ИТ-индустрия проделала большую работу по убеждению потребителей и корпоративных заказчиков в преимуществах облачных сервисов, в том числе категории ПО как сервис (SaaS). И хотя их распространенность еще не очень велика, она неизменно возрастает, и уже понятно, что этот тренд будет только усиливаться. С некоторых пор о переходе на сервисную модель приходится задумываться и пользователям офисных приложений. Так, по мнению многих экспертов, распространяемый корпорацией Microsoft на основе подписки по схеме «программное обеспечение + услуги» программный продукт Office 365 представляет очень интересный вариант для тех заказчиков, которые видят стратегические перспективы своего развития, тем более, что с октября корпорация вводит новые, более привлекательные тарифные планы.
Но чтобы получить выгоды от этого комплексного сервиса, компаниям нужно решить ряд важных вопросов и преодолеть определенные препятствия. Трудности начинаются уже на этапе выбора конкретного тарифного плана и модели развертывания — полностью облачной или гибридной, с использованием онпремис-схемы.
Рассмотрим основные вопросы, которые встанут перед компанией в процессе подготовки перехода на Office 365.
Планы Office 365
Сотрудники компаний любого уровня, от СМБ до крупных корпораций, вовлечены в производственный процесс по-разному. Требования к оснащению программами у каждого сотрудника индивидуальны, имеются определенные отличия в использовании офисных программ, применяются разные технологические цепочки при работе с документами. Все это необходимо учитывать при развертывании Office 365. Оно может осуществляться в разных планах, каждый из которых включает определенный набор служб. Какой план выбрать, зависит прежде всего от задач конкретной компании. Но чтобы несколько упростить выбор, Microsoft объединила планы в семейства, соотнесенные с масштабом компании. Подробная информация и рекомендации по выбору подходящих, в том числе автономных вариантов планов развертывания Office 365 представлены на специальной странице сайта корпорации. Кроме того, полезно воспользоваться таблицей «Сравнение планов Office 365».
Проблема выбора в данном случае осложняется еще и тем, что функциональность одних и тех же служб в различных планах Office 365 может иметь определенные отличия. Ознакомиться с ними можно уже в индивидуальном описании конкретной службы. Кроме того, некоторые онлайн-службы доступны индивидуально и могут быть добавлены в планы корпоративного семейства служб, если они там не содержатся. К таким службам относятся, в частности, набор приложений Office 365 профессиональный плюс, инструменты управления проектами Project Online и Project Pro для Office 365, служба бизнес-аналитики Power BI для Office 365 и ряд других.
Основные службы Office 365
Рассмотрим назначение и главные особенности развертывания основных служб.
Exchange Online. Служба Microsoft Exchange Online является базовой при развертывании любых планов Office 365. Она предоставляет пользователям сервис обмена сообщениями в объеме возможностей, которые реализует Microsoft Exchange Server. Главное отличие Exchange Online от обычной корпоративной версии — этот механизм теперь работает в виде облачного сервиса.
В результате развертывания службы Exchange Online пользователь получает единый вход к электронной почте, календарю, контактам и задачам и не ограничен в инструменте доступа к службе через Интернет. Это может быть как компьютер, так и мобильное устройство.
Microsoft предлагает несколько планов подписки на службу Exchange Online. Администратор установки, изучив список доступных функций каждого плана, производит настройку правил развертывания службы. Данная служба интегрируется с Active Directory, что дает возможность администраторам управлять функциями Exchange Online с помощью групповых политик и других средств администрирования также после завершения развертывания Office 365.
Exchange Online Protection. Полноценная работа корпоративной почтовой службы невозможна сегодня без защиты от нежелательной почты и вредоносных программ. Реализация этой функции в Office 365 возложена на Microsoft Exchange Online Protection (EOP). Этот же механизм применяется для защиты от нарушений политики обмена сообщениями, принятой в организации.
При развертывании Office 365 Microsoft предлагает три варианта подключения службы EOP. Первый — EOP может запускаться изолированно как самостоятельная служба. В этом случае создается облачная защита для электронной почты в локальной среде. Office 365 позволяет использовать Exchange Server 2013, Exchange Server прежних версий или даже любое иное локальное решение электронной почты SMTP.
Второй вариант применения службы EOP — запуск ее как части Microsoft Exchange Online для защиты облачных почтовых ящиков.
Третий вариант касается гибридного развертывания Office 365. В этом случае EOP настраивается для защиты среды обмена сообщениями и управления маршрутизацией почты для набора как локальных, так и облачных почтовых ящиков.
SharePoint Online. Служба Microsoft SharePoint Online является базовой при развертывании любых планов Office 365. Она позволяет организациям создавать настраиваемые сайты для совместной командной работы над проектами.
На основе SharePoint Online также производится развертывание в корпоративной интрасети собственного информационного портала, если эта функция актуальна для компании.
При развертывании Office 365 каждый корпоративный пользователь вносится в план подключения, соответствующий его набору необходимых служб. Только после выполнения этой операции он получает доступ к ресурсам SharePoint Online.
