ИТ-отдел работает как часы: заявки обрабатываются быстро, доступность услуг высокая, пользователи довольны. Но каждый квартал финансовый директор вызывает CIO «на ковёр» с вопросами: почему ИТ-бюджет растёт быстрее бизнеса? Сколько мы потратили на обслуживание серверов? Зачем нам столько лицензий?
По данным itWeek, даже при росте ИТ-бюджетов в 2025 году компании стремятся не тратить деньги впустую. Но как контролировать расходы, когда финансовый департамент видит только общие суммы, ИТ-служба управляет активами без доступа к полной финансовой аналитике, а бизнес требует развития, не понимая текущей нагрузки на бюджет?
ITSM-система помогла навести порядок в процессах, но не дала ответа на главный вопрос: сколько на самом деле стоит этот порядок и можно ли тратить меньше без потери качества?
Меня зовут Евгений Котухов, я эксперт по внедрению и оптимизации ITSM/ITAM решений, официальный технологический партнер SimpleOne с
Евгений Котухов — профессиональное внедрение ESM систем, ITSM & ITAM
В этой статье я расскажу, почему компаниям с внедрённой ITSM-системой целесообразно автоматизировать управление ИТ-активами и как это усилит возможности бизнеса.
Почему у ИТ недостаточно данных о финансах
Одно из распространенных решений для работы ИТ-департамента — это Service Desk или ITSM-система, которая успешно автоматизирует сервисные процессы в ИТ-услугах: управление инцидентами, запросами пользователей, изменениями в инфраструктуре. ITSM отвечает на вопросы «что сломалось?», «кто это исправит?» и «как быстро восстановим работу?». Тем не менее, у ITSM есть слепое пятно, и это финансовая сторона ИТ-услуг и процессов. ITSM не покажет, сколько стоит каждый сервер, когда истекает контракт на обслуживание или какую сумму компания переплачивает за неиспользуемые лицензии.
Теоретически CMDB, связанную с ITSM-системой, можно дополнить финансовыми данными: добавить поля для стоимости оборудования, амортизации, контрактов. Но, скорее всего, это не даст полного контроля. Почему? Потому что ITSM сосредоточена на операционных задачах: где находится сервер, какие на нём работают службы, кто ответственный администратор. Финансовая информация в такой системе остаётся вторичной — её сложно актуализировать, по ней неудобно строить управленческие отчёты, она не интегрирована с процессами планирования бюджетов и закупок.
Что выпадает из поля зрения ИТ-руководителя, если он работает только с ITSM:
- стоимость лицензий: сколько платим за каждую лицензию, какие из них используются;
- стоимость оборудования: первоначальная цена, остаточная стоимость, амортизация;
- контракты: когда заканчивается гарантия, сколько стоит продление техподдержки, с какими подрядчиками заключены соглашения на обслуживание;
- обслуживание: сколько компания платит за поддержку каждого компонента инфраструктуры.
При этом такие данные существуют, но живут в системах закупок, бухгалтерии, договорах с поставщиками. Когда CFO задаёт вопрос «Сколько мы тратим на ИТ?», CIO приходится собирать информацию вручную из разных источников. На это уходят дни, а иногда и недели. В результате — просто таблица в Excel, которая устаревает к моменту отправки.
Компании, которые не слышали про управление активами, иногда попадают в ловушку иллюзии контроля. У них работает ITSM, процессы выстроены, метрики зелёные — кажется, что всё под контролем. Но когда приходит время обосновать бюджет на следующий год или объяснить, почему расходы на ИТ выросли на 30%, оказывается, что точных цифр нет. Есть примерные оценки, есть данные по отдельным категориям, но общей финансовой картины не существует.
ITSM отвечает за операционную эффективность. За финансовый контроль — ITAM. И если компания хочет не просто оказывать ИТ-услуги, а управлять ими, ей нужны обе системы в связке.
Как ITAM закрывает финансовые слепые зоны
ITAM (IT Asset Management) — это одна из практик ITIL 4, комплексный подход к управлению ИТ-активами организации на протяжении всего их жизненного цикла: от планирования потребностей и закупки до эксплуатации, обслуживания и утилизации. К активам относятся как материальные ресурсы — аппаратное обеспечение и сетевое оборудование, так и нематериальные: программное обеспечение, лицензии, облачные услуги.
Для учёта в ИТ-инфраструктуре компании часто используют, например, ту же CMDB. ITAM-системы и CMDB решают разные задачи, хотя работают с похожими объектами. CMDB в рамках ITSM отвечает за операционный контроль конфигурационных единиц: что у нас есть, где это находится, как это работает, какие зависимости между компонентами. Администраторам важно понимать, в какой стойке стоит сервер, какие на нём запущены службы, как настроена инфраструктура для предоставления услуг.
