Перераспределение пространства в пользу помещений для совещаний и незакрепленных рабочих мест (hot-desking) дает неоднозначные результаты, пишет на портале No Jitter Ирвин Лазар, президент и главный аналитик компании Metrigy.

Новое глобальное исследование Metrigy «Employee Engagement Optimization: 2025», в котором приняли участие 400 организаций, показало, что выбор местоположения рабочего места сотрудника претерпевает изменения, а стратегии гибридной работы приводят к значительным переменам в распределении офисного пространства и управлении им, а также к проблемам в определении эффективности его использования.

Гибридная работа эволюционирует

В настоящее время большинство организаций требуют, чтобы работники умственного труда находились в офисе хотя бы несколько дней в неделю, при этом 23,3% требуют полного рабочего дня в офисе, а 36,8% — нескольких дней в офисе (в среднем три дня в неделю). Только 20,5% оставляют за сотрудниками право выбора места работы. Однако этот моментальный снимок, скорее всего, претерпит значительные изменения по мере того, как компании будут оценивать успешность своих подходов и вносить коррективы.

Заглядывая в будущее, почти 32% заявили, что в следующем году они разрешат больше удаленной работы, а 25% планируют требовать больше дней в офисе. В 2025 г. компании, скорее всего, потратят много времени на изучение того, как возвращение в офис влияет на ключевые показатели эффективности, включая продажи, затраты, производительность и текучесть кадров.

Компания против сотрудника?

Те, кто возвращает людей в офис, в основном руководствуются убеждением, что это помогает компании улучшить неформальное сотрудничество и повысить уровень корпоративной культуры. Более 42% утверждают, что политика возвращения в офис в основном определяется мандатами руководства, часто без каких-либо определенных показателей, которыми руководствуются при принятии решения.

В то же время те, кто поддерживает гибридную, гибкую и полностью удаленную работу, в основном говорят, что политика компании обусловлена убежденностью в том, что такие подходы обеспечивают более высокое качество жизни и удовлетворенности сотрудников. Почти 43% утверждают, что политика гибридной и гибкой работы способствует лучшему подбору персонала.

Эволюция офисного пространства

По мере того как возвращение в офис ускоряется, мы наблюдаем изменения как в общем объеме офисного пространства, так и в том, как оно распределяется. В нашем исследовании 2023 г. около 14% компаний ожидали сокращения офисных площадей, а 20,3% — их увеличения. В этом году только 13,1% ожидают сокращения офисных площадей, а 34,4% — их увеличения. Это изменение обусловлено как возвращением в офис, так и органическим ростом компании.

В офисах площадь, отведенная под совещания, как ожидается, постепенно вырастет с 30,2% от общей площади в настоящее время до 33,5% к концу 2025 г. Это отражает тот факт, что во многих организациях возвращение в офис обусловлено тем, что личное присутствие обеспечивает лучший опыт проведения совещаний.

Мы также наблюдаем рост использования незакрепленных рабочих мест для поддержки гибридных моделей работы. Сегодня почти у 60% участников нашего исследования хотя бы часть индивидуального рабочего пространства отведена под hot-desking, а почти 12% используют исключительно hot-desking. Общая доля рабочих мест, выделенных для индивидуальных сотрудников, снизится с 60,6% сейчас до чуть более 53% к концу 2025 г.

Стоит отметить, что незакрепленные рабочие места не пользуются популярностью и не приравниваются к ощутимым улучшениям в бизнесе. Участники исследования в нашей успешной группе (определяемой как те, кто имеет самый высокий показатель окупаемости затрат на совместную работу, включая измеряемую экономию средств, увеличение доходов и повышение производительности) на 13,5% чаще имеют только выделенные рабочие места. Это говорит о том, что сотрудники работают более продуктивно, когда они могут настраивать свое рабочее пространство по своему вкусу, или что организация незакрепленных рабочих мест пока не способствует высокой производительности.

Разрыв в политике организации рабочего пространства

В ходе нашего исследования мы выяснили, что в большинстве компаний (64,8%) политику распределения рабочих мест определяет руководство. Лишь 22,1% утверждают, что в принятии таких решений участвуют команды по совместной работе. В то же время около 40% компаний из нашей группы успеха вовлекают команды по совместной работе в разработку политики распределения рабочих пространств. Это соотношение показывает, что те, кто отвечает за разработку такой политики, должны получать информацию от тех, кто отвечает за предоставление приложений и устройств для поддержки работы в офисе.

Рост популярности ПО для управления рабочим пространством

Около 60% участников нашего исследования используют или планируют внедрить ПО для управления рабочим пространством, чтобы сотрудники могли легко бронировать рабочие места, переговорные комнаты и даже дополнительные ресурсы компании. В нашей группе успеха уровень внедрения такого ПО более чем на 40% выше, что означает, что его использование коррелирует с высокой рентабельностью затрат на совместную работу. ПО для резервирования сокращает время, необходимое для поиска места для встречи, позволяет сотрудникам находить рабочие столы рядом со своими коллегами и предоставляет руководителям информацию об использовании рабочего пространства.

Заключение

Стратегии гибридной работы не застыли во времени, они будут развиваться по мере того, как компании будут оценивать свои успехи и узнавать, что им подходит больше всего. Гибридные стратегии работы также будут продолжать определять изменения в офисе, включая распределение пространства. Советуем оценить влияние hot-desking на производительность сотрудников и рассмотреть возможность использования ПО для управления рабочим пространством, чтобы оптимизировать распределение пространства и отчетность.