Продолжение цикла статей. Начало здесь.
В рамках контрактов по аутсорсингу печати все компании из списка, разобранного в предыдущей статье, должны, в первую очередь, предоставить клиенту технику или использовать оборудование заказчика, затем организовать клиенту восполнение печатного ресурса, т. е. картриджей, тонера, чернил, далее — обеспечить машинный ресурс, т. е. вовремя менять ролики подачи, изнашивающиеся детали и узлы.
Очевидно, что поставка оборудования для проекта является финансовым барьером, ограничивающим число фирм, способных выполнить серьезный контракт по аутсорсингу печати с предоставлением техники. В современных реалиях фирма, предоставляющая клиенту печатающую технику, почти никогда не сможет привлечь многолетнее финансирование, поэтому она обязана закладывать в свой бизнес-план ускоренную амортизацию, т. е. амортизация, входящая в стоимость страницы не будет считаться по формуле «цена аппарата/LifeTime», а будет в разы выше. Здесь важно отметить, что даже вендоры крайне редко имеют возможность разово установить новую технику в крупный проект. Как правило, в таких случаях значительная часть техники остается на своих местах, а заменяется выходящая из строя и/или экономически неэффективная. Необходимость гарантировать окупаемость инвестиций в оборудование вынуждает подрядчиков заключать аутсорсинговые контракты на длительный срок (обычно, от трех лет).
Вендоры и их провайдеры для проектов аутсорсинга печати выбирают оборудование под своей торговой маркой, обеспечивающее наибольшую эффективность и окупаемость при использовании оригинальных картриджей. Так, у HP есть специальная линейка принтеров и МФУ для проектов аутсорсинга печати. Эти устройства и картриджи для них не поставляются в розничную сеть. Такое решение, по мнению вендора, должно обеспечивать снижение стоимости печати в проектах, осуществляемых авторизованными партнерами и быть недоступным для клиентов, не пользующихся их услугами.
Аутсорсеры, не привязанные к одному вендору, имеют гораздо более широкий выбор оборудования для проектов, но не могут получить специальных цен на аппараты и оригинальные картриджи к ним. Зато они могут выбирать наиболее экономичную и удобную в обслуживании технику.
Напомним, что амортизация оборудования в проектах аутсорсинга печати считается не на основании ресурса техники, а ускоренным методом на срок привлечения финансирования, что кратно увеличивает стоимость страницы по контракту.
Снизить этот компонент себестоимости можно за счет использования оборудования заказчика или за счет применения в проекте бывшей в употреблении техники.
Рассмотрим далее, что оказывает основное влияние на стоимость страницы по контракту.
Восполнение печатного и машинного ресурсов
Важнейшее влияние на цену отпечатка оказывает метод восполнения печатного ресурса. Возможных вариантов три: оригинальные картриджи, совместимые картриджи, заправка.
Организация проекта по аутсорсингу печати на оригинальных картриджах — самый нехлопотный для подрядчика, но и самый дорогой для заказчика вариант. При запуске проекта на оригинальных картриджах вендор осуществляет «защиту проекта», в результате чего авторизованный вендором аутсорсер получает исключительно низкие специальные цены для проекта, немыслимые для открытого рынка. Важный плюс еще и в том, что оригинальные картриджи наименее хлопотны для сервисменов. Именно поэтому так много аутсорсинговых компаний пытаются убедить клиента использовать в проекте оригинальные картриджи своего вендора, приводя аргументы о вредности совместимых картриджей и о низком качестве печати на них. В этом случае цена услуги не будет минимальной.
Хотя стоимость печати с использованием оригинальных картриджей по договорам аутсорсинга недостижима при традиционных схемах работы, использование в проекте совместимых картриджей позволяет потенциальному подрядчику предложить заказчику более низкую стоимость отпечатанной страницы. По многолетним инструментальным исследованиям аналитической компании «Бизнес-Информ», качество печати и ресурс лучших совместимых картриджей ничуть не уступает оригинальным, опровергая мантры «оригинальщиков» и позволяя получать экономию при печати каждой страницы. Как и в случае с оригинальными «патронами», аутсорсер имеет возможность получить от поставщика совместимых картриджей специальные цены, правда скидка не будет такой огромной, как у оригинальных, но себестоимость отпечатка еще больше выиграет у оригинальных. В качестве опции для аутсорсера доступен заказ совместимых картриджей под собственным брендом или в нейтральной упаковке.
