Окончание цикла статей (см. часть 1, часть 2 и часть 3).

Что может предпринять аутсорсер для снижения стоимости отпечатанной страницы

В его распоряжении целый комплекс решений. Разберем их.

1. Применение печатающей техники, обеспечивающей низкую себестоимость печати. Выбор техники для объекта требует высокой компетенции подрядчика. Квалифицированный исполнитель всегда располагает информацией о сравнительной себестоимости отпечатка на разных моделях аппаратов, подходящих для объекта. Представители вендора полагаются на спеццены по защищенному проекту. Те, кто не привязаны к производителям, опираются на свой опыт и опыт коллег. Во многих случаях лучшим решением является использование аппаратов, бывших в употреблении, далеких от выработки ресурса.

2. Унификация техники на объекте. Одним из важнейших способов минимизации затрат для аутсорсера является возможность обслуживать на объекте типовые аппараты. В этом случае минимизируются расходы на подменное оборудование, на логистику, на ремонт. По нашему опыту, даже в случае перемещения оборудования заказчика между объектами, находящимися в далеких друг от друга городах, выгода от унификации быстро перекрывает затраты на транспортировку.

3. Использование заправленных картриджей. Наличие у аутсорсера собственных производственных мощностей по заправке многократно расширяет его возможности выбора минимального по цене решения по восполнению печатного ресурса. На самом деле, заправка не всегда обеспечивает минимальную цену отпечатка. Например, совместимые картриджи для Kyocera могут стоить дешевле тонера для них. В таком случае выгода от заправки заключается не в уменьшении прямой цены страницы, а в экономии на обслуживании техники при применении качественного тонера. Для некоторых моделей HP оптимальным по стоимости вариантом является использование оригинальных картриджей с последующим их восстановлением на базе относительно дорогих совместимых японских фотобарабанов.

4. Использование совместимых запчастей. На сегодняшний день российский рынок запчастей для оргтехники дает сервисным компаниям много надежных решений для поддержания машинного ресурса печатающей техники. Например, многие запчасти под маркой CET превосходят оригинальные по соотношению ресурс/цена. Для эффективного использование таких решений компания-аутсорсер должна иметь большой опыт и отличные компетенции.

5. Замена деталей вместо узлового ремонта. Квалифицированный подрядчик во всех возможных случаях предпочитает замене узлов и блоков переустановку отдельных компонентов вместо изношенных. Например, в популярных принтерах А3 марок Xerox, Samsung и HP вместо замены драм-картриджа можно просто обновить девелопер.

6. Использование подменных принтеров вместо выездных инженеров. Опытный подрядчик по аутсорсингу печати использует на объектах типовые принтеры и МФУ, что, например, позволяет ему заменять инцидентный выезд дорогого инженера более простой доставкой подменного аппарата.

7. Выполнение ремонтных работ в сервис-центре, а не на объекте. Если компания-аутсорсер располагает парком подменной техники, то работы, требующие разбора печатающего устройства, она может проводить не на объекте, а в стационаре, где производительность инженера будет кратно выше.

К этому списку можно добавить экономию на масштабе и другие способы, при помощи которых опытный аутсорсер печати может добиваться снижения стоимости отпечатка

Что со своей стороны может предпринять заказчик для минимизации затрат на печать?

Лучший способ для заказчика снизить затраты на печать

Как показывает наш опыт, ключевым фактором снижения затрат на печать является искренняя решимость заказчика оптимизировать расходы. В этом свете наиболее важным для решения этой задачи становится подключение к ней сотрудника финансовой службы, мотивированного на экономию и обладающего необходимыми полномочиями. Если постановкой задачи по аутсорсингу печати занимаются только ИТ-специалисты или служба снабжения, то, как правило, процессы и сервисы недостаточно анализируются по соотношению эффект/затраты, поэтому в техзадание попадают требования, прямо увеличивающие стоимость отпечатка.

Внедрение аутсорсинга печати всегда сопровождается высвобождением рабочего времени персонала, ранее занимавшегося обеспечением печати, что обоснованно вызывает опасения этого персонала за свою дальнейшую занятость, что демотивирует их в отношении аутсорсинга. Правильная постановка задачи по обеспечению печати вскрывает излишние функции и процедуры, устоявшиеся до появления аутсорсеров, что может вызывать отторжение у части работников заказчика. Внедрение аутсорсинга печати также может лишить часть сотрудников личных выгод от непрозрачности расходов на печать.

