Цифровизация отраслей экономики давно не новость, и на сегодняшний день автоматизация привычных рабочих процессов становится необходимостью. Рассмотрим типовые особенности внедрения современного ИТ-продукта в строительных компаниях.
Процесс цифровизации вызывает множество споров и опасений, связанных с его относительной сложностью и не очевидной на первый взгляд эффективностью. В этой статье речь пойдёт о внедрении программного продукта в устоявшийся процесс строительства.
Внедрение ИТ-решения в отлаженные бизнес-процессы проходит в несколько этапов:
Покупка
Решение о покупке ИТ-решения для строительства принимает руководитель компании, иногда принимая во внимание мнение отдела снабжения, но чаще — единолично. В конце концов, именно в руках руководителя находятся финансовые активы и полные сведения о функционировании бизнеса.
Внедрение
Внедрение нового ИТ-решения требует присутствия руководителя компании, снабженца и представителя отдела ПТО. Первая встреча с внешними внедренцами проходит, как правило, по одному из двух возможных сценариев:
· Оптимистичный, он же — фантастический. Все слышали о программе, хотят поскорее её установить, чтобы работать быстрее и эффективнее. Все друг другу помогают, и программа устанавливается за три часа. Так бывает крайне редко.
· Реалистичный. Снабженец сразу говорит о том, что никакая программа ему не нужна, он 10 лет создавал свою собственную систему закупок, у него гигабайты совершенных экселевских табличек, никакой софт ему не нужен, и вообще просит не мешать ему работать. Тут многое зависит от воли директора и его понимания необходимости автоматизировать процесс. Прохождение первого этапа согласования занимает от нескольких часов до нескольких дней, но в итоге снабженец соглашается попробовать новый продукт.
На этом этапе сразу становится понятно, есть ли в компании злоупотребления со стороны отдела снабжения и присутствует ли конструктивное недоверие к новому для компании ИТ-продукту. Нередки случаи, когда на старте снабженец категорически против продукта, а уже через пару дней даёт позитивную обратную связь. Зачастую многие ошибки в снабжении допускаются не по злому умыслу, а от недостатка информации и понимания современных возможностей программного обеспечения.
Также на этапе внедрения происходит настройка баз данных. Внесение данных об остатках, закупках, которые были проведены ранее, служба внедрения программы берёт на себя. После чего система готова к работе.
Обучение
Первой обучение проходит команда офиса, изучая возможности программы. Далее следует встреча с прорабами. Работа с людьми «на земле» крайне важна: ранее они просто писали или звонили снабженцу, теперь же им необходимо открыть приложение и внести все материалы для закупки самостоятельно. Однако, благодаря программе, им становится доступна информация об этапе обработки их заявки: принята ли она в работу, согласована ли оплата. С этого момента они — не просители, а полноценные участники строительства.
На встречах с прорабами зачастую звучит похожий набор возражений. «У меня кнопочный телефон, не смогу установить приложение!» или «Приема сотовой сети нет, работа встанет?». Все эти вопросы решаются вовлечением в процесс директора, который доступно разъясняет сотрудникам необходимость наличия смартфона у руководителя строящегося объекта и принципиальные плюсы открывающихся возможностей при контакте с головным офисом.
Применение
Итак, всё настроено: прорабы отправляют заявки, снабженцы получают лучшие цены, директор в приложении согласовывает выставленные счета, бухгалтерия проводит оплату, автоматизация взаимодействий завершена. Но работа внешних внедренцев на этом не заканчивается. Специалисты остаются на связи, так как в процессе работы могут возникнуть дополнительные вопросы и пожелания по адаптации программы для конкретной задачи, поэтому те специалисты, которые разворачивали продукт, закрепляются за клиентом.