Еще более низкую стоимость отпечатка по договору аутсорсинга могут предложить клиенту фирмы, имеющие производственную базу по заправке картриджей. Российские речаджеры картриджей за много лет существования и развития рынка заправки и восстановления научились обеспечивать хорошее качество печати при невысокой себестоимости.
В примере, рассмотренном выше, заправка картриджа HP CF226X обеспечит себестоимость материалов в пределе 400 руб., т. е. стоимость страницы снизится на 6 коп. за страницу по сравнению с использованием совместимого картриджа. Еще одним хорошим примером служит картридж HP CF281X для принтеров HP M604/605/606. При цене совместимых картриджей в 2000 руб. себестоимость материалов для восстановления картриджа укладывается в 1000 руб., что дает экономию в 5,5 коп. на страницу (реальный ресурс картриджа принят на 18 000 страниц). Получается, что фирма, использующая заправку картриджей, получает дополнительный запас рентабельности, который она может направить как на снижение цены страницы, так и на расширенный сервис по контракту, например, предоставление заказчику дополнительного подменного оборудования.
В итоге, мы видим, что заказчик при выборе подрядчика, как и в доаутсорсинговые времена, волен выбрать способ восполнения печатного ресурса, от которого будет зависеть стоимость отпечатка по договору.
Теперь разберем формирование стоимости машинного компонента.
Здесь вариантов всего два: оригинальные или совместимые детали.
Как правило, аутсорсеры, опирающиеся на сотрудничество с вендором, как и сами вендоры, применяют в проектах оригинальные ресурсные детали и фирменные запчасти. У исполнителей, не имеющих обязательств перед производителем печатающей техники, развязаны руки в выборе запчастей. На российском рынке есть несколько надежных поставщиков, обеспечивающих достойное качество совместимых компонентов для принтеров и МФУ. Даже частичное использование таких деталей позволяет заметно снизить себестоимость напечатанной страницы.
Нужно понимать, что применение заправки, неоригинальных деталей и совместимых картриджей без надлежащей компетенции аутсорсера представляет большие риски по невыполнению SLA в части качества печати и бесперебойности работы. Эти риски вполне можно компенсировать регулярным квалифицированным обслуживанием техники и предоставлением подменных аппаратов, что конечно же уменьшает дополнительную маржу от «неоригинала».
Изучив формирование компонентов себестоимости отпечатка, можно разделить кампании-аутсорсеры печати на две основные группы по ключевому источнику дохода от контрактов:
- за счет повышенной (защищенной вендором) маржи при использовании оригинальных картриджей и оборудования вендора;
- за счет разницы между низкой себестоимостью печатного и машинного ресурса и ценой отпечатка по контракту.
Рассмотрим далее, что еще влияет на стоимость страницы по договору аутсорсинга печати.
Дополнительные факторы, влияющие на стоимость отпечатка
Таких факторов немало:
- тип или типы используемой печатной техники;
- унификация оборудования на объекте;
- микроклимат на объекте;
- количество и размеры объектов;
- авторизация печатающих пользователей и контроль за ними;
- способ подсчета количества отпечатанных страниц;
- требования к бесперебойности печати;
- требования к качеству печати;
- индивидуальные требования заказчика.
