Стремительное развитие рынка цифровой печати обусловило появление во многих городах нашей страны небольших типографий и печатных салонов, оснащенных высокопроизводительной печатной техникой, в которых можно быстро и качественно выполнить заказ. Но чтобы выдержать жесткую конкуренцию, в том числе с полиграфическими гигантами, этому малому бизнесу приходится внедрять и современные методы управления: сегодня полиграфическая отрасль остро нуждается в эффективных ИТ-решениях. Отвечая на запросы полиграфического рынка российские разработчики ПО создают продукты, которые позволяют предпринимателям чувствовать себя более уверенно в нише оперативной печати. Одним из таких продуктов стала система “1С: Полиграфия 8”, созданная компанией “Армекс” совместно с фирмой “1С”. Это решение взяла на вооружение цифровая типография Print Up.

Цели и выбор

“На рынке оперативной печати наша цифровая типография работает уже восемь лет”, — рассказывает генеральный директор Print Up Анна Гач.

Коллектив компании составляет 20 человек. На производственной базе установлено несколько цифровых печатных машин Xerox — DC12, DC6060 и высокопроизводительная ЦПМ последнего поколения — Xerox iGen3, сочетающая в себе преимущества офсетной и цифровой печати. Общий объем печатных листов в месяц составляет около 150 тыс. формата SRA3 при среднем числе заказов в день — более 50.

“Появление новых конкурентов , — вспоминает она, — способствовало тому, что мы стали искать пути повышения эффективности производства. Так, возникло желание автоматизировать систему прохождения заказа — от составления задания до передачи готового тиража заказчику. Кроме того, мы хотели облегчить бухгалтерии выставление счетов и оформление документов”. В организации в тот момент использовалась программа “1С: Торговля и склад”.

“Анализ рынка полиграфических систем управления показал, — продолжила Анна Гач, — что в нашей ситуации наиболее оптимальным и относительно недорогим решением будет выбор программы, совместимой с “1С”. Мы поняли, что важнейшим критерием является возможность ведения заказов и отображения всех производственных операций в единой информационной базе.

Мы решили остановить свой выбор на компании “Армекс”, которая является разработчиком версии “1С: Полиграфия” и, что немаловажно, накопила к этому времени успешный опыт крупных внедрений в отрасли. Мы понимали, что в противном случае затраты на освоение и поддержку продукта другого вендора не окупятся”.

Этапы пути

Руководитель проектов компании “Армекс” Александр Ушаков рассказал: “Разработка системы “1С: Полиграфия 8” велась с 2003 г. — с момента, когда партнерам была предоставлена предварительная версия платформы “1С:Предприятие 8”. В 2004-м наша фирма выиграла конкурс на создание совместного отраслевого решения для полиграфической отрасли, объявленный компанией “1С”.

Опыт внедрений этой системы, проведенных нашей компанией, показал, что бизнес-процессы в полиграфическом производстве имеют существенные отличия не только от таковых в других отраслях, но и каждая, даже небольшая, типография, стремясь оптимизировать собственные бизнес-процессы, настаивает на своих требованиях к системе управления, с тем чтобы не перестраивать уже отлаженное производство. Исходя из таких предпосылок, специалисты “Армекс” приступили к адаптации полиграфической системы под требования Print Up.

Работы выполнялись последовательно в три этапа. На первом (с октября по декабрь 2006-го) специалисты “Армекса” адаптировали “1С: Полиграфию 8” под нужды заказчика. В это время Print Up определилась с составом необходимого для функционирования системы управления оборудования и приобрела его.

На следующий год началось внедрение: с января по март исполнитель инсталлировал доработанную версию “1С: Полиграфии 8”, после чего прошло совместное тестирование, по его окончании в апреле 2007-го был запущен пилотный проект, а в октябре (после прохождения обучения) специалисты Print Up уже самостоятельно ввели “1С: Полиграфию 8” в коммерческую эксплуатацию.

При этом администрирование и обслуживание системы осуществляли специалисты “Армекс”.

Что сделано

Во время реализации проекта сотрудники “Армекс” совместно с заказчиком разработали специализированный интерфейс с учетом обслуживания необходимых бизнес-процессов; перенесли данные из базы прежней системы; создали алгоритм с отображением формы списка заказов с возможностью просмотра, отбора и сортировки заказов по их состояниям, что дает возможность отслеживать все заказы и контролировать их выполнение; организовали настройку прав доступа пользователей к заказам в зависимости от стадии заказа; ввели функцию классификации клиентов по категориям (разовый, постоянный, крупный) для оперативного принятия решений, например о предоставлении дополнительной скидки, в момент оформления заказов и т. п.

В настоящий момент в системе “1С: Полиграфия 8” задействованы несколько подсистем управления: производством, данными об изделиях, заказами, денежными средствами и взаиморасчетами, складом и запасами, а также бухгалтерский и налоговый учет.