ITAM смотрит на те же объекты как на активы, с финансово-управленческой стороны: сколько стоит этот сервер, как он амортизируется, какая у него остаточная стоимость, кто за него ответственный с точки зрения материальных ценностей.
SimpleOne ITAM — cистема для учета и управления активами
Если кратко, то конфигурационная единица нужна для предоставления услуги, а актив — для учёта затрат и ответственности.
Когда мы объединяем ITSM и ITAM, мы получаем комплексное покрытие ИТ-процессов. Например, видим в ITSM, что определённый сервер постоянно ломается, генерирует инциденты, требует внимания администраторов. ITAM показывает: этому серверу пять лет, он полностью амортизирован, гарантия закончилась два года назад, каждый ремонт стоит компании 200 тысяч рублей. Решение очевидно — заменить оборудование. Без ITAM мы бы продолжали его чинить, не понимая реальной экономики этого решения. О других кейсах давайте поговорим подробнее.
Конкретные кейсы потерь без ITAM
За годы работы с заказчиками я видел повторяющиеся сценарии, когда отсутствие управления активами стоило компаниям серьёзных денег. Один из самых распространённых кейсов — когда одно и то же оборудование попадает в контракты с разными подрядчиками на техническую поддержку. Компания платит дважды за обслуживание одного сервера просто потому, что никто не видит полной картины: кто, что и на каких условиях обслуживает. Без системы управления контрактами и привязки активов к этим контрактам такие ситуации выявляются случайно — если вообще выявляются.
При этом бизнес регулярно недоиспользует лицензии. Компания закупила, например, 1000 лицензий дорогого серверного ПО. Через год оказывается, что реально используется только 500. Остальные 50% просто «лежат на полке» — компания платит за поддержку, платит за продление, но никакой пользы не получает. Это могут быть миллионы рублей, которые можно было направить на другие инициативы или просто сэкономить.
Недоиспользование часто возникает из-за того, что разные подразделения закупают лицензии независимо друг от друга. Отдел А купил 100 лицензий, отдел Б тоже купил 100, хотя при правильном планировании хватило бы 150 на всех. Без централизованного учёта в ITAM такие ситуации — норма.
Обратная сторона медали: когда компания использует больше лицензий, чем купила. Это путь к вендорским штрафам и судебным разбирательствам. Сейчас, в 2026 году, эта проблема менее явная из-за ухода зарубежных вендоров и перехода на российское ПО. Отечественные производители пока не пришли к массовым аудитам и штрафам. Но это временная ситуация, рано или поздно контроль лицензионной чистоты ужесточится и у российских вендоров.
Переиспользование часто происходит незаметно: сотрудники увольняются, но лицензии за ними не отзываются, или разработчики устанавливают ПО на тестовые стенды «на время», и оно остаётся там навсегда, или подразделения «делятся» лицензиями между собой, не понимая, что условия использования это запрещают.
Все эти сценарии объединяет отсутствие прозрачности. Компания не знает, что у неё есть, сколько это стоит и как это используется. ITAM делает эти данные видимыми и управляемыми. Не для отчётности ради отчётности, а для принятия реальных управленческих решений: где сэкономить, куда инвестировать, от чего отказаться.
В каких процессах интеграция даёт максимальный эффект
Сложно выделить один конкретный процесс, где связка ITSM и ITAM приносит наибольшую пользу, — эффект проявляется комплексно. Но есть несколько сценариев, где интеграция даёт наиболее заметные результаты.
Управление инцидентами
Когда в Service Desk поступает критичный инцидент — например, отказ сервера, обеспечивающего работу важного бизнес-приложения, — команда технической поддержки видит не только техническую картину (что сломалось, какие сервисы затронуты), но и финансовый контекст.
ITSM показывает: сервер упал, на нём работает база данных клиентского портала, инцидент влияет на 500 пользователей, SLA нарушается.
ITAM добавляет: это оборудование куплено четыре года назад, гарантия закончилась год назад, есть контракт на техподдержку с подрядчиком, который действует до конца квартала. На складе есть резервный сервер аналогичной конфигурации, который сейчас не используется.
С этой информацией руководитель может принять обоснованное решение: использовать резервное оборудование для быстрого восстановления услуги, одновременно инициировать замену проблемного сервера, не продлевать контракт на его обслуживание. Без ITAM решение принималось бы вслепую: чинить или менять? Есть ли резерв? Сколько это будет стоить?
Управление изменениями
Пример: бизнес-подразделение запрашивает увеличение мощности серверов для обработки возросшей нагрузки: количество пользователей выросло в два раза, текущие серверы не справляются, время отклика приложения увеличилось до неприемлемых значений.
В традиционном подходе запрос уходит в ИТ, там оценивают техническую сторону, формируют требования к оборудованию (нужны серверы с удвоенной памятью и процессорами нового поколения), передают заявку в отдел закупок. Процесс занимает недели: согласования, поиск поставщиков, выделение бюджета.