Оборудование, подобранное для печати на объекте, должно соответствовать потребностям имеющихся рабочих мест, обеспечивать устойчивую работу и иметь низкую себестоимость отпечатка. В последние годы фирмы-производители офисной техники активно используют инженерные решения, затрудняющие использование совместимых материалов и ограничивающие срок жизни ресурсных деталей, что по их замыслу должно увеличивать стоимость печати при отсутствии контрактных отношений с вендором. Отличным примером служит изменение системы подачи бумаги при смене линейки скоростных офисных принтеров HP. В поставлявшейся более полутора десятилетий линии аппаратов 4300-4350-P4015-M603-M606 использовались отлично зарекомендовавшие себя ролики подачи-подхвата-отделения бумаги, которые имели ресурс более 100К страниц. В последующих моделях HP M607/608/609 и 610/611/612 эти ролики были заменены на другие, с меньшими диаметром и шириной. В результате ресурс надежной работы новых роликов сократился до 20К страниц, т. е. в 5 (!) раз. Нетрудно догадаться, что и стоимость новых роликов сильно возросла. В результате такой модификации стоимость обслуживания принтеров значимо увеличилась. Таким образом, выбор подходящих для объекта принтеров и МФУ требует от подрядчика специфических знаний, опыта и квалификации.
Одним из часто практикуемых решений, удобных для подрядчика, является установка одного мощного сетевого устройства с печатью «по запросу» с образованием «принт-рума». Обоснованием выдвигается расчет, показывающий, как велика стоимость отпечатка (как правило, косвенная) на мелких устройствах и как она снизится при печати на большом. Такое решение дает возможность подрядчику вместо покупки и обслуживания большого количества небольших аппаратов закупить и обслуживать только одно устройство, которое будет иметь высокую нагрузку, позволяющую окупить его за срок действия контракта. Дополнительной и фактически оплачиваемой клиентом услугой выступает «печать по карточкам». В случае принятия схемы работы с «принт-рум» заказчику следует понимать, что в противовес обоснованной подрядчиком экономии от использования большого аппарата, в т.ч. от сокращения рабочего времени сервисмена кратно увеличится рабочее время сотрудников на хождение в «печатную комнату» и обратно, и придется иметь резервное устройство на время простоя основного. Альтернативным решением может служить установка однотипных сетевых печатающих устройств на рабочих местах сотрудников. Для снижения амортизационной составляющей себестоимости разумно использовать бывшие в употреблении, но находящиеся в нормальном рабочем состоянии принтеры и МФУ с низкой себестоимостью отпечатка. Установка нескольких сетевых устройств средней производительности обеспечивает резерв печатной мощности, а невысокая нагрузка откладывает на неопределенный срок расходы на ремонт.
Существует мнение, что с ростом размеров и производительности принтера себестоимость отпечатка снижается. Это утверждение не всегда соответствует истине. Чаще всего оно справедливо для печатающих устройств офисного типа, однако с какого-то размера/производительности аппарата себестоимость страницы перестает снижаться и даже может возрасти. Еще одной расхожей идеей является печать документов формата A4 на устройстве, поддерживающем формат А3. Так, широкое распространение получило применение массивных принтеров Kyocera FS9530 для печати больших объемов документов, в то время как принтеры А4 того же производителя имели себестоимость печати на треть меньше. Приведенные примеры показывают, что квалифицированная компания-аутсорсер печати на любом объекте обязательно сможет предложить наиболее эффективный набор оборудования, т. к. располагает соответствующей базой знаний.
Унификация оборудования на объекте упрощает логистику расходных материалов и запчастей, позволяет формализовать работу сервисных инженеров и своевременно обеспечивать объект подменным оборудованием, минимизирует запасы исполнителя, в т. ч. на объекте. Влияние степени унификации на себестоимость обслуживания (и на себестоимость отпечатка) сложно переоценить. Дополнительным плюсом унификации является упрощение настройки программного обеспечения.
Микроклимат на объекте неожиданно для многих является важным фактором, влияющим на себестоимость печати. Излишняя влажность может ухудшать припекание тонера и захват бумаги. Перепады температуры и влажности могут резко ухудшать качество печати. Сухая пыль в помещении может истирать ролики захвата бумаги и повреждать фотобарабаны. Обеспечение устойчивой печати в специфических условиях объекта, как правило, требует специальных мер, повышающих цену страницы.
Продолжим рассмотрение дополнительных факторов, влияющих на стоимость отпечатка.
