Не секрет, что техническое обслуживание и ремонты (ТОиР) в капиталоемких отраслях — это черная дыра, в которой легко исчезает все заработанное компанией, а их снабжение материалами и комплектующими — область, тяжело поддающаяся управлению, оптимизации и снижению затрат. Чтобы понять масштаб проблемы, достаточно посетить склады оборудования любого металлургического, перерабатывающего или химического предприятия. Горы доростоящего ржавого железа, часто под открытым небом, можно увидеть даже у самой современной компании.
В наше время предприятие может найти и сырье, и почти любые материалы, и оборудование. Но тем не менее нет такого специалиста, который сказал бы, что техобслуживание и ремонты снабжаются удовлетворительно. В то же время бюджетов технического обслуживания всегда не хватает, и снабженцы занимаются выбиванием денег у финансового директора для дополнительных закупок запчастей и материалов, которые впоследствии нередко оседают на складе на длительный срок.
Почему так происходит? Ведь каждый собственник, директор, главный инженер пытается навести порядок в этой сфере. Компании включают в техзадание перечень проблем планирования и снабжения ТОиР при реализации любых крупных проектов в области автоматизации и оптимизации управления.
Многие поставщики ERP-систем заявляют о наличии в их продуктах модулей планирования ТОиР, снабжения и учета расходов на обслуживание инфраструктуры предприятия. Причем на этапе подготовки проекта у заказчика складывается впечатление, что большинство из этих программных продуктов могут служить этой цели: их модули имеют достаточную функциональность, в основу положены модели, вроде бы отражающие реальные бизнес-процессы. Что мешает взять любой из этих достойных внимания продуктов и навести наконец порядок в управлении инфраструктурой своего предприятия?
Анализ опыта внедрения ERP-систем для управления техническим обслуживанием и ремонтами на российских предприятиях показывает довольно безрадостную картину. Типичная ситуация: системой управления ТОиР довольны экономисты, бухгалтеры, словом, все, за исключением специалистов, непосредственно занятых в ТОиР. Возможно, такая система позволяет списывать материалы на те или иные ремонты. Но в какой степени она полезна персоналу, занятому обслуживанием инфрастуктуры, если в системе нет развитых функций управления планированием заданий и оформления документов на работы, если она не позволяет в полной мере учесть тонкости этого ответственного и сложного бизнес-процесса? Люди по-прежнему будут пользоваться электронными таблицами, а потом кое-как переносить данные из них в ERP-систему. В конечном счете предприятия нередко вновь возвращаются к вопросу автоматизации ТОиР, но уже на основе специализированного программного продукта.
Понятно стремление руководства решить все проблемы в рамках одного проекта, развернув ERP-систему для управления всеми сторонами деятельности компании. Однако на этом пути есть свои подводные камни.
- Управление инфраструктурой — это один из многих элементов ERP-системы. Но по сложности алгоритмов, процессов, по количеству первичных документов и объему информации управление ТОиР покрывает от трети до половины функциональности системы управления капиталоемким предприятием.
- Алгоритм планирования закупок на нужды ТОиР разительно отличается от алгоритма планирования снабжения производственной программы в ERP-системе.
- Поскольку ремонтный контур в ERP-системе не является основным, для его работы необходимо сначала развернуть некоторые базовые модули (финансы, производство и т. д.). В итоге внедрение ERP превращается в глобальный проект, а задача автоматизации управления ТОиР отодвигается на дальнюю перспективу.
- При внедрении ERP-системы, охватывающей все сферы деятельности предприятия, вопросы управления ТОиР нередко вытесняются на периферию проекта ввиду их сложности.
Как обычно, трудности скрыты в деталях, поэтому остановимся на упомянутых выше проблемах более подробно. В денежном выражении затраты на сырье в таких отраслях, как металлургия или химическая промышленность, составляют больше половины расходов предприятия. Однако если для потребностей производственной программы закупаются десятки, иногда сотни наименований (из них количество критически важных, разумеется, меньше), то для обеспечения квартального плана ремонтных работ могут понадобиться тысячи и даже десятки тысяч наименований запасных частей или материалов.
