Управление проектами на “ЗВЕЗДЕ-ЭНЕРГЕТИКЕ”

Компания “Поликом Про” внедрила АСУП на предприятии отечественной энергетики

На прошедшей в ноябре 4-й московской конференции “Информационные системы — 2008. Прикладные и инфраструктурные решения”, организатором которой выступила фирма “Поликом Про”, было представлено несколько внедренных на отечественных предприятиях систем автоматизации управления проектами, построенных на основе MS Project. Одним из наиболее интересных, на наш взгляд, решений является система автоматизированного управления проектами (АСУП), созданная специалистами “Поликом Про” для предприятия “ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА”.

После внедрения в 2005 г. в компании “ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА” систем оперативного учета на базе “1С: Предприятия” 8.0, а также управленческого учета и бюджетного управления на основе решения “Инталев: Корпоративные финансы 2004” (“Инталев: КФ2004”) перед топ-менеджерами этой организации встала очередная задача — повысить уровень автоматизации ведения собственных коммерческих проектов. В основе идеи такой автоматизации, по словам руководителя ИТ-департамента “ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА” Игоря Суслова, с самого начала была задумка превратить MS Project, которым и ранее пользовались специалисты предприятия, в инструмент, отражающий реальную финансовую картину по проекту, но без привлечения сотрудников финансово-экономического блока для предоставления соответствующей информации.

Как пояснил Игорь Суслов, возглавивший эту работу со стороны заказчика, к моменту ее начала основная деятельность компании состояла в создании и сдаче под ключ разнообразных проектов для предприятий энергетической отрасли. “Нашими специалистами был уже накоплен немалый опыт в области управления проектами, в том числе с использованием средств автоматизации, — рассказал он. — В целом компания была вполне зрелой, но задачи управления проектами персонал решал самостоятельно, т. е. по собственной инициативе, например, с помощью стандартной версии MS Project. Кроме того, был сформирован и успешно функционировал департамент управления проектами. Но силы были разрозненны, для повышения эффективности и качества работы, сокращения сроков реализации необходимо было двигаться дальше”.

Выбор

Проанализировав ситуацию, руководство предприятия пришло к выводу, что для выполнения поставленных задач необходимо было создать и внедрить полноценную АСУП, позволяющую на базе корпоративного регламента решать задачи оперативного управления проектами. Причем такое управление, включая планирование и учет бюджета выполняемых проектов, должно осуществляться в едином информационном пространстве, которое также предстояло создать.

“В поле нашего зрения, — пояснил г-н Суслов, — оказались два решения, предназначенных для корпоративного управления проектами. Это система Primavera, внедрение которой в нашей стране ведет ПМСОФТ, и уже известная нашим специалистам MS Project. Последняя на этапе выбора явно не дотягивала до уровня Primavera”. И очевидный ход вроде бы напрашивался сам собой: воспользоваться готовым полнофункциональным продуктом Primavera, отказавшись от программной доработки функционально недостаточной MS Project. Но на предприятии пошли по неочевидному пути.

О предприятии

Инжиниринговая организация “ЗВЕЗДА-ЭНЕРГЕТИКА” является одной из крупнейших компаний России, выполняющих комплексные решения в области энергообеспечения.

Компания была создана в 2001 г. и за шесть лет своего существования реализовала свыше 450 проектов на базе дизельных и газопоршневых агрегатов. Сейчас в ее штате более 570 специалистов, в том числе 330 сотрудников ИТР. Предприятие располагает 10 тыс. кв. м производственных и 2 тыс. кв. м офисных площадей.

Стержневая компетенция компании заключается в разработке проектов для энергообеспечения под ключ на основе проведенного совместно с заказчиками анализа.

“Анализ показал, — признается Игорь Суслов, — что вариант Primavera подразумевает более серьезные инвестиции. И все же основным аргументов в пользу MS Project был не вопрос цены, а именно уже накопленный опыт в использовании этого продукта, что избавляло от проблем обучения и саботажа со стороны пользователей. Вторым аргументом стала необходимость интеграции с финансовой системой (“Инталев: КФ2004”), что в любом случае перекрывало преимущества Primavera, имеющей собственный прекрасно реализованный финансовый модуль, но также требующий интеграции. И взвесив все “за” и “против”, мы все же остановились на решении, предлагаемом софтверным китом, которое многим специалистам нашей команды было уже знакомо. Ведь все, кто когда-либо сталкивался с внедрением сложных программных продуктов, знают, насколько не прост процесс освоения пользователями новой системы, особенно когда это происходит на ходу, во время выполнения реальных работ ”. Таким образом было решено создавать систему на базе MS Project.