OneDrive для бизнеса. Решение OneDrive для бизнеса — это личное облачное хранилище, предоставляемое в распоряжение сотрудников компании. После установки пользователи могут безопасно хранить там данные, синхронизировать и совместно использовать свои рабочие файлы на нескольких устройствах.
OneDrive для бизнеса входит в состав SharePoint Online и развертывается автоматически как элемент названной службы. Облачное хранилище может быть также предоставлено в качестве автономного плана.
Lync Online. Microsoft Lync Online — это облачная служба мгновенных сообщений, которая объединяет корпоративных пользователей между собой и с клиентами, предоставляя им возможности для взаимодействия. На базе данной службы они могут получать информацию о доступности сотрудников для контактов, обмениваться с ними мгновенными сообщениями, совершать аудио- и видеозвонки, проводить полнофункциональные собрания по сети, Web-конференции.
Работа службы реализована на базе облачных серверов Microsoft, которые размещены в ее центрах обработки данных. Специальных требований к процессу развертывания Office 365 в компании эта служба не накладывает.
Office Online. Службы Microsoft Office Online являются базовыми при развертывании любых планов Office 365. Их назначение — предоставление возможности работать с документами Word, Excel, PowerPoint, OneNote и др. через Web-браузер.
Сразу необходимо отметить, что функциональные возможности при работе с онлайн-версиями приложений Office Online ограничены по сравнению с их настольными аналогами, к которым привыкли пользователи. Это является не особенностью выбора плана развертывания, а следствием облачной реализации.
Несмотря на ограниченный набор функций, служба Office Online открывает пользователям возможность доступа к файлам Office из любого местоположения. При развертывании нет необходимости размещения каких-либо важных программных компонентов на локальных компьютерах — для дальнейшей работы с рабочими документами требуется соблюдение единственного условия — наличие подключения к Интернету.
Приложения Office. После развертывания Microsoft Office 365 в распоряжение пользователей предоставляется служба подписок, которая позволяет активировать и использовать последние версии настольных приложений Office: Word, Excel, PowerPoint. Хотя сама система Office 365 является облачной службой, приложения Microsoft Office остаются «локальными» и устанавливаются на жесткий диск пользовательского компьютера. Загрузка производится с портала Office 365.
Для развертывания доступны 32- и
Yammer. Чтобы корпоративные пользователи могли эффективно решать вопросы и обмениваться мнением по выполняемым проектам, в состав Office 365 включена поддержка корпоративной социальной сети Yammer. Она настроена для общения внутри компании и оснащена всеми необходимыми средствами поддержки безопасности.
После развертывания Office 365 сеть Yammer доступна в любое время и в любом месте. Для развертывания доступны две версии — Yammer Basic и Yammer Enterprise. Версия Basic предоставляет полный функциональный набор средств общения, тогда как версия Yammer Enterprise предоставляет еще и дополнительные возможности, связанные с обеспечением безопасности социальной сети, ее администрированием и интеграцией с другими компонентами Office 365.
Локальная установка или через портал Office 365
При развертывании Office 365 в зависимости от выбранного плана иногда приходится также выбирать вариант непосредственной установки программного обеспечения. Microsoft предложила для этого два основных способа: с общего портала Office 365 или через предварительную загрузку всего необходимого ПО в локальную сеть с последующим развертыванием на клиентских машинах.
Выбор подходящего варианта определяется прежде всего тем, требуется ли дополнительная перенастройка устанавливаемых программ. Если компания готова использовать типовую конфигурацию для выбранного ею плана, то развертывание Office 365 лучше производить через общий портал. Дополнительное преимущество в этом случае — минимум нагрузки на системных администраторов, которым не потребуется тратить время на индивидуальную перенастройку Office 365 на клиентских компьютерах.
Для инсталляции программного обеспечения из локального источника потребуется загрузить Локальный центр развертывания Office 365 из хранилища Microsoft. Он размещается на сетевом диске в локальной сети, и в этом случае задача системных администраторов заключается в том, чтобы обеспечить к нему доступ со всех машин, на которые будет устанавливаться Office 365.
Выбор локального варианта размещения предпочтителен в том случае, если администраторам нужно минимизировать сетевую нагрузку в корпоративной сети или в компании запрещена прямая установка программ из Интернета, что обычно связано с корпоративными требованиями по безопасности.
Преимуществом локального способа развертывания Office 365 является и то, что в этом случае системные администраторы могут настроить параметры конфигурации для устанавливаемой Office 365. Например, они смогут выбирать установку 32- и
32- и 64-разрядная версия Office 365
Кстати, выбор в пользу 32- или
Однако выбор в пользу
Другая проблема, связанная с выбором
В силу консервативности оптимального выбора Microsoft рекомендует для большинства пользователей производить развертывание
Заключение
В целом нужно отметить, что выбор наиболее подходящего для компании плана Office 365, а также развертывание ПО с переносом в него имеющихся у компании данных — непростая задача, для решения которой необходимо следовать рекомендациям Microsoft, а лучше воспользоваться помощью специалистов корпорации или ее сертифицированных партнеров. Они помогут выбрать оптимальный для компании вариант Office 365, провести ревизию всех установленных программных систем на компьютерах, которым будет предоставлен доступ к Office 365, и сформировать детальный план перехода на Office 365.