Производственная программа требует одну и ту же номенклатуру материалов и комплектующих из месяца в месяц (естественно, с учетом определенных колебаний сезонного спроса), а номенклатура потребностей на ремонты постоянно и существенно меняется. Например, количество только типов электродвигателей в металлургическом цехе может доходить до тысячи. Для поддержания своей инфраструктуры предприятие может проводить разовые работы, обеспечиваемые уникальным оборудованием и однократно закупаемыми материалами и запчастями. Кроме того, на предприятии зачастую имеется большое количество мелкосерийных или штучных изделий и узлов, для ремонта которых невозможно купить запасные детали: их необходимо изготовить.
Алгоритмы планирования ERP-систем основаны на допущении, что во внешнем мире доступны любые ресурсы в любых количествах. По основному сырью предприятие действительно обычно заключает несколько договоров с поставщиками, что позволяет службе снабжения иметь свободу маневра в случае колебаний цены или трудностей у отдельных поставщиков. При обеспечении технического обслуживания это совершенно не так. Большинство поставщиков оборудования требуют применения в своих аппаратах и машинах только оригинальных запчастей, а для многих типов оборудования запчасти производятся только одним предприятием.
По большому счету ошибка при планировании закупок основного сырья не имеет серьезных последствий для предприятия. Недостаточность заказа обычно бывает быстро замечена производственными службами. Излишек сырья не очень хорош с точки зрения концепций “бережливого производства”, тем не менее он будет израсходован в следующих периодах. Если проанализировать годовое движение остатков сырья на складах производственного управления, то обычно наблюдаются колебания вокруг некоторого среднего значения, связанные с сезонными изменениями сбыта и поставок.
Совсем другая картина возникает при ошибках в планировании ресурсов под ремонты. Их недостаток может привести к тому, что работы просто невозможно будет выполнить, возникнут неполадки и простои оборудования со всеми вытекающими последствиями. В случае же излишних закупок приобретенные материалы и запасные части могут навечно осесть на складе. Поэтому при анализе остатков складов служб, занятых в ТОиР, по данным за несколько лет мы увидим постепенный их рост как по абсолютному количеству, так и по числу позиций хранения. Причем происходит это не только в результате ошибок планирования. Наиболее распространенные причины подобного явления таковы:
- многие материалы поставляются определенными транспортными нормами (бочка, контейнер), в то время как может быть необходимо всего несколько килограммов;
- многие изделия имеют ограниченный срок годности, могут потерять свойства в результате длительного хранения, и, таким образом, хотя они и числятся на складе, но не могут быть использованы, что требует дополнительного заказа;
- после выполнения работ на склад могут возвращаться излишки материалов и запчастей;
- наконец, ошибочный заказ “почти того, что нужно” (узла, наименование которого отличается на одну букву, материала, не подходящего по химсоставу, и т. д.).
Кроме того, бывает, что запчасти и материалы списываются на ремонты, но потом не расходуются и остаются лежать мертвым грузом на цеховых складах механиков, электриков, энергетиков. Все это порождает проблему последующего списания ценностей, затрат на вывоз и утилизацию. Слабая управляемость и непрозрачность в этой сфере порождает у персонала ощущение бесконтрольности и ведет к злоупотреблениям.
Таким образом, ошибки при планировании обеспечения основного производства приводят к некоторому снижению эффективности деятельности компании (увеличению складских остатков и незавершенного производства, необходимости более частой перенастройки оборудования и пр.). А вот ошибки в обеспечении технического обслуживания и ремонтных работ могут стать причиной безвозвратных потерь.
ERP-системы хорошо справляются с управлением процессами, повторяющимися во времени и потребляющими стандартный набор ресурсов. Поддержание же инфраструктуры состоит из множества всегда уникальных задач (даже один текущий ремонт сложного агрегата может существенно отличаться от предыдущего ремонта этой же технологической единицы). Не говоря уже о необходимости оперативно исключать или добавлять работы. Планирование графиков заданий на ТОиР должно проводиться либо календарным способом, либо по зафиксированной наработке (часов, километров, плавок и т. д.), либо по наступлении некоторых событий (момент которых заранее не известен: морозы, подтопление), либо, например, по состоянию оборудования или по его значимости для технологической цепи. На предприятии неизбежно возникают нестандартные задачи определения оптимального метода планирования для того или иного оборудования, перехода с одного метода на другой, сочетания и увязывания в одном плане-графике нескольких таких методов.
Следующая труднорешаемая проблема — формирование справочников. Известно, что ERP-система делает всё, но некоторые функции выполняет хуже, чем это удаётся отдельным специализированным решениям. Почему, например, справочник производственных фондов предприятия, устраивающий бухгалтера, должен подходить и службе главного электрика?