При интеграции ITSM и ITAM процесс выглядит иначе. Запрос на изменение создаётся в ITSM, система автоматически подтягивает данные из ITAM: какие серверы сейчас используются для этого приложения, их текущая загрузка, остаточная стоимость, доступные бюджеты на модернизацию, наличие аналогичного оборудования на складе или в резерве.
Руководитель видит полную картину: закупка новых серверов обойдётся в 5 миллионов рублей, срок поставки — 2 месяца. Но на складе есть серверы подходящей конфигурации, купленные год назад для другого проекта, который был отложен. Можно переиспользовать их, потратив только 1 миллион рублей на дополнительную память и настройку. Решение принимается быстрее, экономия — 4 миллиона, срок реализации сокращается с двух месяцев до двух недель, потому что не нужно ждать новых закупок и проходить длительные согласования.
Управление проблемами
Управление проблемами — это поиск первопричин повторяющихся инцидентов. ITSM позволяет выявить паттерны: определённый тип оборудования генерирует непропорционально много инцидентов. Но чтобы понять, что с этим делать, нужны данные об активах.
Например, анализ показывает: ноутбуки определённой модели возрастом более пяти лет создают 40% всех инцидентов Service Desk. ITAM добавляет контекст: таких ноутбуков в компании 300 штук, все полностью амортизированы, стоимость обслуживания каждого — 15 тысяч рублей в год. Итого компания тратит 4,5 миллиона в год на поддержание морально устаревшего парка.
Решение: инвестировать 15 миллионов в замену всех 300 ноутбуков. Капитальные затраты вырастут единовременно, но операционные расходы снизятся, нагрузка на Service Desk уменьшится, удовлетворённость пользователей вырастет. Без данных ITAM такое решение обосновать невозможно — есть только ощущение, что что-то часто ломается, но нет цифр для защиты бюджета перед финансистами.
Как правильно внедрять интеграцию ITSM+ITAM
Внедрение ITAM поверх работающей ITSM-системы внешне похоже на типовой ИТ-проект, но на самом деле это управленческая инициатива. Если подходить к ней как к обычному техническому внедрению — «поставили систему, загрузили данные, обучили пользователей» — результат будет посредственным. ITAM без изменения управленческих практик превращается в дорогую базу данных, которая никак не влияет на решения.
Разберем нюансы такого проекта, на которые стоит обратить внимание.
Готовность к изменениям: видеть финансы и управлять ими
Первый вопрос, который нужно задать перед началом проекта: готова ли компания не просто увидеть реальную картину затрат на ИТ, а действовать на основе этих данных?
ITAM делает деньги видимыми. Вы увидите, что платите дважды за обслуживание одного сервера. Увидите, что 50% лицензий не используются. Увидите, что устаревшее оборудование съедает бюджет на поддержку. Но если после этого никто не принимает решений — не отменяет лишние контракты, не перераспределяет лицензии, не планирует замену оборудования — система работает вхолостую.
Я видел проекты, где ITAM внедрили, данные загрузили, отчёты настроили — всё красиво и всё работает. Но на совещаниях руководители продолжают принимать решения так же, как раньше: интуитивно, на основе экспертных оценок, без опоры на цифры из системы.
С чего начать: цели, инвентаризация
Стандартный путь внедрения начинается с понимания: зачем нам ITAM, кому он нужен и чего мы хотим достичь? От ответа на этот вопрос зависит весь дизайн решения.
Одна компания хочет снизить расходы на лицензии. Другая — навести порядок в учёте оборудования перед аудитом. Третья — автоматизировать процесс закупок и избавиться от ситуаций, когда покупают новое, хотя на складе есть резерв. Цели разные, и под них настраиваются разные процессы, разные приоритеты внедрения.
После определения целей нужна инвентаризация текущих активов хотя бы верхнего уровня. Не стоит сразу пытаться учесть каждую мышку и каждый кабель. Начните с критичного: серверы, сетевое оборудование, дорогие лицензии, ключевые контракты. Получите базовую картину, на которой можно строить дальше.
Важнее всего — качественные данные
Успех ITAM-проекта на 80% зависит от качества данных. Если изначально загрузить нерелевантную информацию — устаревшие цены, неактуальные контракты, оборудование, которое давно списано, но числится в системе, — никакие отчёты не помогут. Мусор на входе — мусор на выходе.
В моей практике были случаи, где в первую загрузку попали данные из старых Excel-таблиц, которые никто не обновлял три года. Система показывала, что у компании 500 ноутбуков, хотя реально их было 350. Половина серверов числилась в офисе, который закрыли два года назад. Лицензии учитывались по старым контрактам, которые давно не продлевали. С такими данными ITAM становится бесполезным — ему никто не верит, на его отчёты никто не опирается.
