Безбумажный документооборот для пенсионного фонда

Документооборот среднего и крупного предприятия напоминает бумажную реку — огромное количество разнообразных документов, поступающих из внешней среды, и внутренняя документация, необходимая для реализации проектов. При этом большая часть этих бумаг нужна только для ознакомления, чтобы принять решение о реализации описываемой задачи или процесса, принять или отклонить запрос, осуществить финансовую транзакцию и т. д. Сотрудникам же необходима возможность оперативного создания новых документов с едиными данными, быстрый доступ в БД для уточнения истории того или иного заказа, контракта, оперативное прохождение бумаг через руководство компании и т. п. Именно для решения этих вопросов и ускорения работы с документами в параллельном режиме негосударственный пенсионный фонд “Алмазная осень” в Республике Саха (Якутия) внедрил систему электронного документооборота DocsVision. Интегратором, инсталлировавшим решение для обработки 5000—7000 документов в год в пенсионном фонде, выступила компания “Утилекс АйТи” (г.Новосибирск).

Типология проекта

“Задача по реализации проекта электронного документооборота периодически обсуждалась у нас в отделе автоматизации еще с осени 2004 г, — вспоминает Константин Буйко, начальник отдела программно-технического обеспечения НПФ “Алмазная осень”, — но по различным организационным причинам так и не была реализована. За последние несколько лет нами рассматривались различные программные продукты для автоматизации документооборота — “Дело WEB”, “Босс-референт”, специальное ПО от Canon и т. д. Поворотным пунктом стала информация о том, что в 2007 г. система DocsVision была установлена на нескольких предприятиях АК “Алроса”, в том числе в научно-исследовательском и проектном институте “Якутнипроалмаз”, и занималась внедрением тогда компания “Утилекс АйТи”. После того как система заработала, мы с коллегами “пошли на разведку”, и продукт нам понравился. Единственная трудность состояла в том, что в связке с DocsVision необходимо использовать программные решения только от Microsoft. Это было проблемой — некоторые наши сотрудники использовали свободно распространяемое ПО (начиная с ОС и заканчивая офисными программами), поэтому пришлось организовать закупку лицензионного ПО для рабочих станций, а также провести разъяснительную работу, так как альтернативных вариантов документооборота на Open Source мы не нашли”.

Внедрение системы делопроизводства заняло у пенсионного фонда порядка 11 мес. Самым трудоемким этапом оказался период разработки (3 мес), во время которого происходила настройка системы DocsVision, создание дополнительных компонентов, их тестирование, а также совершенствование эксплуатационной документации. По два месяца было затрачено на проектирование (создание и документирование проектных решений, описывающих вид и поведение каждого компонента и системы в целом, прототипирование) и пилотную работу системы. По полтора — на экспертизу и ввод в опытную эксплуатацию и один месяц — на постепенный ввод в полноценный “боевой” режим.

Отметим, что в настоящий момент у компании DocsVision реализовано порядка 500 внедрений разного масштаба на предприятиях на территории России и ближнего зарубежья. Как отметил Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, главными особенностями системы можно считать высокий уровень интеграции с платформой Microsoft (что приводит к низкой совокупной стоимости владения, невысоким эксплуатационным затратам и быстрой окупаемости), комплексность управления документооборотом и бизнес-процессами предприятия (в программный пакет встроен сервер WorkFlow с возможностями моделирования, исполнения и мониторинга бизнес-процессов в реальном времени), а также платформенная архитектура (широкие возможности развития функциональности при внедрении). По словам Екатерины Камчатовой, заместителя начальника отдела внедрения ECM-систем компании “Утилекс АйТи”, DocsVision — индустриальное решение, базирующееся на современной распространенной платформе Microsoft и предоставляющее широкие возможности настройки и доработки партнерами и специалистами заказчика для создания законченных решений.

“Из стандартных приложений системы DocsVision 4.0 в НПФ “Алмазная осень” были установлены два основных компонента, — рассказал Константин Буйко. — Это “Делопроизводство” (все задачи, связанные с учетом, поиском, формированием и согласованием документов), а также “Управление процессами” (организация договорной работы, обработка входящих счетов, контроль исполнения сметы затрат, а также механизм оповещения об истечении срока исполнения задачи). Кроме того, для всех договоров были созданы специальные унифицированные сопроводительные документы, облегчающие поиск того или иного соглашения в общей БД”. Не включены в рамки проекта кадровый и финансовый документооборот, как часть процессов, реализованных в рамках других автоматизированных систем в “Алмазной осени”. Отметим, что на втором этапе проекта, который будет реализован в течение этого года, планируется интеграция системы DocsVision с “1С Предприятие 8.0”.