Количество и размеры объектов обслуживания. Наименьшей стоимости отпечатанной страницы можно добиться на объектах с серьезным объемом печати, а самыми «дорогими» будут удаленные объекты с одним-двумя устройствами. Если на объекте есть участок интенсивной печати документов, а при нем малонагруженная часть, к примеру, офисная, то формировать львиную долю себестоимости отпечатка будет именно нагруженный участок, что позволит обеспечить низкую цену на всем объекте. В случае компаний с большим количеством объектов часто складывается ситуация, когда повышенные затраты на печать на одних объектах субсидируются обслуживанием других.
Если на весь контракт установлена единая цена отпечатка, то заказчик видит искаженную, не соответствующую реальности стоимость печати по объектам, а подрядчик вынужден закладывать в проект завышенную цену
Авторизация печатающих пользователей и контроль за ними. Решения по авторизации пользователей требуют инвестиций, размер которых часто превышает стоимость печатающей техники, что резко удорожают смету по запуску аутсорсинга на объекте. Соответственно, исполнитель проекта закладывает эти немалые расходы в стоимость страницы. Если заказчик заинтересован в реальной экономии, ему необходимо точно понимать, насколько возрастет стоимость страницы при наличии системы контроля, чтобы оценить экономическую целесообразность ее внедрения, т. е. не будет ли контроль стоить дороже, чем возможные потери от его отсутствия.
Способ подсчета количества отпечатанных страниц. Вариантов три:
- считать с помощью программы;
- ручное снятие счетчиков;
- не снимать вообще или снимать нерегулярно.
В первом случае на ИТ-подразделение заказчика ложится задача по внедрению в свою информационную систему соответствующего софта и подключению к этой системе подрядчика (аутсорсера) со всеми вытекающими последствиями, в т. ч. рисками утечки данных. При большом количестве печатающей техники, обслуживаемой на покопийной основе, это может оказаться единственным приемлемым решением.
Во втором случае счетчики снимаются при распечатке страниц состояния принтеров и МФУ. Если печатающей техники на объекте относительно немного, то обслуживающий инженер в рамках регулярного профилактического обслуживания может выполнять это действие практически без дополнительных затрат времени.
Третий случай возможен при наличии у клиента большого количества объектов, на которых из месяца в месяц печатают стабильное количество страниц. В такой ситуации определяющими статьями затрат на печать становятся косвенные затраты, такие как логистика расходных материалов и рабочее время инженеров, затрачиваемое на посещение объектов. При таких обстоятельствах одним из возможных решений является не учитывать счетчики страниц (или учитывать нерегулярно), а стоимость обслуживания установить в виде абонентской платы.
Требования к бесперебойности печати. Договор аутсорсинга печати, по определению, подразумевает предоставление услуги во все рабочие часы заказчика, поэтому заказчик и аутсорсер заранее договариваются, как организовать процесс печати при отказе одного или нескольких устройств. Жесткие требования к непрерывности процесса печати приводят к дополнительным затратам исполнителя, что отражается на стоимости страницы. В большинстве случаев заказчики стремятся прописать в договоре наименьшее время реакции исполнителя на инцидент и на устранение неполадки, подразумевая, что обслуживающий инженер должен незамедлительно прибыть на объект для устранения неисправностей. Соответственно, исполнитель включает в стоимость страницы рабочее время на экстренные вызовы. Как правило, более экономичным для заказчика (но более затратным для подрядчика на этапе запуска проекта) является предоставление аутсорсером на объекте достаточного количества подменных принтеров и МФУ.
Требования к качеству печати. В большинстве случаев достаточно, чтобы печать происходила без видимых дефектов: серого фона, пробелов, полос и т. п. При таких условиях стоимость страницы будет минимальной. Включение любых дополнительных требований приведет к увеличению цены.
Индивидуальные требования заказчика. Часто заказчики включают в техническое задание условия, выполнение которых резко повышает стоимость отпечатанной страницы по контракту. К таким требованиям, например, относятся: обязанность представителя аутсорсера менять картриджи в принтерах, использование только оригинальных картриджей, печать на специальной бумаге и т. п.
Каких пунктов в ТЗ по аутсорсингу печати стоит избегать, чтобы не повысить стоимость отпечатанной страницы? Об этом расскажем в следующей статье.