Так, справочник технологических единиц конвертерного участка металлургического цеха с точки зрения бухгалтера или экономиста должен для каждого агрегата (“кислородного вертикального конвертера № 1”, “тележки металловозной КВК1”, “дымососа № 10”) содержать такие поля, как “Инвентарный номер”, “Балансовая стоимость”, “Дата ввода в эксплуатацию”, а для механика цеха важна более детальная и глубоко структурированная информация наподобие той, что представлена на рисунке.
Очевидно, что количество объектов и атрибутов таких справочников различается в разы! При детализации информации об основных фондах предприятия в нее включаются не только составные узлы и механизмы крупных аппаратов, но даже заменяемые детали и компоненты. Например, в автотранспортном подразделении нередко бывает необходимо вести номерной учет движения шин большегрузных самосвалов, а в производственном цехе — перемещения электродвигателей при ремонтах оборудования (без смены лица, несущего материальную ответственность).
Чтобы понять масштаб проблемы, достаточно посетить склады оборудования любого металлургического, перерабатывающего или химического предприятия.
Но важнее то, что для управления ТОиР более естественна иерархическая структура данных, отображающая интересующие специалиста причинно-следственные связи. В примере, приведенном на рисунке, оборудование представлено в конфигурации “целое — часть”; здесь одновременно можно видеть классы проводимых на нем работ, а также компоненты и узлы (в частности, электродвигатели, которые могут быть заменены, сняты на обслуживание, перенесены на другой агрегат).
В других случаях бывает необходимо представить оборудование в виде цепочек подключения (технологической последовательности). Это особенно целесообразно для создания реестров средств энергообеспечения. Электрик, планирующий ремонт секции, сразу видит, к обесточиванию каких потребителей приведет ее отключение, какие переключения нужно запланировать при подготовке ремонта.
Вряд ли найдется бухгалтер или экономист, которого интересуют эти причинно-следственные связи, однако без такой функциональности система управления ТОиР будет не очень полезна для специалиста по ремонтам и эксплуатации. Более того, вся эта информация слишком детальна и специфична для всех сотрудников, кроме непосредственно занятых в системе обслуживания основных фондов предприятия.
Есть и традиционные организационные сложности, затрудняющие получение полноценной системы управления основными фондами в рамках глобальных ERP-проектов. Менеджеры, ответственные за подсистему ТОиР, как правило, имеют меньший вес в проектах такого рода, чем, например, представители дирекции по сбыту или производству, экономические. Отчасти это обусловлено сложностью требований, стоящих при внедрении ERP-системы, которые трудно бывает полностью удовлетворить в сжатые сроки.
Алгоритм планирования закупок на нужды ТОиР разительно отличается от алгоритма планирования снабжения производственной программы в ERP-системе.
Подводя итог, можно констатировать, что внедрение информационной системы управления ТОиР (ИСУ ТОиР) ставит множество методических вопросов, решить которые можно, опираясь как на знания менеджеров предприятия, так и на помощь экспертов с опытом в области информатики и бизнес-аналитики. Эффективность системы и простота ее эксплуатации зависят от того, насколько удачно объединенная группа специалистов заказчика и подрядчика даст ответы на следующие вопросы. 1.
1. Каков необходимый уровень детализации описания оборудования?
2. Как организовать справочники классов работ, типов и учитываемых параметров оборудования?
3. Как разграничить доступ к данным и отчетам?
4. Как наилучшим образом организовать в системе движение документов и процессы их согласования?
5. Какие изменения в бизнес-процессах следует рекомендовать руководству?
Несколько слов о связях с другими информационными системами предприятия. ИСУ ТОиР нуждается, например, в данных о номенклатуре и стоимости запчастей, проходящих через отдел снабжения и контролируемых другими бизнес-приложениями. Поскольку обмен подобными данными крайне необходим для эффективной работы системы, в проекте следует предусмотреть решение вопроса интеграции, скажем, путем установки стандартных или специально разрабатываемых конвертеров.
Несомненно, интеграция систем и разработка программ-конвертеров потребует дополнительных затрат. Однако именно интеграция EAM- и ERP-системы является, на наш взгляд, наиболее эффективным путем построения корпоративной информационной системы.
С автором, ведущим специалистом НПП “СпецТек” Ильей Евстафьевым, можно связаться по адресу.