Лучше загрузить меньше данных, но качественных, чем пытаться учесть всё сразу.
Управленческая инициатива: драйвер и исполнители
ITAM затрагивает не только ИТ-службу, процессы управления ИТ-активами связаны с финансами (бюджетирование, учёт затрат), закупками (планирование, согласование), АХО (хранение, перемещение), бухгалтерией (амортизация, списание). Это межфункциональный проект, и его успех зависит от того, как выстроено взаимодействие между подразделениями.
Обязательно нужен драйвер внедрения — человек с поддержкой высшего руководства, который расскажет всем, зачем это нужно и какие выгоды получит каждое подразделение.
Второй важный момент — вовлечение реальных исполнителей, а не только руководителей. Например, люди, которые каждый день занимаются оформлением закупок, часто лучше понимают, как должен выглядеть процесс, чем руководитель отдела. Они видят узкие места, понимают, где теряется время, что можно автоматизировать, а что лучше делать вручную.
Если проектировать процессы только со слов руководителей, получится красивая схема, которая не работает на практике. Исполнители будут её обходить, искать обходные пути, жаловаться, что система неудобная. А если вовлечь их с самого начала — они сами предложат, как сделать лучше, и потом будут защищать это решение, потому что это именно их решение.
Как отличить успех от провала
Как понять, что ITAM работает и приносит пользу? И наоборот — как вовремя увидеть, что проект идёт не туда?
Если кратко, то самый очевидный критерий успеха — принимаются ли управленческие решения на основе данных из системы. Если ITAM генерирует отчёты, все на них смотрят, говорят «хорошо» — и на этом всё заканчивается, это провал.
Любой отчёт должен быть стимулом для действий. Увидели, что 50% лицензий не используются — приняли решение не продлевать часть из них. Увидели, что оборудование генерирует много инцидентов — запланировали замену. Увидели, что на складе лежит резерв — использовали его вместо новой закупки.
Признак того, что проект пошёл не туда: это когда ITAM существует отдельно. Например, отдел закупок работает в своей системе, и когда нужно купить оборудование, никто не проверяет через ITAM, есть ли резерв на складе. Закупают новое, хотя могли переиспользовать имеющееся. Бюджеты формируются так же, как раньше — экспертными оценками, без опоры на реальную статистику по активам. Оборудование морально устарело, но продолжает числиться в системе как действующее, потому что процесс списания слишком сложный или отсутствует.
В таких случаях ITAM превращается в чуть более продвинутую CMDB. Есть учёт активов, есть привязка к номенклатуре, может быть, даже загружены цены. Но управленческой ценности нет. Потенциал системы не раскрывается из-за организационных ограничений, а не технических.
А вот как определить успешную интеграцию ITSM с ITAM:
- финансовая измеримость: сколько удалось сэкономить, сколько перестали тратить впустую. Это конкретные цифры, которые можно показать CFO: в прошлом году мы тратили 10 миллионов на лицензии, из которых 30% не использовались. В этом году оптимизировали — тратим 7 миллионов, при этом все нужды бизнеса закрыты;
- изменение качества взаимодействия с финансами. Раньше каждый квартал ИТ-директора вызывали на ковёр, он полдня собирал данные из разных источников, защищался, объяснял. Теперь он заходит на встречу с готовыми отчётами из ITAM, показывает структуру затрат, обосновывает каждую статью цифрами;
- реальные управленческие решения. Например, отказ от продления контракта на обслуживание устаревшего оборудования и планирование его замены. Или перераспределение лицензий между подразделениями вместо новой закупки. Или использование резерва со склада для обеспечения новых сотрудников.
Резюме
Интеграция ITSM и ITAM — это не дань моде и не попытка усложнить ИТ-ландшафт ещё одной системой, а, скорее, естественный этап зрелости компании, которая хочет управлять ИТ не только операционно, но и финансово.
Когда ITSM и ITAM работают в связке, ИТ-руководитель получает полную картину. Каждый инцидент, каждое изменение, каждая проблема рассматриваются в комплексе, с технической стороны и с финансовой.
ITAM нужен не всем одновременно и не для всех задач одинаково. Есть компании, которым достаточно просто посчитать ноутбуки. Есть организации, которые с помощью ITAM экономят миллионы рублей, принимают стратегические решения по модернизации инфраструктуры, выстраивают прозрачное взаимодействие между ИТ и финансами.
Определите, на каком этапе зрелости находится ваша компания. Если у вас уже внедрена ITSM, процессы налажены, но финансовый директор продолжает задавать неудобные вопросы о росте ИТ-бюджета — возможно, настало время для следующего шага. ITAM не усложнит вашу жизнь, он сделает бизнес-процессы прозрачнее и управляемее.
