На фоне пандемии коронавируса все больше предприятий переводят сотрудников на дистанционную работу. В текущих условиях перед руководителем встает ряд вопросов: как сохранить непрерывность внутренних бизнес-процессов; как организовать работу без ущерба для качества и скорости выполнения задач; сколько времени займет внедрение системы по организации дистанционной работы сотрудников, и что для этого потребуется; какова стоимость и окупаемость таких решений?
Группа «Борлас» предложила готовый продукт по виртуализации рабочего пространства, отвечающий современным требованиям бизнеса и помогающий организовать дистанционную работу как для крупных предприятий, так и для небольших организаций.
Несомненный плюс такого решения в текущих специфических условиях — запуск и развертывание, которые осуществляются за
В настоящее время эти инструменты уже успешно зарекомендовали себя на мировом рынке и используются в компаниях разного профиля и масштаба — от промышленных гигантов и телестудий, до сборщиков мебели и ремонтных бригад.
Дистанционная работа: как это реализуется на практике?
После регистрации учетной записи в программе сотрудник получает доступ в системный рабочий стол, отображающий перечень созданных задач с указанием срока и приоритетности выполнения. Задания могут ставиться как руководителем, так и самим исполнителем.
Управление задачами дополняется единым организованным пространством для совместной работы в MS Office, позволяющим использовать в проекте эти документы, публиковать их и редактировать без промежуточного сохранения себе на диск. В системе остаются все версии документа.
В ходе работы участники могут публиковать комментарии с уведомлениями по почте. Иерархические комментарии помогают структурировать обсуждение и сократить случаи потери нити диалога в почте при одновременных ответах нескольких человек. Мобильные приложения для смартфонов и планшетов также дают возможность оперативно выполнять работу из любой точки.
Функционал системы позволяет создавать сводные статьи-каталоги. Например, при регистрации протокола совещаний, их реестр может формироваться автоматически. Каждый такой документ можно связать с задачами, фильтровать и контролировать исполнение удобным способом.
В ходе выполнения работы исполнитель обновляет статус каждой задачи. Уведомление об обновлении статуса приходит руководителю.
По каждому пункту выполнения задания работник регулярно получает автоматическое напоминание. Актуальная аналитика всегда доступна и помогает отлеживать задачи в зоне риска срыва срока или перерасхода трудозатрат. Система позволяет оперативно отследить статистику исполнения, сроки и качество выполненных работ, а также проанализировать загрузку персонала и спланировать его дальнейшую занятость.
В случае необходимости, программа помогает вести учет рабочего времени и планирование бюджета проекта.
Удаленная работа — это контролируемый процесс. Руководитель любого уровня получает возможность: ставить задачи любой длительности конкретному исполнителю; устанавливать иерархию задач и расставлять приоритеты; разбить общую задачу на подзадачи в любой иерархии и контролировать исполнение в любой момент на любом уровне иерархии; держать на контроле весь рабочий процесс на любой стадии выполнения.
В портфеле Группы «Борлас» несколько вариантов решения по организации виртуального рабочего пространства, адаптированных под различные бизнес-процессы. Вы можете контролировать как работу отдельного взятого сотрудника, так и дистанционно управлять сложными командными проектами:
- Task tracker — простое решение для создания и контроля отдельных задач / поручений;
- Agile Scrum — популярная в ИТ методика управления производительностью (velocity) команды и сотрудников;
- «Водопад» — классический подход для расчета сроков «длинных» проектов, имеющих на входе подробное ТЗ и график работ.
Вы можете начать использовать один подход, а позже переключится на другой или их комбинировать. Никакой миграции или повторного создания задач не потребуется. И, конечно, система позволяет сделать индивидуальные настройки под специфику деятельности вашей компании.
Консультанты «Борлас» готовы оказать оперативную помощь: провести обучение/он-лайн консультации для руководителей ТП, отделов, проектов, команд; вместе спроектировать информационное пространство, настроить рабочие столы, доски, организовать работу с документами; запустить Agile Scrum процесс, предложить инструмент календарно-сетевого планирования — диаграмму Ганта или иное.
«Борлас» предлагает только те решения, которые проверены на собственной практике. Описанный подход доказал свою эффективность и успешно используется в работе Группы «Борлас».
