Компания «1С-Рарус» завершила внедрение в АО «СО ЕЭС» централизованной системы на базе «1С:ЗУП КОРП», в которой 800 пользователей из 73 филиалов и представительствах компании по всей России ведут кадровый учет и расчет зарплаты для более чем 8 000 сотрудников.

АО «СО ЕЭС» — специализированная организация, единолично осуществляющая централизованное оперативно-диспетчерское управление технологическим режимом Единой энергетической системы России (ЕЭС России) на территории 81 субъекта Российской Федерации.

В структуру АО «СО ЕЭС» входит 73 филиала и представительства: исполнительный аппарат с центральным диспетчерским управлением, 7 объединенных диспетчерских управлений, 49 региональных диспетчерских управлений, 16 представительств.

Раннее АО «СО ЕЭС» эксплуатировало информационную систему «Расчет заработной платы и управление персоналом», которая состояла из 9 обособленных информационных баз: 2 базы в исполнительном аппарате и 7 баз в филиалах. В каждой операционной зоне имелись свои сложившиеся нюансы начислений и учета. За 10 лет эксплуатации система многократно дорабатывалась под требования пользователей, поэтому ее поддержка требовала постоянных значительных ресурсов. Обновления, выпускаемые производителем «1С», невозможно было установить в штатном режиме без дополнительных доработок. Использование 9 баз данных приводило к большому количеству обменов, что снижало оперативность поступления данных из филиалов в исполнительный аппарат и обратно.

По итогам конкурсных процедур, ВЦ «1С-Рарус», обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015 приступил к задаче создания централизованной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП».

Первоначально был выполнен методологический анализ процессов Общества, по результатам которого руководство Системного оператора приняло решение об изменении процессов с целью централизации, унификации и автоматизации на типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.КОРП». Руководством ставилась цель — решить задачу с минимальным количеством доработок и изменений типовой конфигурации для ускорения внедрения новой программной платформы и снижения трудоемкости её сопровождения в будущем.

Благодаря активному содействию кадровых, финансовых и ИТ-служб заказчика — АО «СО ЕЭС», точно в срок и без отклонений по бюджету компания «1С-Рарус» внедрила централизованную систему, рассчитанную на работу 800 пользователей.

Достижения проекта:

  • унифицированы процессы ведения организационной структуры и штатного расписания, кадрового учета, учета рабочего времени, планирования и учета награждений, воинского учета, формирования отчетности;
  • унифицирована и утверждена «Единая номенклатура видов расчетов по Обществу», где по каждому виду начислений и удержаний описан алгоритм расчета, налогообложение, входимость в средний заработок, входимость в расчетные базы, отражение в отчётности, отражение в бухгалтерском и налоговом учете;
  • обеспечен расчет заработной платы по более 200 видам начислений и удержаний;
  • ведется автоматическая рассылка зашифрованных расчетных листков для персонала в соответствии с законом о персональных данных;
  • формируются «полноценные» проводки по счетам и субконто;
  • выполняется автоматическое формирование сводной по обществу, специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго;
  • создана подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов;
  • разработана подсистема планирования и учета награждений и поощрений;
  • реализована подсистема управления доступом, позволяющая одному администратору управлять доступом всех пользователей параллельно с другими задачами;
  • разделен доступ по формированию регламентированной отчетности по ответственным, по филиалам и по ИФНС (6-НДФЛ, 2-НДФЛ);
  • максимально использована типовая функциональность на основании методик фирмы «1С». Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе «1С», использована универсальная подсистема синхронизации данных;
  • срок установки обновлений программы от «1С» сокращен до 3 часов.

Помимо достижения целей, поставленных руководством АО «СО ЕЭС», благодаря высокой квалификации сотрудников заказчика, вовлеченных в процесс развертывания и оптимизации новой программной платформы, проект позволил разработать и существенно улучшить методику внедрения системы расчёта зарплаты и управления персоналом, выявить ошибки, возникающие при внедрении функционала в крупных компаниях с большой филиальной сетью.

Централизованная система прошла тестирование и введена в эксплуатацию. Зарплаты работников Общества за 1 квартал 2020 года рассчитаны и выплачены при использовании новой системы.

В результате проекта автоматизировано 800 рабочих мест. В ходе внедрения при переходе на типовую версию было пересмотрены и перестроены часть внутренних бизнес-процессов в кадровом и бухгалтерском учете. Выявлены и оптимизированы, либо устранены неэффективные и архаичные процессы. Это позволило существенно обновить структуру взаимодействия подразделений Общества, унифицировать кадровый учёт и расчёт заработной платы, а также создало предпосылки для последующей централизации функций расчёта ЗП и сдачи отчётности.

В том числе:

  1. вледствие централизации функций: стала более прозрачной система кадрового учёта в Обществе с большой филиальной структурой; выполнен переход к универсальным бизнес-процессам; увеличилась ответственность исполнителей в филиалах; усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам; удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов; оптимизированы трудовые ресурсы благодаря сокращению дублирующего функционала работников, выполняющих функции кадрового учета и расчета зарплаты;
  2. вследствие оптимизации процессов учёта: упрощен процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала; облегчен учёт ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах; автоматизирован учет кадрового резерва компании;
  3. вследствие оптимизации технической структуры снизились временные затраты ИТ службы на обслуживание системы: обслуживание одной базы вместо 9; исключены работы ИТ персонала по контролю корректного обмена и устранению ошибок, требовавшиеся ранее при обмене между базами; существенно разгружены каналы связи; значительно сокращены серверные мощности, на которых установлена система (высвобожденные серверные ресурсы направлены на решение прочих задач Общества); упрощен контроль за распределением лицензий и оптимизирована процедура добавления новых лицензий.