“Кроме того, — отмечает Екатерина Камчатова, — в ходе проекта мы реализовали механизм подтверждения подлинности документов на всех стадиях работы с ними при помощи технологии электронной цифровой подписи — аппаратно-программного решения RuToken (аналог смарт-карты, не требующий дополнительного оборудования (считывателя) от компании “Актив” (российский стандарт шифрования информации ГОСТ 28147-89)”.

В настоящее время в системе документооборота DocsVision в НПФ “Алмазная осень” в центральном офисе и семи удаленных филиалах имеет возможность работать до 50 пользователей одновременно. “Кроме приобретения лицензий на клиентские компьютеры ИТ-отделу пришлось купить SQL Server 2000 и Windows Server 2003, а также специальную версию Fine Reader, — заметил Константин Буйко. — Из “железа” потребовался сервер (одного достаточно для поддержания системы в работоспособном состоянии без нареканий на быстродействие) и высокопроизводительный сканер (многофункциональные МФУ с функцией сканирования в каждом рабочем кабинете и так были), установленные в головном офисе. Таким образом, уже с января 2009 г. все входящие документы поголовно сканируются, заносятся в общую базу данных, куда сотрудники имеют доступ в соответствии со своим служебным положением. Характеристики сервера внушительны для сервера приложений и баз данных: два четырехъядерных процессора Intel, 8 Гб оперативной памяти, дисковый массив RAID 5 на SAS-дисках”.

Специфика внедрения

После внедрения DocsVision в НПФ “Алмазная осень” отмечены ускорение и упорядочение договорной работы (регистрации, согласования, поиска, архивирования), обеспечение возможности совместной работы над документом в ходе согласования, организация “с нуля” единого порядка документооборота для всего фонда (центрального офиса и филиалов), выстраивание системы назначения поручений и контроля сроков и стадий их исполнения. Кроме того, значительно снизилось время на получение необходимой информации из единого хранилища данных, была пересмотрена и оптимизирована работа канцелярии и архива.

Кроме того, был перестроен процесс согласования документов на всех уровнях, сокращено число этапов прохождения важных договоров. “Основной эффект от внедрения системы документооборота, — уверен Константин Буйко, — это минимум бумаг на столе. Именно этого мы и добиваемся. Самое главное, что теперь бумажные документы в Фонде стали гораздо меньше задерживаться на столах руководителей, потому как они уже рассмотрены в электронном виде и согласованы, а когда приносят оригинал, то остается только поставить визу или подпись. Кроме того, по результатам общей истории подобных проектов стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения DocsVision становится меньше на 80% в сравнении с хранением бумажных. А производительность труда управленцев возрастает на 5—15%. Есть и другие источники эффекта, в частности за счет освобождения площадей, занятых под хранение бумажных документов, уменьшается арендная плата”.

Безусловно, в процессе внедрения были и свои сложности. “К примеру, кроме номенклатуры дел пришлось разработать некоторые дополнительные шаблоны документов, описать процессы прохождения всех бумажных документов по отделам и специалистам фонда, процессы взаимодействия с контрагентами, — рассказал Константин Буйко. — Хорошо, что уже была база действующих договоров в формате pdf, это очень помогло. Но с нуля пришлось готовить довольно большой объем информации в нужной форме для формирования будущих справочников системы. Много внимания было уделено обучению пользователей в системе. Большую помощь в работе с пользователями оказывает ПО удаленного управления рабочими станциями. Изначально была попытка установки бесплатного ПО — VNC, однако результаты нас не удовлетворили, поэтому сейчас мы используем пробные версии RAdmin и TWD remote administrator: как только определимся по тому, что наиболее удобно, приобретем коммерческие версии ПО. Вообще, хорошо бы, если бы модуль подобного ПО был доступен изначально по выбору заказчика”.

“Одной из особенностей проекта для нас была удаленность заказчика, — добавляет Екатерина Камчатова. — Кроме недельного обучения пользователей силами наших специалистов на месте, мы организовали прием информационных запросов от заказчика в рамках самой системы DocsVision посредством удаленной связи по зашифрованному протоколу передачи данных. На текущий момент техническая поддержка инсталлированного решения DocsVision ведется также в рамках системы при помощи удаленного доступа к ИТ-инфраструктуре пенсионного фонда”.