Долгосрочное (в том числе и вечное) хранение электронных документов (с обеспечением соответствующего уровня юридической значимости) — тема, которая обсуждается в сообществе документоведов и автоматизаторов управления документами уже не первый год, но решения ее в сколь-нибудь приемлемом виде до сих пор нет. Собственно, проблема эта в технологическом плане имеет два взаимосвязанных аспекта: как обеспечить долгосрочное хранение информационных объектов как таковых в условиях постоянного изменения технологий (меняются аппаратные средства, операционные системы, приложения, форматы и пр.) и как обеспечить юридическую значимость (упрощенно — целостность и подлинность) документа, гарантировав, что его содержимое через много лет хранения будет точно соответствовать исходному варианту (что оно не будет искажено, неважно как, случайно или по злому умыслу).
Поначалу за решение этого вопроса отвечал Росархив, и его специалисты после долгих сомнений пришли где-то лет десять назад к выводу о невозможности обеспечения долгосрочного хранения электронных юридически документов на современном этапе развития технологий и предложили отложить этот вопрос на неопределенное будущее, продолжая практику хранения важных документов в бумажном виде. Однако такая точка зрения входила всё в большее противоречие как с потребностями жизни, так и с возможностями ИТ. (Отметим, что еще более десяти лет назад начался перевод в полностью электронный вид различного рода государственных реестров, которые, по сути, являются как раз хранилищами наиболее важных документов.) В этой ситуации правительство не раз принимало постановления, обязывающие соответствующие ведомства (в помощь Росархиву было придано Минкомсвязи) подготовить необходимые законодательные акты. Сроки выполнения этих указаний не раз переносились, но все же весной этого года был опубликован законопроект.
Судя по всему, к продвижению этого законопроекта теперь подключилось и Минэкономразвития: именно его представитель, заместитель директора Департамента развития цифровой экономики Алексей Минаев, представил на сентябрьской конференции RESC’2021 проект федерального закона о цифровизации документооборота №
«Сегодня главной задачей государства является даже не столько стимулирование перехода бизнеса к цифровым технологиям, сколько устранение нормативных барьеров на этом пути», — так он оценил текущую ситуацию в законотворческой деятельности правительства в этом направлении, сообщив, что при благоприятном стечении обстоятельств законопроект
По его словам, проведенный совместно с другими ведомствами анализ ситуации показал, что сейчас реализовать возможность изначального создания в электронном виде абсолютно всех документов не представляется возможным. Так или иначе, но документы многих категорий будут продолжать создаваться на бумаге, а потому в качестве первоочередной была определена задача создания юридически значимого электронного дубликата бумажного подлинника с последующим уничтожением оригинала на этапе передачи документа на архивное хранение в Росархив.
«Эта возможность будет реализована не для абсолютно всех видов документов, для каких именно — будет решаться на уровне последующих подзаконных актов. Мы понимаем, что такой вариант является компромиссным, временным, но это лучше, чем сохранять текущее положение дел», — отметил представитель Минэкономразвития, подчеркнув, что нужно двигаться в направлении перехода от человеко-читаемых форматам к машинно-обрабатываемым.
Собственно, одной из главных проблем долгосрочного хранения электронного хранения является ограниченный срок действия электронной подписи (механизм которой был изначально нацелен решение задач обеспечения подлинности документа во время относительно коротких бизнес-процессов, а не для последующего хранения в архиве). Сейчас в стране проводится эксперимент по переводу в электронный вид кадрового учета с последующей передачей электронных документов в Росархив, но пока сотрудники этого ведомства, по словам Алексея Минаева, смотрят на приносимые к ним жесткие диске с некоторым удивлением: «Эти диски сегодня просто складируются на полках, ни о какой системе хранения электронных документов на государственном уровне речи не идет».
Законопроект предусматривает, что для двух- и многосторонних документов нужно иметь согласие на создание электронного дубликата (для замены им бумажного оригинала) от всех сторон. Особняком стоит довольно массовый случай, когда получить согласие другой стороны технически очень сложно (этот практически все клиентские документы организации, например, страховой договор или страховое соглашение). В этом случае для оговоренных категорий документов компания может обратиться в организацию, имеющую соответствующую государственную лицензию на выполнение операций конвертации. И, наконец, будет определен круг организаций, которые получат право самостоятельно переводить определенные категории подобных клиентских бумажных документов в электронный вид.
Хотя законопроекту еще только предстоит пройти первое чтение в Госдуме, Миэкономразвития в сотрудничестве с другими ведомствам и представителями бизнеса уже подготовило набор поправок, которые будут предложены ко второму чтению. Алексей Минаев заверил, что законодательная работа по устранению препятствий по переходу к цифре будет продолжена.
То, как решается технически вопрос подтверждения подлинности документа при его долгосрочном хранении, показал в своем докладе коммерческий директор компании КРИПТО-ПРО Юрий Маслов. Как он пояснил, проблема тут заключается в том, что сертификат ЭП имеет ограниченный срок годности, однако нужно помнить, что ЭП признается действительной и в том случае, если доказано, что ее сертификат был действительным в момент подписания (а не только в момент проверки).
«Мы разработали программно-аппаратный комплекс, который выполняет проверку подлинности документа и обеспечивает доверенное хранение ключей, причем эти операции могут производиться как в автоматическом режиме, так и в ручном. Наш сервис не заменяет сам архив электронных документов, а лишь может быть интегрируемым компонентом такого архива, обеспечивающим долговременную подлинность документов», — подчеркнул он, отметив, что данный механизм может применяться и для документов, поступающих на архивное хранение вообще без каких-либо подписей. В процессе хранения сервис с необходимой периодичностью или по наступлению тех или иных событий выполняет переподписание документов в случае окончания сроков действия сертификатов, замены аппаратных платформ, ПО или форматов документов, обеспечивая таким образом возможность поддержки подлинности документов на неопределенно долгое время хранения, в том число вечное.
По мнению ведущего менеджера проекта ЭДО компании ОВИОНТ ИНФОРМ Артема Макеева, даже сегодня, при наличии текущего законодательства, создание архива юридически значимых электронных документов с достаточно длительным сроком хранения — это вполне реализуемая задача. «Один из основных принципов — нужно обеспечить надежное хранение не только самого документа и его ЭП, но и всех дополнительных документов, которые появлялись в процессе его жизненного цикла», — отметил он.
