Простой здравый смысл подсказывает, как можно повысить продуктивность сотрудников, работающих вне офиса
Если в вашей компании есть сотрудники, работающие в дистанционном режиме, или вы хотите внедрить такой метод, то эта заметка для вас. Я имел удовольствие (и все неприятности) участия в этом с обеих сторон — и в качестве исполнителя, и как работодатель.
Грамотно организованный телекомьютинг может повысить производительность труда и укрепить боевой дух в компании. И напротив, внедренный бездумно, он способен создать много проблем. Как-то у меня был сотрудник, который оказался активным лоббистом и действовал из домашнего офиса. Надо сказать, что это было очень неприятно.
Многие компании прямо заявляют, что не разрешают дистанционную работу, и тут уж ничего не изменишь. Но если вы готовы потратить время на ее организацию, то выиграть могут все.
Я сформулировал десять правил телекомьютинга, охватывающих и социальные, и технические аспекты.
1. Договоритесь о рабочем времени с некоторой долей гибкости
Если сотрудники работают дома, это еще не значит, что они могут начинать и заканчивать работу, когда им вздумается. Но и не значит, что надо ввести отметку начало и конца рабочего дня. Составьте простые правила, чтобы каждый знал, что разрешено, а что нет.
Проявите понимание. Люди могут отдать работе гораздо больше времени, если они занимаются этим дома, так что не запрещайте им в середине дня сбегать в химчистку или посетить спортзал. У меня были, например, сотрудники, которым лучше работалось вечером, а все свои дела они хотели сделать днем. Это нормально, если вы понимаете друг друга и работа не страдает.
2. При поездках используйте любые возможности для личной встречи со своими сотрудниками
Недаром говорят: с глаз долой — из сердца вон. Помню по собственному опыту, как важна была для меня такая личная встреча с боссом, когда он заезжал в наш город. Сделайте небольшой крюк во время поездки — и это окупится гораздо большим взаимопониманием.
3. Еженедельно проводите телеконференцию с сотрудниками, но она должна длиться не более получаса
Это хорошо укрепляет команду и боевой дух, но такая встреча должна быть краткой и доброжелательной. Всегда начинайте ее вовремя и рассматривайте как важное дело. Воспользуйтесь случаем сообщить о ходе дел по проектам, похвалить за хорошую работу и назначить тех, кто займется еще не решенными вопросами.
Не превращайте деловой разговор в болтовню, но небольшая доверительность не помешает. И заканчивайте строго через 30 мин. На одной моей работе еженедельное совещание было назначено на 14-00 в пятницу, и все его ненавидели. Лучше выбрать утро в понедельник.
4. Звоните каждому члену своей команды как минимум через день
Это важно: по тому, как они отвечают, вы узнаете нюансы. Эти звонки не должны быть долгими, но их нужно делать, чтобы знать, что на уме у ваших подопечных.
5. Оплачивайте широкополосный доступ в Интернет каждого телекомьютера вне зависимости от того, сколько времени он реально работает дома
Я знаю, что некоторые компании подсчитывают это по сложным формулам. Не надо мелочиться, 30 долл. в месяц — это гораздо меньше, чем будет стоимость для вашей компании той же полосы пропускания.
6. Назначьте инженера службы помощи специально для удаленных сотрудников
Используйте одинаковое оборудование (маршрутизаторы и т. п.) для всех телекомьютеров, насколько это возможно. При этом у них должны быть все телефоны провайдеров широкополосного доступа и других услуг, к которым они подключены.
7. Используйте один клиент мгновенного обмена сообщениями для всех коммуникаций в компании
Службы Skype и AOL, похоже, самые популярные; я пользуюсь обеими многие годы и весьма успешно. Если в вашей компании еще не привита культура использования службы мгновенных сообщений IM, возможно, вам предстоит борьба. (Встречаются еще неандертальцы среди администраторов, считающие это баловством.) IM весьма полезен, чтобы успешно управлять сотрудниками, работающими дистанционно, так как вы всегда можете их найти и будете знать, звонят ли они по телефону или заняты чем-то еще.
Но прежде всего нужно добиться, чтобы это ПО действительно использовалось для того, чтобы получать уведомления сотрудников о своём “присутствии” на работе. Для речевой и видеосвязи лучше Skype, хотя новейшие IM-клиенты AOL тоже имеют кое-что из этого.
8. Подключите телекомьютеров к своей учрежденческой IP-АТС, если таковая имеется
При этом ваши сотрудники, находящиеся в поездках, всегда будут оставаться на связи, не меняя номера.
9. Пусть ваши сотрудники используют номера eFax, где только можно, особенно если они находятся в разъездах и должны пересылать конфиденциальные документы
Не могу сказать, сколько раз я нервничал, ожидая такой документ у приёмной стойки в гостинице. Служба eFax автоматически отправляет ваши факсы как вложения электронной почты. Есть бесплатные номера для редкого использования (до 20 входящих страниц в месяц), если вас не волнует, какой код зоны будет у вашего виртуального номера факса.
10. Используйте средства групповой работы для общих документов, процедур, корпоративных форм и т. п.
Это может быть простая служба Google Docs или сложное решение — например, SharePoint. В любом случае обеспечьте регулярное обновление информации.
Из этого краткого списка видно, что нужно продумать много технических — и не только — аспектов, чтобы эффективно организовать дистанционную работу своих сотрудников. Сделав это правильно, вы привлечёте людей, которые будут сотрудничать с вами многие годы, а при должной мотивации могут стать “звёздами” в вашей компании.
