В один прекрасный день, когда блокнота для тайм-менеджмента перестало хватать, я решил, что нужна новая методика планирования. Подумал: возьму готовые техники, сделаю точно по инструкции и стану самым продуктивным в компании. Нашел, внедрил, но ничего не вышло. Рассказываю, как устроена продуктивность, почему готовые техники не работают и какую авторскую систему планирования я вывел в итоге.

Сначала разобрался, что лежит в основе планирования и почему одни успевают больше других

Оказалось, дело в дофаминовом цикле и разделении задач на хроносные и кайросные.

Дофаминовые циклы обычно упоминают, когда говорят о зависимости от социальных сетей, отключении будильников по утрам и вредных привычках. Но их можно использовать и строить, чтобы сформировать полезную привычку в том числе и нормально работать. Для этого надо создать три этапа:

  1. Мотивация. На этом этапе ставится цель, которую желательно провести через технику пяти «Зачем?». Тут же можно визуализировать конечный результат и записать его в приложении для планирования.
  2. Вознаграждение. На этом этапе важно разбить цель на подзадачи и за каждую назначить награду. Например, прогулку с друзьями, чашку чая или заказ из любимого ресторана. Награду надо тоже внести в календарь.
  3. Подкрепление. Этот этап самый важный: цикл нужно повторять и закреплять результаты — вести туду-листы, зачеркивать задачи, а потом начинать снова.

Важно: в задачах есть соблазн поменять местами действие и награду. Но в таком случае дофаминовый цикл не запустится — и привычка от рабочих действий не укоренится.

Кажется, просто, но проблемы начинаются еще до цикла — когда нет сил вообще что-то начинать. Для этого надо вызвать продолжительный дофаминовый всплеск:

  1. Выспаться. И не раз — важно сделать здоровый сон системой.
  2. Послушать музыку.
  3. Вкусно поесть.
  4. Потренироваться.
  5. Сходить на массаж.

Но бывает, вроде и силы есть, и дофаминовый цикл запускается, а с задачами не клеится. В таком случае, возможно, вы путаете хроносные задачи и кайросные.

Хроносные — должны привязываться ко времени или даже к интервалу. Сюда входят рабочие созвоны (запланированные!) и задачи с четким дедлайном: например, сдача статьи, отчёта, презентация анализа.

Кайросные — не зависят от конкретного времени, но влияют на долгосрочный результат. Если вы помните матрицу Эйзенхауэра, то эти задачи часто относятся к категории «не срочно и важно». Они достаточно гибкие, и их можно делать в фоне.

Надо по-разному планировать хроносные и кайросные задачи. У первых прописывать четкие сроки и критерии. У вторых закреплять сроки, но не ограничивать задачу инструментами и интервалами — часто они требуют больше гибкости и свободы действий.

Почему мне не подошли известные техники: что не так с Pomodoro и Time Blocking

Pomodoro. Я начал работать с Pomodoro четко по инструкции: 25 минут работы и 5 минут перерыва, и так — несколько циклов.

Но ничего из этого не вышло. Я переключался слишком часто и терял фокус. Когда увеличил интервал работы до 45 минут, стал уставать, а когда увеличил интервал отдыха до 10 минут — работать вообще расхотелось. Еще пришлось тратить больше времени на погружение в контекст после перерыва — а на это уходит много ресурса.

Time Blocking. В теории метод удобный: один блок — одна задача. Вот пример такого календаря.

На практике появилась проблема с хроносными и кайросными задачами. Хроносные вписываются в систему отлично, а вот кайросные — не очень, потому что их сложно ограничить днем и интервалом времени, они больше ситуативные, зависят от удачного момента. И если забить весь день хроносными, навряд ли вы найдете время на вторые.

А еще этот метод не очень согласуется с дофаминовым циклом: если что-то идет не по плану, вы двигаете весь график. Это неприятно, стрессово и скорее демотивирует.

К чему пришел в итоге: авторская система планирования задач

  1. За основу взял Time Blocking и Pomodoro, но с ограничениями. Во-первых, планировал на день не больше 4-6 задач. Во-вторых, делал рабочие сессии не по 25 минут, а пока не закончится блок задач. На короткие задачи выделял 1 час, на длинные — 2 часа. Перерывы тоже увеличил — до 15-20 минут, чтобы разгрести почту, ответить на сообщения или просто расслабиться и выпить воды.
  2. Декомпозировал задачи с деревом целей. В Time Blocking есть проблема — сложно оценить сходу сложность задачи и время на нее. Для этого я разбивал задачи на подцели и оценивал их объем отдельно. Используйте для этого Freemind или MindNote. Хотя подойдет любой редактор типа LeaderTask.


    Получиться в итоге должно вот такое дерево. Чтобы его создать, сначала формулируете главную цель. Например, проанализировать конкурентов. Потом дробите задачу на подзадачи: найти конкурентов, выбрать критерии и фреймворк, свести всё в одну таблицу, презентовать команде. Потом к каждой задаче второго порядка задаете вопрос: а как это сделать? И создаете задачи третьего порядка. Их и надо оценивать по времени, чтобы оценить основную.
  3. Добавил в планирование часовой буфер. Выше уже писал, что Time Blocking — не гибкая система. Если что-то пойдет не так, сдвинется весь график. Чтобы этого не происходило, сделайте профилактику расписания с часовым буфером. Проще говоря — оставляйте в каждом дне час, не занятый ничем (ни встречами, ни задачами, ни даже обедом).
  4. Поставьте ограничение на встречи и созвоны. Раньше я мог назначить кучу встреч на день без понимания, какая повестка и можно ли решить это за 5 минут переписки. Как итог — и встречи были бесполезными, и задачи летели. Чтобы не повторять ошибок, ограничил количество встреч и интервал на них. Не больше 2-3 встреч в день по 45 минут. К каждой встрече добавил требования: должны быть четкая повестка, модератор и цель. А еще после каждой встречи я оставлял себе слот на 20-30 минут, чтобы передохнуть.
  5. Стал чередовать задачи по энергозатратности и не ставить подряд несколько двухчасовых слотов. Вместо этого построил день так: одна крупная задача — перерыв — 2-3 небольших задачи.

Итоги: что не так с планированием и как всё успевать

  1. В основе планирования лежит дофаминовый цикл из трех этапов: мотивации, вознаграждения и закрепления. Важно не награждать себя, пока не выполните действие, иначе цикл не запустится.
  2. Прежде чем работать, важно вызвать дофаминовый всплеск — сном, вкусной едой, массажем, спортом или музыкой.
  3. В основе планирования лучше использовать Time Blocking, но с апдейтами:
    • не планировать больше 4-6 задач в день;
    • добавлять часовой буфер;
    • декомпозировать задачи и оценивать время на слот через оценку подзадач третьего уровня;
    • ограничивать время и количество встреч в день;
    • чередовать сложные и простые задачи.

Евгений Перов, директор продукта в корпоративном мессенджере Compass