Наиболее востребованными, по данным генерального директора, оказались две подсистемы: расчета заказа и бухгалтерии. Также очень помогают в работе возможности программы, связанные с базой данных по расходным материалам и их заказам поставщикам. Постоянно используется подсистема составления отчетов: по продажам, закупкам, затратам, движению денежных средств.

Сейчас система управления включает файловый сервер с установленной на нем “1С: Полиграфией 8”, он же используется в качестве АРМа главного бухгалтера, а также пять рабочих мест, три из которых занимают менеджеры, а два других — бухгалтерия и финансовая служба, на каждом из них установлены клиентские программы.

Явная экономия видна в том, что отпала необходимость в должности помощника бухгалтера, поскольку всю первичную документацию ведут сами менеджеры с помощью системы “1С: Полиграфия 8”. Им она помогает не только рассчитать заказ и передавать его в производство, но и позволяет в оперативном режиме контролировать складские остатки материалов, необходимых для изготовления заказа, и вовремя заказывать их у поставщиков или резервировать на складе.

Требуются интеллект и быстродействие

Освоение системы управления не всегда шло гладко. По мнению Анны Гач, система “1С: Полиграфия 8” представляет собой достаточно сложное в освоении решение со множеством функциональных подсистем, большинство из которых сотрудниками небольшой типографии не используется: “Из опыта работы и внедрения вырисовывается несколько проблем. Во-первых, программа требует целенаправленного обучения персонала, практически пошаговых инструкций в работе, что приходилось осуществлять без отрыва от основной работы.

Важно и то, что, когда дело доходит до сложных заказов, которые в нашей практике не редкость, работа с системой ”. не всегда бывает такой же легкой, как и с обычными заказами . Например, нельзя сформировать сложный заказ копированием аналогичного, создание шаблонов предусмотрено только на основе простого заказа. Иногда, по причине невнимательности пользователей, заполнение большого числа полей в задании происходит с ошибками. Система подсказок и выдачи сообщений об ошибках в целом помогает, но они не всегда абсолютно понятны для рядового сотрудника”. .

По словам генерального директора, есть еще одна проблема — скорость расчета заказа. В оперативной полиграфии большинство заказов требует быстрого расчета, при этом они достаточно однотипны по своим параметрам. Система же достаточно требовательна к производительности компьютеров, а для работы в клиент-серверном варианте нужно приобретать более дорогостоящее и производительное серверное оборудование, что является заметным минусом для небольшой компании.

Итоги и перспективы

“В целом наш первоначальный расчет практически оправдался, — подвела итоги Анна Гач. — Однако для небольшой цифровой типографии внедрение системы “1С: Полиграфия 8” является непростой задачей”.

Реальная экономия от системы “1С-Полиграфия” заключается в уменьшении времени на оформление счетов, документов на списание материалов и формирование бухгалтерской и управленческой отчетности. Расчет заказа, доступ к базе данных по расходным материалам, получение информации по управленческому учету в отношении менеджеров и контрагентов и т. п. — все это очень востребованные функции программы. Можно говорить об экономии единицы штатного работника, занятого ведением документооборота.

Используя программу “1С: Полиграфия 8” в своей ежедневной работе, сотрудники и руководство типографии получили эффективный инструмент для управления заказами и складскими запасами, ведения бухгалтерского и налогового учета. Очевидное преимущество внедрения программы заключается в возможности рассчитывать большое число заказов, каждый из которых специфичен (разные форматы, бумага, оборудование), отслеживать движение заказов, что особенно удобно, когда их много. Наиболее актуальной является функция формирования отчета по продажам и по клиентам, а также отслеживания динамики продаж по конкретному менеджеру.

В целом же внедренное отраслевое решение на базе “1С: Предприятие 8” помогает грамотно управлять быстрорастущей компанией, благодаря чему значительно увеличилась скорость обработки заказов и оформления необходимой документации, как следствие, появилась возможность принимать и обрабатывать больше заказов.

“В дальнейшем, — сказала Анна Гач, — мы планируем установить эту программу на рабочих местах технологов и заведующего производством для автоматизации процесса прохождения заказа. Также намечено запустить в полном объеме систему отслеживания состояния заказа по всем подразделениям типографии. Это наиболее актуальная потребность, поскольку представление полной картины в реальном времени позволит оперативно реагировать на любые изменения в работе и планировать график сдачи заказов”.

Предполагается приобрести дополнительное автоматизированное постпечатное оборудование, поскольку объем работ возрастает в результате увеличения числа заказов, сложных по структуре и исполнению.

Александр Ушаков полагает, что завершившийся проект в целом успешен, но “Армекс” продолжает совершенствовать систему, поскольку круг потенциальных клиентов, которым необходима “1С: Полиграфия 8”, достаточно широк: полиграфические комбинаты, типографии, печатные салоны, рекламные агентства и копи-центры.