“Хотя мы уже знали, что нам требуется для автоматизации работ, — продолжает г-н Суслов, — все же на масштабную доработку MS Project, такую, чтобы она превратилась в полноценную корпоративную систему, самостоятельно не решились: слишком ресурсоемким был круг задач не только по внедрению системы и обучению пользователей, но и по интеграции её с управленческим финансовым контуром”. Поэтому пришлось обратиться к помощи софтверной фирмы, причем уже накопившей опыт реализации подобных проектов. Такой компанией была выбрана “Поликом Про”, специализирующаяся в данном направлении уже несколько лет. Итак, выбор был сделан, и после заключения контракта началась реализация проекта.

Эволюция проекта

Марианна Осотова, специалист отдела проектного управления “Поликом Про”, рассказывает: “Прежде всего мы вместе с заказчиком проанализировали бизнес-процессы, связанные с управлением проектами, после чего разработали концепцию системы, а также регламент бизнес-процессов и документооборота”.

В ходе обследования были выделены основные этапы жизненного цикла проекта: “Продажи”, “Проектные и конструкторские разработки”, “Поставки”, “Производство”, “Пусконаладка и сервисное обслуживание”. По каждому из них определены ответственные подразделения и исполнители. Так, за продажи отвечали департамент продаж, руководитель проекта и менеджер по продажам. Поставками распоряжались департамент материально-технического снабжения и департамент управления проектами.

Был разработан план реализации проекта, проведена настройка системы на основе ПО MS Project, сформировано техническое задание (ТЗ) на интеграцию информационных баз MS Project и “Инталев: КФ2004”. На основе этого ТЗ были созданы программные модули, позволяющие экспортировать плановую информацию по бюджету проекта в управленческий контур системы “Инталев: КФ2004”, а в Project доставлять фактические данные по движению денежных средств.

По окончании этого этапа консультанты из “Поликом Про” обучили сотрудников заказчика работе в новой системе в соответствии с местом каждого из них в проектной структуре, выпустили подробные инструкции, в том числе затрагивающие вопросы управления рисками, отслеживания критического пути и т. д. Обучение, как пояснил г-н Суслов, имело крайне важное значение и было одним из обязательных этапов при внедрении системы проектного управления.

Затем в ходе настройки и опытной эксплуатации системы были сформулированы требования к представлению информации по проектам. При этом оказалось, что новая система на основе Project позволяет автоматизировать до 80% типовых задач проектного управления. В конце 2006 г. система была запущена в промышленную эксплуатацию.

По словам Игоря Суслова, одной из самых важных прикладных задач стала интеграция АСУП с существующей корпоративной системой бюджетного управления на базе коммерческого продукта “Инталев: КФ2004”. Он пояснил: “Любой проект имеет свой собственный бюджет реализации, который сначала вводится в финансовый контур в виде планового сценария, а затем сопоставляется с фактическими данными как по бюджету доходов и расходов, так и по бюджету движения денежных средств. И та и другая информация в любом случае нужна управляющему проектом: плановая — для обоснования бюджета, фактическая — для дальнейшего отслеживания состояния платежей и поступлений по каждой соответствующей бюджетной статье. Раньше ввод и получение такого рода данных были возможны только в системе “Инталев: КФ2004”, с которой менеджер, ведущий проект, не был досконально знаком".

Камни на дороге

“Конечно, процесс интеграции столь разных и масштабных корпоративных систем, как MS Project и “ Инталев: КФ2004”, не мог пройти без сучка, без задоринки, — сказала Марианна Осотова. — Первая проблема возникла на этапе обследования и формирования технического задания на интеграцию, когда были сформулированы требования, сильно превышающие предварительные оценки. В результате пришлось пересмотреть некоторые организационные вопросы, в том числе сроки выполнения. Затем во время тестирования первой и последующих версий модуля интеграции у заказчика возник целый ряд новых требований к изменению функциональности”.

