Технология Wiki открывает отличные возможности по использованию контента, совместной работе над ним и его редактированию через Интернет. Организации берут ее на вооружение, чтобы повысить производительность труда, улучшить взаимодействие между сотрудниками и сократить объем электронной почты.
Вот только торопиться с развертыванием Wiki в корпоративной сети не стоит. Сначала необходимо предпринять ряд мер, чтобы упростить процесс реализации и свести к минимуму риск ошибок. Для успешного завершения такого проекта следует выполнить три действия.
Шаг 1. Убедитесь, что ИТ-инфраструктура может справиться с Wiki
Когда принципиальное решение об использовании Wiki принято, в первую очередь следует удостовериться, что развернутая на предприятии система пригодна для этой технологии. Если предполагается применение Web-платформы, данный шаг обязательно должен предусматривать проверку сетевой безопасности и политики блокирования Web-сайтов и программ, включая AOL, Instant Messenger, Skype и социальные сети. Некоторые организации запрещают своим сотрудникам пользоваться такими приложениями, и эти ограничения могут помешать применению в корпоративной сети систем наподобие Wiki. Необходимо также убедиться, что на сервере имеется достаточно места для хранения информации. Если же его не хватает, можно воспользоваться средствами хостинга Wiki на других серверах.
Кроме того, ИТ-отделу следует тщательно изучить два важнейших вопроса -- защиты данных и мобильности. С учетом множества попыток взлома данных, которые были зарегистрированы за прошедший год, крайне важно следить, чтобы любое вновь устанавливаемое приложение -- и Wiki здесь не исключение -- было не менее защищенным, чем все другие ресурсы организации. В каждом подразделении наверняка есть собственная конфиденциальная информация, которую нужно закрывать паролем от несанкционированного доступа сотрудников.
При выборе технологии Wiki и ее развертывании не стоит забывать и о мобильности пользователей. Для получения информации сегодня сплошь и рядом применяются сотовые телефоны или карманные компьютеры, так что сотрудникам наверняка захочется пользоваться такими устройствами и для извлечения сведений из корпоративной Wiki.
Шаг 2. Пересмотрите внутренние корпоративные правила с прицелом на использование Wiki
Реагируя на стремительное распространение блогов в Интернете, многие организации уже выработали правила ведения таких электронных дневников. То же самое следует предпринять и в отношении Wiki. Выбрав технологию Wiki, которая лучше всего соответствует потребностям организации, первым делом следует четко определить политику работы с ней и довести до сведения всех пользователей, что информация здесь носит сугубо конфиденциальный характер. Поэтому хотя Wiki и упрощает общение, правила остаются неизменными. Ведь новая система является корпоративной, и содержащийся в ней контент ни в коем случае не должен выноситься за пределы рабочей среды. И, наконец, политика использования Wiki не должна ограничиваться тем, какие области сайта доступны конкретному сотруднику или подразделению. В дополнение к этому необходимо определить, какие разделы Wiki открыты внешним пользователям, а какие видны только внутренним.
Шаг 3. Стимулируйте участие сотрудников в системе Wiki
Как только технология Wiki будет выбрана и внутренняя корпоративная политика выработана, настанет черед последнего шага -- убедить сотрудников пользоваться новой системой для общения. Здесь очень важно учесть, что разные возрастные группы подходят к этому вопросу неодинаково. Поколение Y имеет довольно солидные навыки обращения с современными технологиями и склонно быстро воспринимать все происходящие в них изменения. А вот поколения Х и дети бэби-бума вряд ли сразу ухватятся за Wiki -- здесь не обойтись без дополнительного стимулирования и обучения. Так что ИТ-отделу придется разрабатывать план приобщения к новинке колеблющихся сотрудников.
Во-первых, классы изучения Wiki дадут пользователям шанс познакомиться с новой системой, что называется, из первых рук и задать вопросы. Во-вторых, ИТ-сотрудники вполне могут обучить премудростям Wiki начальников различного ранга, чтобы затем они смогли руководить внедрением системы в своих подразделениях и следить за соблюдением правил работы в ней. В результате у ИТ-отдела появятся “свои люди” в подразделениях, помогающие разбираться с Wiki на месте и тем самым снизить нагрузку на ИТ-специалистов.
Хотя первые шаги на этом пути и могут занять массу времени, они вполне себя окупят, так как помогут сотрудникам органично вписать технологию Wiki в свой рабочий процесс. Да и в ИТ-отдел будет поступать меньше вопросов по новой системе. А если всё сделать правильно, внедрение корпоративной Wiki-системы позволит сэкономить время, снизить потоки корпоративной электронной почты и воспрепятствовать снижению производительности труда, если такоовая угроза у вас возникнет.