Для минимизации возможного влияния этих факторов, для достижения точной аллокации затрат по объектам и для наибольшего снижения расходов на печать крайне целесообразно заниматься внедрение аутсорсинга печати с привлечением сотрудника, отвечающего за контроль над расходами.

Как происходит переход на аутсорсинг печати?

Как перейти с внутреннего сервиса

В теории все быстро. Заказчик формулирует задачу и приглашает подрядчиков, те сдают предложения. Победитель организует работу.

На самом деле сложности и замедление начинаются с первого дня.

Заказчик не всегда знает, что ему нужно от аутсорсинга, поэтому перед подготовкой ТЗ имеет смысл провести установочные встречи с потенциальными подрядчиками, использующими разные схемы работы.

Хороший результат по первичному анализу возможностей экономии на печати дает привлечение к установочным встречам представителя финотдела заказчика, ориентированного именно на снижение затрат.

Большая часть потенциальных аутсорсеров печати предложат заказчику провести аудит печатающей техники и мониторинг процесса. Клиенту придется решить, действительно ли ему это нужно, равно как и образование проектной команды и внедрение дополнительного софта в свою информационную систему.

Если заказчик владеет базовой информацией об установленной у него печатающей технике, знает объемы печати и сканирования и реально понимает, чего он ожидает от внедрения аутсорсинга печати, то явной необходимости в длительном мониторинге и аудите нет, достаточно краткого осмотра объекта.

По нашему опыту, самым длительным этапом перехода на аутсорсинг является согласование условий договора аутсорсинга печати со всеми подразделениями заказчика: юристами, ИТ, финансистами.

Если у заказчика больше одного объекта, то, как правило, один из них выделяется как пилотный, и именно на этом объекте устанавливается первая очередь оборудования подрядчика. На этом этапе работ возможна очередная задержка, связанная с поставкой нужного для объекта оборудования.

При установке нового оборудования, равно как и принятии аутсорсером на обслуживание старого, сторонам обязательно следует согласовать места хранения расходных материалов и деталей, порядок заказа и доставки картриджей, порядок взаимодействия по инцидентам. Кроме этого стороны должны организовать доступ сотрудникам подрядчика на объект.

В первые дни работы сторонам следует максимально конструктивно отработать взаимодействие на уровне объекта. Очень важно чтобы стороны были настроены на сотрудничество и взаимодействие.

Далее подрядчик должен делать свое дело, а заказчик забыть о куче мелких и не очень забот. При хорошей работе аутсорсера заказчик должен вспоминать о печатающих устройствах только при оплате счетов.

В каких случаях выгода будет наибольшей

Ответ на этот вопрос прост: тогда, когда много печатают.

Правило Паретто всегда действует и в отношении печати документов. В любой компании есть участок, генерирующий львиную долю отпечатков. Именно на таком участке оптимальное внедрение аутсорсинга печати обеспечит самую заметную экономию.

Если речь идет об офисе, в котором сотрудники используют меньше пачки бумаги в месяц, аутсорсинг не обеспечит значимого экономического эффекта просто из-за небольшого объема отпечатанных страниц.

Как правило, больше всего печатают:

  • экспедиции (участки отгрузки продукции) на предприятиях;
  • распределительные, складские и сортировочные центры;
  • диспетчерские логистических компаний;
  • операторы 3PL-логистики и фулфилмента.

Таким подразделениям всегда крайне важна бесперебойная работа печатающей техники, а располагаются они почти всегда далеко от офиса головной компании и от дислокации ИТ-службы, что усложняет обслуживание печатающей техники и логистику материалов для ее работы.

При внедрении аутсорсинга печати на этих объектах, во-первых, достигается прямая экономия на каждом отпечатке, что, учитывая большие объемы печати, сразу значимо снижает затраты. Во-вторых, снимается серьезная нагрузка с ИТ-службы по обеспечению бесперебойности работы. В-третьих, обеспечивается точная аллокация затрат по каждому подобному объекту. В-четвертых, обеспечивается масштабирование бизнеса. В-пятых, уменьшаются капзатраты на открытие новых объектов.

Использование аутсорсинга печати в описанных случаях, как впрочем и всегда, позволит заказчику сфокусироваться на развитии основного бизнеса, а не на обеспечении вспомогательных процессов, к которым несомненно, относится печать документов.