Автоматизация — друг или враг? Это зависит от того, как к ней подойти. Рассмотрим ошибки, с которыми чаще всего сталкиваются компании при внедрении автоматизации.
Ошибка № 1. Попытка автоматизировать хаос
Кажется, что автоматизация делает любые бизнес-процессы простыми и удобными. Это не всегда так. Если в компании хаос, то в результате получится автоматизированный хаос.
Если в компании не продуманы все необходимые процессы, то после внедрения системы автоматизации бизнеса станет только хуже. Сотрудники не будут пользоваться новыми сервисами или будут, но неправильно. Как именно налажены процессы — не так важно. Можно вести план работы в Excel, вешать стикеры на маркерную доску или заполнять бумажный журнал от руки. Тогда любую работу можно будет автоматизировать так, чтобы это было полезно и удобно.
Возьмём для примера любое производство, в котором процессы не прописаны детально. Как именно его сотрудники принимают заказы и передают на производство — нигде не описано, а раз инструкций нет, каждый менеджер делает это по-своему. Руководство решает внедрить «Битрикс», чтобы все процессы стали более чёткими. К чему это приводит? К хаосу в «Битриксе», потому что менеджеры продолжают работать так, как удобно каждому из них. В результате ни один другой человек не может подхватить работу и разобраться, что происходит.
Как надо. Автоматизация не решит проблемы с рабочими процессами, если хочется их упорядочить и сделать одинаковыми для всех. Прежде всего нужно провести аудит внутри компании и упорядочить хаос. Возможно окажется, что часть процессов придётся сначала улучшить, а потом уже автоматизировать.
Ошибка № 2. Огромное ТЗ, которое никогда не реализуется
Как только речь заходит об автоматизации, появляется соблазн уместить в одну систему все-все пожелания. Это приводит к тому, что сроки реализации постоянно затягиваются, результата не видно, а когда нет конечного продукта, в него хочется добавить что-то ещё. В итоге разработка не заканчивается никогда.
Даже если кажется, что дополнения очень хороши, нужно помнить про главную задачу. Порядок действий будет таким: определить базовые опции, с которыми система будет работать, сделать упрощённую версию и запустить. Клиенты начнут пользоваться продуктом и говорить, что им нравится, а что нет. По этим пожеланиям можно будет внести доработки и выкатить новую версию, ещё более удобную. И так до бесконечности.
У нас были случаи, когда у клиента всё появлялись и появлялись новые идеи, разработка затягивалась на годы, деньги заканчивались, желание продолжать — тоже. Некоторые из этих проектов так и не стартовали, потому что утонули в бесконечных доработках.
Как надо. В разработке очень важно учитывать закон Парето: 80% функций не будут использоваться. Поэтому сосредоточиться нужно на самых критичных 20% и помнить про цель продукта. Для чего мы его создаём? Какую основную задачу он решает? И уже после того, как продукт разработан и внедрён, можно дорабатывать его по пожеланиям пользователей.
Ошибка № 3. Нет ответственного за проект
Когда много людей отвечают за автоматизацию, каждый за свой кусочек, реализовать проект становится практически невозможно. Лучше заказчика никто не разбирается в его бизнесе и процессах, поэтому не стоит надеяться, что исполнитель сам поймёт, что как устроено и предложит идеальное решение. Прежде чем создавать продукт, разработчик вникает во все детали, но этого недостаточно. Нужно постоянное общение с заказчиком, обсуждение идей, согласование структуры и макетов. Если нет одного ответственного, на согласование даже мелкой доработки будет уходить очень много времени. Иногда это целая вечность.
Как надо. Со стороны заказчика нужен ответственный с полномочиями по принятию решений. Этому человеку постоянно нужно быть на связи, быстро отвечать на вопросы, участвовать в созвонах и переписке. Тогда конечный продукт будет полезен не только в теории, но и в реальности, а разработка не затянется надолго.
Ошибка № 4. Внедрение автоматизации без поддержки сотрудников
Автоматизация начинается не с момента запуска продукта, а гораздо раньше. Будет ошибкой отправить сотрудникам письмо о том, что вот теперь у нас всё по-новому, разбирайтесь. Часть из них будет сопротивляться нововведению и тормозить работу. Руководители подразделений должны принимать хотя бы символическое участие в разработке модулей, которые относятся к работе их сотрудников. Тогда они будут считать себя причастными, заразят своих подчинённых энтузиазмом, а значит внедрение новой системы и обучение пройдут более гладко.
Как надо. Как только принято решение об автоматизации, нужно начинать работу по внедрению изменений. Объяснять сотрудникам, чем это будет полезно, спрашивать их мнение и пожелания. Дайте людям время свыкнуться с мыслью о том, что процессы изменятся, тогда им будет проще принять это. А если они поучаствуют в запуске, то станут кем-то вроде амбассадоров и тогда всё пройдёт хорошо. Как только продукт будет готов, важно провести обучение, а не просто отправить по почте инструкцию: так вы поможете сотрудникам быстрее познакомиться с новой системой.
Ошибка № 5. Решение об автоматизации принято из соображений престижа, а не из реальных потребностей
«Все ставят „1С“, и нам тоже надо!». Если решение принимается с такой мыслью, оно может оказаться неправильным. Например, компания оказывает услуги клининга и хочет поставить себе SAP. Почему? Потому что в ней 5000 сотрудников, а крупные компании ставят SAP. Обслуживание этой системы обходится очень дорого, для неё нужна постоянная техническая поддержка — либо сторонних специалистов, либо команды внутри компании. При этом если соотнести функционал SAP с реальными потребностями компании, окажется, что такая громадина совсем не нужна, проще поставить какое-нибудь узкоспециализированное приложение.
Как надо. Проанализируйте процессы в компании и сформируйте список, какие конкретно задачи должен решать продукт. Иногда таблица в Excel оказывается удобнее любой раскрученной программы, а вместо сайта или приложения рациональнее будет создать страницу в соцсетях.
