собой промежуточный слой между локальной ИТ-системой и собственно мобильными приложением. Такой подход позволяет обеспечить гибкое подключение различных мобильных клиентов к прикладной системе, повысить производительность (в том числе за счет механизмов кэширования) и безопасность, а также предоставляет возможность создавать, в том числе и самим заказчиком, собственные мобильные приложения для различных ОС (Android, iOS, Windows Mobile).

Использование уже накопленных знаний — один из актуальных способов повышения эффективности работы практически любой организации, и как раз СЭД (с хранимыми в ней массивами документов и их анализом) является важным источником формирования и пополнения таких знаний. Однако, по мнению директора по продажам компании L2U (Lesten To You) Дмитрия Лактионова, сегодня важно уже не только иметь корпоративную базу знаний, но и обеспечить возможность оперативного доступа к ней сотрудников, например, операторов центров поддержки внешних клиентов. Этим пользователям нужно получать вспомогательную справочную информацию в режиме реального времени, более того, желательно не только в виде обычных текстов, но и алгоритмов действий. Полезным оказывается также возможность быстрой настройки пользовательского интерфейса в зависимости от характера решаемого в данный момент вопроса. Именно для реализации таких возможностей работы с базами знаний предназначена созданная компанией L2U омниканальная платформа.

Высокая динамика обновления программных продуктов — вот еще одна из тенденций современного СЭД/ECM-рынка. Как сообщил product owner СЭД ТЕЗИС Илья Зайчиков, для данного продукта каждый год выпускаются одно «главное обновление» и три-четыре менее значимых. В этом году самым заметным новшеством стал радикально обновленный пользовательский интерфейс. «По нашему опыту, чтобы не отстать от развития ИТ и потребностей времени интерфейс нужно менять каждые 5-7 лет», — отметил он, пояснив, что последние достижения ИТ позволили создать полнофункциональный веб-клиент, не уступающий по возможностям традиционному настольному варианту. Одна из самых его заметных новинок — гибко настраиваемый внешний вид интерфейса; с помощью встроенного конструктора пользователь может самостоятельно добавлять функциональные виджеты, создавая удобное для себя рабочее место и минимизируя выполнение своих обычных операций до двух-трех кликов. «Даже если, с точки зрения разработчика, новый интерфейс будет на порядок лучше, чем старый вариант, пользователь, ранее работавший в системе, будет поначалу не очень доволен новшеством, так как это в той или иной мере ломает привычный стиль работы. Поэтому нужно обеспечить возможность плавного перехода от старой версии к новой, чтобы сотрудник сам видоизменял свое рабочее место», — объяснил задумку разработчиков Илья Зайчиков. «Большая зеленая кнопка» — этот мем уже давно является одной из главных концептуальных идей для рабочего места менеджера, которому приходится принимать те или иные решения. Разработчики ТЕЗИСА в новой версии развили эту мысль дальше: теперь одним кликом можно, например, утвердить не одну заявку на выделение ресурсов, а сразу несколько.

Также отметив необходимость наличия в СЭД полнофункционального веб-клиента, главный архитектор платформы TESSA Олег Назарько обратил внимание на наличие в новой версии своей продукта функции контроля прохождения документов по различным бизнес-процессам, в том числе в условиях использования внешних ИТ-систем.