Компания "ФИНЭКС Качество", генеральный дилер фирмы DIRECTUM, внедрила ПО DIRECTUM в екатеринбургском МУП "Водоканал". Стратегическая цель проекта — качественное улучшение процессов взаимодействия с потребителями услуг предприятия. Задачей проекта стало формирование службы “одного окна”, являющейся единой точкой входа для всех абонентов. При этом было необходимо наладить взаимодействие между подразделениями предприятия, создать средства обработки документов, а также сформировать инструменты контроля за соблюдением сроков подготовки и исполнения документов при четком понимании сотрудниками их роли в каждом бизнес-процессе компании.
В рамках работ "ФИНЭКС Качество" описала существующие документационные потоки "как есть", после чего схемы взаимодействия внутри предприятия были переработаны и оптимизированы. Также были разработаны и утверждены новые регламенты.
В ходе проекта была автоматизирована служба документационного обеспечения предприятия, отвечающая за регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции. Также был разработан специализированный модуль “Единое окно заказчика", в состав которого вошли справочники, карточки документов, а также шаблоны отчетов и сценариев. Кроме того, были созданы средства формирования реестра выдачи готовых документов на определенную дату и списка невозвращенных договоров со стороны заказчика, подлежащих возврату в МУП "Водоканал".
Внедренное решение позволяет контролировать прохождение документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения. Система также предоставляет инструменты для анализа эффективности работы и загруженности персонала, а также позволяет контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, используя интегрированные отчеты. Кроме того, выполнение проекта позволило сократить бумажный документооборот за счет рассылки документов исполнителям в электронном виде вместо копирования.