Игорь Суслов подтвердил: “Большой объем необходимых изменений на уровне работы с техническим заданием появился уже в процессе реализации по окончании предпроектного обследования. Сюда нужно отнести, например, осознание нашими специалистами необходимости представления в MS Project не только информации по движению денежных средств, но и данных, подтверждающих расходы. Другой неожиданностью для нас оказались слабые возможности интеграции MS Project с Active Directory. Штатные механизмы позволяют передавать в корпоративный пул ресурсов только информацию об имени пользователя, учетной записи и e-mail. А вот данные о структуре организации и должностях пришлось транслировать из других информационных контуров, что также приводило к непредвиденным задержкам в работе”.

Все это потребовало с обеих сторон новых согласований, осмысления предстоящих работ и, наконец, их успешной реализации. Однако, отметила г-жа Осотова, нацеленность всех участников проекта на положительный результат в конечном итоге помогла решить возникшие вопросы и найти компромиссные решения.

Что получили

Теперь в эксплуатируемой АСУП стали доступными сводная финансовая информация, а также сведения по всему портфелю проектов. Это означает, что можно запросить сроки, затраты, ход выполнения и количество текущих проектов в каждой группе, подробные сведения по любому проекту, в том числе выбрать текущие задачи (начатые, но пока не выполненные); информацию о загрузке каждого специалиста (в каких проектах и задачах он участвует), актуальные данные о бюджете проекта, загружаемые из финансовой корпоративной системы “Инталев: КФ2004”. Кроме того, плановую информацию по бюджету проекта теперь можно экспортировать в управленческий финансовый контур, а в Project доставлять фактические данные о платежах и поступлениях.

При использовании единой информационной системы создается базовый план по каждому проекту. В нем четко определены его начало и окончание. Любые сдвиги в ходе работ, которые инициирует ответственный исполнитель (например, перенос срока исполнения отдельной задачи), тут же отображаются на уровне задач и в MS Project. При этом базовый план остается постоянным, информация изменяется только в текущем плане. Все переносы сроков видны менеджеру проекта. А если коррективы касаются критического пути (вычисление которого является штатным функционалом системы), что может привести к смещению сроков исполнения проекта, то это всегда можно отследить путём сравнения диаграмм длительности базового и текущего планов либо через отчеты.

Система позволяет также обосновать (путем анализа загрузки ресурсов с помощью анализатора портфеля проектов) и такие действия, как увеличение сроков исполнения, например, из-за того, что участники были отвлечены на какие-то непредвиденные задачи или при смене приоритетности какого-либо проекта. В случае обоснованного смещения критических сроков есть возможность утвердить второй базовый план и сделать его эталоном для сравнения с фактическими данными. Старый базовый план при этом сохраняется. Мало того, в системе можно вести до 11 базовых планов одновременно, но на практике, как правило, такое количество оказывается избыточным.

Итоги

В рамках проекта, считает Игорь Суслов, действительно были практически достигнуты все цели, хотя, как отмечалось выше, “камней на дороге к цели было предостаточно”. Стали прозрачными планирование и использование всех видов ресурсов — финансовых, материальных и интеллектуальных. Многие вопросы актуализации данных и контроля исполнения задач по проекту, которые раньше решались исключительно хождением по коридорам и телефонными звонками, теперь заменяются информацией on-line, доступной в единой информационной среде. Очень важно, что отслеживание критических сроков наступления событий перестало носить стихийный характер: теперь автоматически формируются и своевременно присылаются исполнителю необходимые уведомления. Созданный специалистами “Поликом Про” модуль интеграции решил нетривиальную задачу автоматического обмена данными между проектной и финансовой системами.

“В итоге мы получили АСУП, построенную на современном программном решении от Microsoft, которое имеет под собой четко регламентированную основу. Project Professional стал основным инструментом менеджера проекта, а программа Project Web Access – средством быстрого доступа в систему как для топ-менеджеров, так и для исполнителей, — констатировал Игорь Суслов. – Вместе с тем при вводе системы в промышленную эксплуатацию стала актуальной цель, изначально не обозначенная в рамках проекта, – это создание проектного офиса. В отсутствие такого подразделения в рамках уже существующего департамента управления проектами невозможно эффективное развитие системы проектного управления в дальнейшем. Проектный офис, по нашему мнению, должен выполнять роль идеологического центра, координирующего все вопросы изменения системы и доработки регламентных процедур, обучения менеджеров проектов, управления пулом ресурсов и т. п.”.